Nowe zasady odpowiedzialności zarządu i osób faktycznie zarządzających spółką
Projekt zmian w Ordynacji podatkowej UC138 może istotnie zmienić sposób oceny odpowiedzialności osób zarządzających spółkami kapitałowymi. Nowy model ma w większym stopniu koncentrować się na tym, w jaki sposób spółka jest zarządzana w obszarze podatków oraz czy osoby podejmujące kluczowe decyzje dochowały należytej staranności, aby zapobiec powstaniu zaległości podatkowych.
Kogo obejmie
odpowiedzialność?
Proponowane regulacje są istotne nie tylko dla formalnych członków zarządu. Odpowiedzialność może objąć również osoby, które – mimo braku wpisu w KRS – uczestniczą w zarządzaniu spółką, podejmują lub kształtują kluczowe decyzje dotyczące jej finansów i działalności.
Co będzie istotne
w praktyce?
Jeszcze większego znaczenia nabierze odpowiednio zorganizowany ład podatkowy, czyli jasny podział odpowiedzialności, właściwy przepływ informacji, skuteczne procedury, mechanizmy kontroli oraz dokumentowanie podejmowanych decyzji.
Jak wykazać
należytą staranność?
Dla zarządu i osób sprawujących funkcje kierownicze w spółkach ma być to nie tylko elementem prawidłowego funkcjonowania organizacji, ale przede wszystkim podstawa do wykazania, że dochowano należytej staranności i właściwie nadzorowano obszar podatkowy spółki.
Nie chodzi już tylko o to, czy spółka prawidłowo rozlicza podatki. Kluczowe będzie również to, czy osoby zarządzające są w stanie udowodnić, że stworzyły system pozwalający tym ryzykom zapobiegać.
Co projektowane zmiany oznaczają w praktyce dla zarządu?
W praktyce obowiązki związane z rozliczeniami podatkowymi mogą być wykonywane przez różne osoby i podmioty – pracowników działu księgowego lub finansowego, dyrektora finansowego, centrum usług wspólnych czy zewnętrzną firmę księgową. Z perspektywy projektowanych regulacji istotne będzie jednak również to, w jaki sposób osoby zarządzające nadzorują wykonywanie tych obowiązków.
Nie oznacza to konieczności osobistego kontrolowania przez zarząd każdej faktury czy zapisu księgowego. Kluczowe będzie natomiast stworzenie takich zasad funkcjonowania organizacji, które umożliwią zarządowi uzyskiwanie informacji o istotnych ryzykach podatkowych i nieprawidłowościach oraz odpowiednio wczesne reagowanie na nie.
Sprawdź, czy w Twojej organizacji:
- wiadomo, kto odpowiada za poszczególne podatki i obowiązki sprawozdawcze;
- formalne zakresy kompetencji odpowiadają rzeczywistemu sposobowi działania;
- określono, kto przygotowuje, weryfikuje i zatwierdza rozliczenia;
- istnieją jasne zasady raportowania istotnych ryzyk do zarządu;
- wiadomo, jakie zdarzenia wymagają eskalacji lub dodatkowej konsultacji;
- istotne decyzje i stanowiska podatkowe są odpowiednio dokumentowane;
- zarząd otrzymuje okresowe informacje o ryzykach i nieprawidłowościach;
- istnieje procedura działania w przypadku wykrycia błędu;
- obowiązujące procedury są faktycznie stosowane;
- organizacja okresowo sprawdza skuteczność mechanizmów kontrolnych;
- wiedza o procesach nie jest skupiona wyłącznie u jednej osoby;
- spółka jest przygotowana na zmianę pracownika, księgowego, systemu albo centrum usług wspólnych.
Jeżeli na kilka z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, „nie wiem” albo „to zależy od konkretnej osoby”, warto zweryfikować obecny model zarządzania podatkami.
Porozmawiajmy o przeglądzie
Dla zarządu i innych osób zarządzających może to być nie tylko element prawidłowego funkcjonowania organizacji, ale przede wszystkim podstawa do wykazania, że dochowały należytej staranności i właściwie nadzorowały obszar podatkowy spółki.
3 najważniejsze aspekty projektowanej reformy
Należyta staranność i ład podatkowy staną się podstawą ochrony zarządu
Jednym z kluczowych elementów projektu jest powiązanie odpowiedzialności osoby zarządzającej z oceną, czy dochowała ona należytej staranności w celu zapobieżenia powstaniu zaległości podatkowej.
Ma to istotny wymiar praktyczny i dowodowy. Jeżeli sposób działania osoby zarządzającej będzie oceniany po kilku latach – już w toku postępowania dotyczącego odpowiedzialności za zaległość – istotna może być możliwość odtworzenia okoliczności, w których podejmowała decyzje, informacji, którymi wówczas dysponowała oraz działań podjętych w odpowiedzi na zidentyfikowane problemy.
W praktyce znaczenie zyskuje więc nie tylko samo podjęcie odpowiednich działań, ale także możliwość wykazania, dlaczego określone decyzje zostały podjęte i w jaki sposób osoba zarządzająca wykonywała przypisane jej obowiązki.
Odpowiedzialność może objąć nie tylko formalnych członków zarządu
Projekt przewiduje rozszerzenie kręgu osób, wobec których mogą znaleźć zastosowanie przepisy dotyczące odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki.
Znaczenie może mieć nie tylko formalna funkcja ujawniona w KRS, ale również to, kto rzeczywiście wykonuje w spółce kompetencje zarządcze.
W praktyce szczególnej analizy mogą wymagać sytuacje, w których osoba spoza formalnego zarządu:
- podejmuje kluczowe decyzje dotyczące działalności lub finansów spółki,
- decyduje o sposobie lub kolejności regulowania zobowiązań,
- zatwierdza istotne transakcje albo wyznacza sposób ich realizacji,
- faktycznie kieruje działalnością polskiej spółki z poziomu zagranicznej centrali,
- wydaje formalnemu zarządowi instrukcje mające rzeczywisty wpływ na prowadzenie spraw spółki.
Szczególnego znaczenia nabiera zatem analiza rzeczywistego modelu zarządzania, zwłaszcza w grupach kapitałowych, w których decyzje są podejmowane wielopoziomowo albo poza formalną strukturą polskiej spółki.
Przesłanka zwalniająca z odpowiedzialności
Projekt przewiduje dodatkową możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności za zaległość podatkową spółki. Osoba zarządzająca będzie mogła powołać się na tę przesłankę, jeżeli wykaże, że jeszcze przed wszczęciem wobec niej postępowania w sprawie odpowiedzialności podjęła działania, które doprowadziły do zmniejszenia zaległości w przeważającej części.
Zgodnie z uzasadnieniem projektu oznacza to doprowadzenie do uregulowania ponad 50% zaległości podatkowej spółki. Rozwiązanie to premiuje zatem nie sam fakt podjęcia działań naprawczych, lecz ich rzeczywistą skuteczność. Niewielka lub symboliczna spłata zaległości nie będzie wystarczająca.
Z perspektywy osób zarządzających oznacza to, że znaczenie może mieć nie tylko zapobieganie powstaniu zaległości, ale również szybkość i skuteczność reakcji po jej zidentyfikowaniu.
Czym jest ład podatkowy oraz standard należytej staranności?
Projekt nowelizacji nie definiuje wprost pojęcia „ładu podatkowego” ani „standardu należytej staranności w pełnieniu obowiązków w spółce”. Jednak treść uzasadnienia do nowelizacji daje pewne wskazówki jak należy je rozumieć. Wskazuje się m.in., że standardem powinno być wdrożenie w spółce skutecznego i adekwatnego ładu organizacyjnego gwarantującego prawidłowość realizacji obowiązków spółki z zakresu prawa podatkowego.
Czym zatem jest ten ład?
To spójny system zasad, odpowiedzialności, procesów i mechanizmów kontroli, które mają zapewnić prawidłowe wykonywanie obowiązków podatkowych przez spółkę.
Innego zakresu zabezpieczeń będzie wymagała niewielka spółka prowadząca stosunkowo prostą działalność, a innego duży podmiot funkcjonujący w międzynarodowej grupie, realizujący liczne transakcje transgraniczne i podlegający wielu obowiązkom podatkowym.
Przy projektowaniu odpowiednich rozwiązań znaczenie powinny mieć w szczególności:
- skala i rodzaj działalności,
- struktura organizacyjna spółki,
- liczba i złożoność realizowanych transakcji,
- zakres obowiązków podatkowych,
- charakterystyczne dla działalności spółki ryzyka podatkowe.
Ład podatkowy nie powinien być więc rozbudowany dla samego faktu jego posiadania. Powinien być proporcjonalny do rzeczywistych potrzeb organizacji i możliwy do stosowania w codziennej działalności.
Zakres naszego wsparcia
Etap 1 – Przegląd ładu podatkowego
Pierwszym krokiem jest ustalenie, jak obecnie funkcjonuje system zarządzania obszarem podatkowym spółki. Sprawdzamy czy obecne procesy, procedury i mechanizmy kontrolne są adekwatne do działalności spółki oraz czy umożliwiają wykazanie należytej staranności osób zarządzających.
Przegląd ładu podatkowego nie jest klasycznym audytem podatkowym, którego celem byłaby szczegółowa kontrola prawidłowości każdej transakcji lub rozliczenia.
Jak wygląda przegląd?
Prace rozpoczynamy od kwestionariusza pozwalającego poznać strukturę organizacyjną spółki oraz sposób wykonywania kluczowych obowiązków.
Następnie analizujemy istniejącą dokumentację wewnętrzną i rozmawiamy z wybranymi osobami uczestniczącymi w procesach podatkowych i finansowych.
Pozwala nam to ocenić praktyki i zwyczaje panujące w Spółce oraz wskazać obszary, które wymagają podjęcia dodatkowych działań.
Rezultatem przeglądu jest:
- raport przedstawiający ocenę obecnego modelu zarządzania obszarem podatkowym,
- identyfikacja najważniejszych luk i słabości organizacyjnych,
- określenie obszarów wymagających dodatkowego zabezpieczenia,
- lista rekomendowanych działań,
- podział rekomendacji według ich znaczenia i pilności,
- określenie dokumentów, procedur lub innych rozwiązań wymagających przygotowania bądź aktualizacji.
Zidentyfikowane ryzyka dzielimy na wysokie, umiarkowane i niskie. Dla każdego zidentyfikowanego obszaru przygotowujemy rekomendacje, wskazując działania niezbędne do ograniczenia ryzyka, wzmocnienia ładu podatkowego oraz dostosowania procesów do projektowanych zmian. Dzięki temu spółka otrzymuje konkretny plan działań pozwalający stopniowo podnieść poziom bezpieczeństwa podatkowego organizacji.
Etap 2 – Wdrożenie i dokumentacja
Po zakończeniu przeglądu rekomendacje przekładamy na rozwiązania możliwe do zastosowania w codziennej działalności spółki.
Zakres drugiego etapu wynika bezpośrednio z potrzeb zidentyfikowanych podczas przeglądu i może obejmować w szczególności:
- przygotowanie lub aktualizację instrukcji dotyczących kluczowych obszarów podatkowych,
- opracowanie zasad postępowania w przypadku nietypowych lub istotnych zdarzeń,
- przygotowanie procedur kompetencyjnych i matrycy odpowiedzialności,
- ustalenie zasad raportowania ryzyk podatkowych do zarządu,
- zaplanowanie okresowych przeglądów podatkowych,
- przygotowanie narzędzi pozwalających dokumentować podejmowane decyzje i działania.
Nie wdrażamy procedur według jednego uniwersalnego wzoru. Przygotowywane rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania spółki, jej strukturze oraz możliwościom organizacyjnym.
Efektem drugiego etapu jest uporządkowany ład podatkowy, który pomaga organizacji podejmować właściwe decyzje, a osobom zarządzającym ułatwia wykazanie, że zapewniono odpowiedni nadzór nad obszarem podatkowym.
Korzyści dla zarządu i organizacji
Jasny podział
odpowiedzialności
Organizacja wie, kto wykonuje, weryfikuje i zatwierdza poszczególne działania oraz w którym momencie sprawa powinna zostać przekazana zarządowi.
Lepsza widoczność
ryzyk
Zarząd otrzymuje uporządkowane informacje o problemach wymagających decyzji, dodatkowej analizy albo zastosowania instrumentów ochrony.
Wzmocnienie możliwości
wykazania należytej staranności
Spółka dokumentuje funkcjonujące mechanizmy, otrzymywane informacje oraz działania podejmowane w odpowiedzi na zidentyfikowane ryzyka.
Większa przewidywalność
decyzji
Osoby odpowiedzialne za finanse i podatki działają według określonych zasad. Wiedzą, jakie zdarzenia wymagają dodatkowej analizy, eskalacji lub akceptacji.
Ciągłość
procesów
Zmiana pracownika, księgowego, biura rachunkowego, systemu lub centrum usług wspólnych nie powoduje utraty wiedzy o sposobie wykonywania kluczowych obowiązków.
Większe bezpieczeństwo
osób zarządzających
Uporządkowanie kompetencji i sposobu podejmowania decyzji ogranicza sytuacje, w których rzeczywisty zakres wpływu danej osoby jest szerszy niż jej formalnie przypisana odpowiedzialność.
Właściwie zaprojektowany i rzeczywiście stosowany system zarządzania podatkami może wzmocnić możliwość wykazania, że osoby zarządzające zapewniły odpowiedni nadzór, reagowały na ryzyka i dochowały należytej staranności.
Jak zabezpieczyć się przed niechcianą odpowiedzialnością za zaległości podatkowe?
Projektowane zmiany zwiększają znaczenie działań podejmowanych zanim powstanie zaległość podatkowa. Dlatego odpowiednim momentem na weryfikację sposobu zarządzania podatkami, podziału kompetencji i rzeczywistego modelu decyzyjnego jest okres przed wejściem nowych regulacji w życie.
Dobrze przygotowany system powinien nie tylko ograniczać ryzyko błędów podatkowych, ale także wzmacniać bezpieczeństwo osób podejmujących kluczowe decyzje – członków zarządu oraz osób spoza KRS, które faktycznie uczestniczą w zarządzaniu organizacją.
W efekcie zarząd i pozostałe osoby zarządzające zyskują nie tylko lepiej zorganizowany system podatkowy, ale przede wszystkim większą przewidywalność, poczucie bezpieczeństwa i możliwość podejmowania decyzji w oparciu o jasno określone zasady i zidentyfikowane ryzyka.
Jak zacząć współpracę?
Rozpoczynamy od rozmowy o strukturze organizacji, sposobie podejmowania decyzji oraz najważniejszych wyzwaniach w obszarze podatków i finansów. Pozwala nam to wstępnie określić, jakie obszary wymagają szczególnej uwagi.
W kolejnym kroku przeprowadzamy niezależną ocenę funkcjonującego w spółce modelu i identyfikujemy obszary, które mogą wymagać uporządkowania lub dodatkowego zabezpieczenia.
Przedstawiamy konkretne rekomendacje wraz z określeniem ich priorytetu. Spółka otrzymuje jasną informację, co warto zmienić, w jakiej kolejności i dlaczego.
Jeżeli przegląd wykaże taką potrzebę, wspieramy spółkę we wdrożeniu rekomendacji i przygotowaniu rozwiązań dostosowanych do jej rzeczywistego modelu działania.
Wspieramy zespół w stosowaniu wdrożonych rozwiązań oraz okresowo sprawdzamy ich aktualność i skuteczność.
Nie trzeba przebudowywać całego systemu od razu. Pierwszym krokiem może być przegląd obecnych rozwiązań i ustalenie, czy oraz w jakim zakresie organizacja wymaga dodatkowego zabezpieczenia.
Zadzwoń i umów się na rozmowę
Chcesz sprawdzić, czy obecny model zarządzania podatkami zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa zarządowi i osobom odpowiedzialnym za finanse? Zapraszamy do rozmowy.
