KSeF stanowi centralny i ogólnopolski rejestr faktur VAT, prowadzony w postaci elektronicznej. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Informacja o wystawionej w ten sposób fakturze ma wpływać do rejestru niezwłocznie, z chwilą jej wystawienia i umożliwiać wgląd do niej organom podatkowym. System docelowo ma zastąpić fakturę wystawianą w dotychczasowej postaci. Rozwiązanie to umożliwia weryfikację wystawianych faktur, ich przechowywanie i dostarczanie do odbiorców, a także zapewnia bieżący wgląd organom podatkowym.

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą systemu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Wystawiana jest według określonego wzorca opublikowanego przez Ministerstwo Finansów, w jednakowej strukturze dla wszystkich rodzajów faktur. Stanowi nową formę dokumentu sprzedaży w odczytywalnym przez oprogramowanie i poddającym się wizualizacji formacie elektronicznym za pośrednictwem scentralizowanego systemu. Faktury KSeF są dokumentami elektronicznymi w formacie XML i bywają nazywane eFakturami. Nie należy mylić ich z fakturą elektroniczną -cyfrowym odpowiednikiem faktury tradycyjnej, występującym najczęściej w obiegu gospodarczym w formacie PDF.

• Skrócony termin zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni
• Przechowywanie faktur w systemie przez okres 10 lat
• Bezpieczeństwo obrotu fakturowego – faktura pozostanie w bazie danych MF
• Brak obowiązku wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
• Prostsze rozliczanie faktur korygujących
• Pewność podatnika, że faktura dotarła do kontrahenta
• Proste i przejrzyste odczytywanie e-faktury

• Bieżąca kontrola odnośnie dokonywanych przez podatników transakcji
• Uproszczenie i przyspieszenie kontroli na gruncie VAT
• Zmniejszenie skali oszust VAT-owskich i zwiększenie dochodów budżetu państwa

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e–Faktur, natomiast wraz z początkiem 2024 r korzystanie z systemu stanie się obligatoryjne. Faktury ustrukturyzowana mają docelowo stać się powszechnie stosowane, jednak nie są jeszcze znane przepisy, które mają ten obowiązek wprowadzić – przykładowo wciąż nie wiadomo, czy obowiązek ten obejmie także faktury wystawiane konsumentom.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej w założeniu oznaczać ma koniec papierowych faktur, a biorąc pod uwagę bezpieczeństwo i wygodę, które oferuje nam system, jest to wysoce prawdopodobny scenariusz. Będzie to z pewnością wyzwanie dla małych przedsiębiorstw, niekorzystających do tej pory z rozwiązań elektronicznych.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić JPK VAT. Być może urząd skarbowy na podstawie otrzymanych faktur ustrukturyzowanych i przy użyciu dostępnych narzędzi będzie samodzielnie generował JPK VAT, bądź przedstawiał szkice plików JPK do zatwierdzenia. Ponadto, podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury.

Używany przez wielu księgowych i przedsiębiorców OCR nie jest nieomylny. Mimo znacznego przyspieszenia procesu księgowania wciąż wymaga uważności przy rozliczaniu, dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, wartości czy danych kontrahenta. KSeF, wprowadzając ujednoliconą formę faktury ustrukturyzowanej, umożliwia odczytanie danych z faktury przez systemy informatyczne bez ryzyka wystąpienia błędów. Czytelna dla systemu i jednolita forma wyeliminuje błędy interpretacyjne, a w związku z tym nie będzie potrzeby wysyłania faktur do OCR.

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu dostępna jest na stronach rządowych. Konieczne jest także uwierzytelnienie, w przypadku osób fizycznych – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena lub podpisu zaufanego, natomiast w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – możliwe jest uwierzytelnienie w formie tradycyjnej poprzez formularz ZAW_FA.

Generowania faktur ustrukturyzowanych dokonywać można w dwojaki sposób. Pierwszym z rozwiązań jest aplikacja podatnika KSeF, która ma na celu umożliwienie korzystania z KSeF w zakresie, w jakim ręczna obsługa procesu fakturowania nie generuje nadmiernej uciążliwości.
Drugie rozwiązanie, zapewniające efektywne i zautomatyzowane wystawianie oraz odbieranie znacznej ilości faktur wymaga wdrożenia stosownych narzędzi informatycznych dostosowanych do KSeF. Optymalne rozwiązanie stanowi więc przygotowywanie faktur elektronicznych bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłanie ich do systemu poprzez API, czyli interfejs umożliwiający łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi.

Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolne faktury.

• opracowania rozwiązań technicznych umożliwiających dostosowanie KSeF do integracji systemów już wdrożonych i funkcjonujących w przedsiębiorstwie
• dostosowania umów oraz wewnętrznych procesów i procedur do wymogów związanych ze stosowaniem KSEF
• aktualizacji procesów księgowych, podatkowych i biznesowych.

CLDP to dynamicznie rozwijająca się kancelaria świadcząca kompleksowe usługi doradztwa podatkowego. Klienci naszej Kancelarii mogą liczyć na najwyższy poziom merytoryczny świadczonych usług, którą zapewniają doskonale wykwalifikowani specjaliści posiadający wieloletnie doświadczenie w branży.

Zaufało nam kilkudziesięciu klientów, w tym międzynarodowe grupy kapitałowe. Pracujemy dla podmiotów z branży IT, medialnej, finansowej, produkcyjnej, spożywczej, metalowej, energetycznej, medycznej, kosmetycznej, budowlanej, meblarskiej, transportowej i innych.

Sprawdź naszą ofertę wdrożenia KSEF!

• Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów,  korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne od 01.01.2024 roku.

• Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

• Czy do KSeF można przystąpić w dowolnym momencie?

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie przystąpić do KSEF w dowolnym momencie, nim w 2024 roku stanie się to obowiązkiem.

• Czy korzystanie z dobrowolnego KSeF wiąże się z dodatkowymi korzyściami?

Korzystanie z KSeF zarówno w okresie dobrowolności, jak i po 2024 roku wiąże się z wieloma korzyściami dla podatników, jak skrócenie z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT, brak obowiązku wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), prostsze rozliczanie faktur korygujących, a także większe bezpieczeństwo obrotu fakturowego.

• Co trzeba zrobić aby korzystać z KSeF?

W celu korzystania z KSeF konieczna jest integracja z Krajowym Systemem e-Faktur. Konieczne jest także uwierzytelnienie w systemie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena lub podpisu zaufanego, lub w formie tradycyjnej poprzez formularz ZAW_FA.

• Czy do wystawiania faktur w KSeF wymagany jest podpis elektroniczny?

Na podatniku VAT ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności faktury ustrukturyzowanej, czyli pewności co do tożsamości wystawcy i odbiorcy faktury, co osiągnąć można w szczególności poprzez wykorzystanie przykładowo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Uwierzytelnienie może jednak nastąpić też w inny sposób, o którym pisaliśmy wcześniej.

• Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana przetwarzana jest w KSeF, który nadaje fakturze dane identyfikujące, czyli unikalny numer faktury w systemie, pozwalający nabywcy na przeglądanie faktury, jej pobranie i korzystanie z niej. Dzień przydzielenia fakturze numeru identyfikującego stanowi ponadto dzień jej wystawienia i otrzymania przez nabywcę.

• Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?

Pod KSeF nie będą podlegać noty korygujące i duplikaty faktur, faktury niezgodne ze wzorem faktur ustrukturyzowanych, faktura VAT RR, faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych z wykorzystaniem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz faktury proforma (nie jest fakturą).

• Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Platforma Elektronicznego Fakturowania to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych, takich jak m.in. zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca, nota księgowa.

• Czy dla faktur ustrukturyzowanych obowiązują przepisy dotyczące duplikatów?

W przypadku faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Dzięki przechowywaniu faktur w systemie niemożliwym jest, by uległy zniszczeniu bądź zaginięciu, w związku z czym wystawianie duplikatów jest zbędne.

• Czy podmioty zagraniczne, zarejestrowane na VAT w Polsce, też będą objęte obowiązkiem wystawiania e-faktur?

Podmioty zagraniczne, zarejestrowane na VAT w Polsce, najprawdopodobniej nie zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będą wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach. Należy jednak zaczekać na ostateczne brzmienie przepisów w tym zakresie.

• Czy w KSeF jest możliwe wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej?

Nie, brak zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie daje możliwości wystawienia ich w systemie KSeF.

• Czy w KSeF wystawimy noty korygujące?

Noty korygujące nie będą mogły być wystawiane i przesyłane w KSeF. Noty te będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

• Czy wystawianie wszystkich faktur w obrocie B2B stanie się obowiązkowe w obligatoryjnym modelu KSeF?

Ministerstwo Finansów nie precyzuje na ten moment kwestii faktur ustrukturyzowanych w obrocie B2B.