17 najważniejszych odpowiedzi na wątpliwości ws. KSeF

Podatnicy przygotowując się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zadają sobie pytania, w jaki sposób się przygotować do zmiany. Wątpliwości są na bieżąco rozstrzygane przez Ministerstwo Finansów, które prezentuje odpowiedzi na pytania na swoich stronach internetowych. Poniżej najważniejsze z nich:

1. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury. Struktura logiczna e-Faktury zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne;
    
2. Wskazanie na fakturze jako data wystawienia (w polu P_1) konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF. Faktura może zostać wysłana kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur;
    
3. Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić;
    
4. Istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym;
    
5. W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących;
    
6. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają obowiązku przechowywania numeru KSeF . Jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona;
    
7. KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur wystawionych do jednej faktury sprzedaży;
    
8. Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF;
    
9. Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF;
    
10. KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C);
     
11. KSEF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych;
     
12. KSeF nie umożliwia sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę;
     
13. Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę;
     
14. Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę w KSeF. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują tej kwestii. Kwalifikacja otrzymanej faktury pod kątem prawa do odliczenia spoczywa na nabywcy. Pobranie e-Faktury nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do ewidencji;
     
15. Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji;
     
16. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF;
     
17. Możliwość zamieszczania w fakturze dodatkowych informacji w polach:
     
    – DodatkowyOpis – pole rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów,
    – DodatkoweInfo– pole przeznaczone do wpisania przez sprzedawcę dodatkowych danych, które nie zostały uwzględnione w elementach struktury i nie są wymagane przepisami, a które mogą znaleźć się na fakturze (pole znajdujące się na poziomie wiersza faktury),
    – StopkaFaktury – pozostałe informacje na fakturze (maks. 3500 znaków).

Podczas wdrażania KSeF w systemach księgowych (np. SAP) na pewno będą pojawiać się jeszcze inne wątpliwości o charakterze technicznym, a także związanym z potrzebą zmiany dotychczasowych procesów. Ważne jest również zagadnienie związane z nadawaniem uprawnień dostępu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.