Imprezy integracyjne od lat cieszą się dużym zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców. Nic dziwnego – podczas takich wydarzeń można połączyć przyjemne z pożytecznym i budować (lub zacieśniać) więzi pomiędzy zespołami.
Na takie imprezy przedsiębiorcy zazwyczaj zapraszają swoich pracowników, zleceniobiorców czy kontraktorów (tzw. samozatrudnionych), nie różnicując uczestników od rodzaju zawartej umowy.
Problem pojawia się, gdy chcemy rozliczyć taką imprezę w kosztach firmy. Orzecznictwo wydaje się w tej kwestii dość jednolite: wydatki na integrację można ująć w kosztach uzyskania przychodów, jeśli uczestniczą w niej pracownicy, a celem imprezy jest budowanie relacji, co przekłada się na przychody firmy. Tym samym okazuje się, że osoby będące współpracownikami są traktowane przez skarbówkę odmiennie, niż pracownicy. O ile w przypadku pracowników na umowie o pracę orzecznictwo jest zazwyczaj korzystne, o tyle w przypadku pozostałych osób podejście bywa różne.
W dzisiejszym wpisie przeanalizujemy orzecznictwo i spróbujemy odpowiedzieć na pytanie: integracja ze współpracownikami w kosztach – tak czy nie?
NSA w wyroku II FSK 326/21 z 11 października 2023 r. orzekł, że wydatki poniesione na integrację, w której biorą udział współpracownicy stanowią koszty reprezentacji, co oznacza, że nie zaliczymy ich do kosztów uzyskania przychodu.
To nie pierwsze orzeczenie NSA, w którym sąd uznał wydatki na spotkania integracyjne dla współpracowników za koszty reprezentacji.
W przywołanym wyroku NSA uzasadnił swoje stanowisko wskazując, że zaliczenie takich wydatków byłoby w istocie uznaniem wydatków spółki na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli de facto ponoszeniem wydatku na rzecz innej firmy.
Przytoczony wyrok stanowi kontynuację niekorzystnej dla podatników linii orzeczniczej, zgodnie z którą organizowanie spotkań integracyjnych dla osób niebędących etatowymi pracownikami stanowi wydatki o charakterze reprezentacyjnym (zob. wyrok NSA II FSK 759/21 z 12 marca 2024 r. i wyrok NSA II FSK 572/22 z 19 października 2022 r.)
Warto zwrócić jednak uwagę na wyjątki od opisanej powyżej linii orzeczniczej.
Przykładowo, w interpretacji nr 1462-IPPB5.4510.957.2016.2.BC z 17 stycznia 2017 r. organ podatkowy zajął stanowisko, zgodnie z którym wydatki ponoszone na organizację imprezy integracyjnej, w zakresie w jakim dotyczą zarówno pracowników, jak i współpracowników, nie mają na celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika; organizacja imprezy ma bowiem na celu integrację, a także podsumowanie działalności i dokonań firmy.
W nieprawomocnym natomiast wyroku I SA/Po 114/23 z 21 kwietnia 2023 r. WSA uznał:
(…) w przedstawionych okolicznościach faktycznych organ dokonał zawężającej wykładni art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. w sytuacji, w której nie ma istotnego znaczenia forma umowy zawartej z daną osobą, ma natomiast znaczenie jednakowy cel wydatków, tj. nawiązanie i utrzymanie współpracy z najlepszymi współpracownikami oraz zwiększanie wydajności zespołu, a w konsekwencji osiągnięcie wyższych przychodów przez skarżącą.
W wyroku II FSK 531/20 z 20 października 2022 r. NSA podkreślił z kolei konieczność dostosowania się do zmian zachodzących na rynku:
(należy uwzględnić – przyp. CLDP) konieczność dokonywania – przy analizowaniu tego typu spornych wydatków – dynamicznej wykładni funkcjonalnej, uwzględniającej zmiany w sposobie prowadzenia działalności gospodarczej, tworzące się zwyczaje i praktykę obrotu gospodarczego, co powoduje, że niektóre wydatki, które kiedyś uznawane były dokonane w celu budowania wizerunku firmy, obecnie mogą być wydatkami ponoszonymi zwyczajowo i powszechnie i uznawanymi za konieczne dla prowadzenia działalności gospodarczej (…)
Czy przytoczone wcześniej orzecznictwo NSA wpłynie w takim razie na ostateczne ukształtowanie linii orzeczniczej w sprawie uznania wydatków na rzecz współpracowników za wydatki o charakterze reprezentacyjnym?
Reasumując powyższe zagadnienie należy zastanowić się – jak obecnie wyglądają realia biznesowe?
Nie sposób nie zauważyć, że obecnie samozatrudnienie w ramach kontraktu B2B staje się coraz bardziej popularne, szczególnie w wybranych branżach, np. IT. Współpracownicy rzeczywiście prowadzą własną działalność gospodarczą, jednak w praktyce są stałym elementem całego zespołu spółki, uczestniczą w pracach i projektach realizowanych przez spółkę na podobnej zasadzie jak pracownicy, a jednocześnie nie stanowią klientów spółki (zob. wyrok WSA I SA/Po 114/23 z 21 kwietnia 2023 r.)
Jak wynika z przeanalizowanego orzecznictwa, istnieją argumenty na poparcie stanowiska, zgodnie z którym w wyniku konfrontacji celu poniesionych wydatków z formą umowy zawartej z daną osobą, forma zatrudnienia nie ma decydującego znaczenia dla kwalifikacji poniesionych kosztów. Czy w takim razie istnieje jeszcze szansa na zniesienie podziału kosztów na pracowników i współpracowników? Zdania – jak widać – są podzielone. Zachęcamy jednak do tego, aby nie zamykać się na ujmowanie w kosztach podobnych wydatków, lecz robić to „z głową” i w porozumieniu ze specjalistami podatkowymi. Takie działanie pozwoli zabezpieczyć interesy firmy i jednocześnie mądrze zarządzać funkcją podatkową w biznesie.