Planowane zmiany w zakresie odpowiedzialności osób zarządzających spółką

maj 5, 2026 | artykuły, blog

W ostatnim czasie Ministerstwo Finansów przedstawiło dwa projekty nowelizacji przepisów, które (jeśli zostaną uchwalone) w istotny sposób zmienią reguły odpowiedzialności osób zarządzających spółkami oraz innymi osobami prawnymi za ich zaległości podatkowe. Są to:

    • projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej z 18 marca oraz
    • projekt ustawy o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz ustawy – Kodeks karny skarbowy z 9 lutego.

Przyjrzymy się proponowanym zmianom.

Nowelizacja Ordynacji podatkowej

Planowana nowelizacja Ordynacji podatkowej zapowiada jedną z najpoważniejszych reform zasad odpowiedzialności w ostatnich latach. Przygotowany projekt zmienia nie tylko techniczne aspekty postępowań, ale w istocie przebudowuje całą filozofię odpowiedzialności za zaległości podatkowe osób prawnych.

Choć projekt jest jeszcze na etapie uzgodnień i może ulec modyfikacjom, już dziś warto przyjrzeć się jego głównym założeniom. Ich skutki mogą mieć bardzo konkretne konsekwencje dla osób pełniących funkcje zarządcze.

Unijny impuls do zmian

Punktem wyjścia dla projektowanej nowelizacji są dwa wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: „TSUE” lub „Trybunał”) z 2025 r. w sprawach Adjak (C-277/24) i Genzyński (C-278/24), które dotyczyły polskiego modelu odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania podatkowe spółek. TSUE potwierdził, że samo założenie tego modelu jest zgodne z prawem unijnym, pod warunkiem odpowiedniego stosowania przepisów.

Trybunał zwrócił w szczególności uwagę na trzy kwestie:

    • konieczność zapewnienia osobom trzecim realnej możliwości podważania ustaleń dokonanych w postępowaniu podatkowym wobec spółki,
    • prawo dostępu do akt takiego postępowania,
    • możliwość wykazania braku winy w niezłożeniu wniosku o upadłość również w sytuacjach, gdy spółka miała jednego wierzyciela.

Projekt nowelizacji w swoim podstawowym założeniu ma doprowadzić do wdrożenia powyższych wskazówek do polskiego porządku prawnego. Przy okazji stał się jednak pretekstem do reformy odpowiedzialności osób zarządzających za zobowiązania podatkowe osób prawnych.

Kto może zostać uznany za osobę zarządzającą?

Nowe przepisy wprowadzają szeroką definicję osoby zarządzającej spółką kapitałową, a także przewidują odpowiednie zastosowanie tych regulacji do innych osób prawnych. Odpowiedzialnością na gruncie nowych przepisów będą mogli zostać objęci nie tylko formalni członkowie zarządu, ale również dyrektorzy, pełnomocnicy, wspólnicy spółek kapitałowych w organizacji, a także osoby faktycznie kierujące spółką. Za osobę faktycznie zarządzającą spółką będzie natomiast uważana osoba, która bezpośrednio lub nawet pośrednio wykonuje w spółce kompetencje właściwe co najmniej jednej z ww. formalnie zarządzających osób.

Celem tej zmiany jest ograniczenie konstrukcji, w których formalny zarząd pełni rolę pozorną, a realne decyzje zapadają „zza kulis”, czyli sytuacjom, w których wykorzystuje się tzw. „słupa” w celu obchodzenia m.in. możliwości pociągnięcia do odpowiedzialności. Jednocześnie tak szeroka definicja rodzi praktyczne pytania, m.in. o status prokurentów, członków rady nadzorczej czasowo delegowanych do wykonywania funkcji zarządczych, czy nawet księgowych, którzy prowadzą sprawy finansowe danego podmiotu.

Należyta staranność jako przesłanka wyłączenia odpowiedzialności

Dotychczasowa konstrukcja odpowiedzialności opierała się głównie na kryteriach związanych z niewypłacalnością spółki i obowiązkami wynikającymi z prawa upadłościowego. W nowym modelu kluczowym pojęciem staje się należyta staranność w wykonywaniu funkcji zarządczych.

Odpowiedzialność ma zostać wyłączona, jeżeli osoba zarządzająca wykaże, że:

    • dochowała należytej staranności w celu zapobieżenia powstaniu zaległości podatkowej albo
    • jeszcze przed wszczęciem wobec niej postępowania podjęła działania, które w przeważającej części doprowadziły do zmniejszenia zaległości.

Ustawodawca próbuje jednocześnie zdefiniować minimalny standard należytej staranności, wskazując m.in. na:

    • konieczność posiadania odpowiednich kwalifikacji,
    • przyjęcie odpowiedzialności przez każdą osobę zarządzającą za ogół spraw spółki oraz
    • wdrożenie w spółce skutecznego ładu organizacyjnego, gwarantującego prawidłowość realizacji obowiązków spółki.

Dłuższy czas niepewności

Istotną i kontrowersyjną zmianą jest propozycja wydłużenia terminu na wydanie decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej z 5 do 7 lat. W praktyce oznacza to dłuższy okres niepewności dla osób zarządzających.

Co to oznacza dla osób zarządzających?

Zmiany oferują z jednej strony silniejsze gwarancje procesowe i realniejszą możliwość obrony, z drugiej – wyraźnie podnoszą oczekiwania wobec osób zarządzających. Model odpowiedzialności oparty na należytej staranności oznacza konieczność systematycznego dokumentowania działań: wdrożenia procedur, uchwał, analiz ryzyk i uzasadnień decyzji.

Co ważne, projekt opiera się na domniemaniu, że wystąpienie zaległości podatkowej oznacza brak należytej staranności – to osoba zarządzająca będzie musiała wykazać, że było inaczej. W praktyce oznacza to przesunięcie ciężaru dowodu oraz większą potrzebę aktywnego udziału w postępowaniach.

Dla wielu podmiotów nowelizacja powinna być impulsem do przeglądu struktur zarządczych i rzeczywistego sposobu podejmowania decyzji, a w dalszym etapie wdrożenia procedur, które pozwolą na wykazanie należytej staranności na wypadek wszczęcia postępowania. Rozwiązania oparte na fikcyjnych podziałach odpowiedzialności mogą okazać się niewystarczające w konfrontacji z nowymi regulacjami.

Nowelizacja kodeksu karnego skarbowego

Drugi z omawianych projektów – nowelizacja kodeksu karnego skarbowego – zawiera zarówno korzystne, jak i niekorzystne dla podatników zmiany.

Koniec instrumentalnego wszczynania postępowań

Projekt nowelizacji przewiduje długo oczekiwaną zmianę polegającą na usunięciu wszczęcia postępowania karnego skarbowego jako podstawy do zawieszenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Rozwiązanie to od lat było źródłem poważnych kontrowersji, ponieważ umożliwiało organom podatkowym mechaniczne i czysto instrumentalne wydłużanie okresu dochodzenia należności, często bez realnych podstaw do prowadzenia postępowania karnego skarbowego.

Usunięcie tej przesłanki należy ocenić pozytywnie, jako krok w stronę zwiększenia pewności prawa i odbudowy zaufania podatników do administracji. Warto jednak pamiętać, że nowe regulacje mają znaleźć zastosowanie wyłącznie do zobowiązań podatkowych powstałych po wejściu w życie ustawy. W efekcie w odniesieniu do „historycznych” zobowiązań możliwość zawieszania przedawnienia poprzez wszczynanie postępowań karnych skarbowych nadal będzie istniała, a praktyczne skutki tej zmiany będą odczuwalne dopiero po kilku latach.

Wydłużenie przedawnienia zobowiązania podatkowego i odpowiedzialność karna skarbowa po jego upływie

Znacznie więcej wątpliwości budzą propozycje dotyczące relacji pomiędzy przedawnieniem zobowiązania podatkowego a odpowiedzialnością karną skarbową osób fizycznych. Projekt zakłada odejście od zasady, zgodnie z którą karalność czynu skarbowego ustaje wraz z przedawnieniem należności publicznoprawnej. Oznacza to, że nawet jeśli zobowiązanie podatkowe wygaśnie, postępowanie karne skarbowe wobec osoby odpowiedzialnej za rozliczenia nadal będzie mogło się toczyć.

W praktyce prowadzi to do istotnego przesunięcia ryzyka: spółka może skorzystać z efektu przedawnienia, natomiast osoby fizyczne – członkowie zarządu, dyrektorzy finansowi czy inne osoby odpowiedzialne za podatki – nadal będą narażone na postępowania karne i sankcje osobiste.

Dodatkowym problemem jest potencjalne oderwanie postępowania karnego skarbowego od wcześniejszych ustaleń podatkowych. W sytuacji, gdy nie dojdzie do wydania ostatecznej decyzji podatkowej, sądy karne mogą zostać postawione przed koniecznością samodzielnego oceniania skomplikowanych zagadnień z zakresu prawa podatkowego. To z kolei rodzi ryzyko rozbieżnych rozstrzygnięć i zwiększa niepewność prawną osób fizycznych.

Z perspektywy zarządów i osób zarządzających oznacza to dalsze wydłużenie okresu, w którym skutki dawnych decyzji podatkowych mogą powracać – nawet wtedy, gdy zobowiązanie podatkowe jako takie już nie istnieje. W połączeniu ze zmianami w odpowiedzialności osób trzecich, zmianami w definicji podmiotów zarządzających spółką, wymaganiami w zakresie wykazywania należytej staranności oraz przerzuceniem ciężaru dowodu na kierujących sprawami spółek, zmiana ta istotnie podnosi długoterminowy poziom ryzyka osobistego związanego z pełnieniem funkcji zarządczych.

Jak się przygotować?

Warto z wyprzedzeniem zadbać o odpowiednie dowody – spisać i wdrożyć procedury zarządzania podatkami i ryzykiem podatkowym, dokumentować ich przestrzeganie, a także angażować doradcę podatkowego przy ocenie planowanych działań.

Nabiera to szczególnego znaczenia w obecnych realiach rosnącej transparentności podatkowej, w których podatnicy przekazują organom coraz szerszy zakres danych (m.in. w ramach KSeF czy JPK CIT), a możliwości ich analizy systematycznie rosną.

W praktyce oznacza to, że brak odpowiedniego przygotowania coraz rzadziej pozostaje niezauważony. Właściwe przygotowanie pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe i funkcjonować w nowych realiach w sposób przewidywalny i bezpieczny.

W przypadku pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.

Opodatkowanie magazynów soli drogowej podatkiem od nieruchomości

kwi 16, 2026 | artykuły, blog

Zmiany w podatku od nieruchomości obowiązujące od 2025 r. coraz wyraźniej pokazują, że klasyfikacja obiektów budowlanych przestaje być oczywista. Jednym z obszarów, który budzi szczególne wątpliwości, jest opodatkowanie magazynów soli drogowej.

W praktyce obserwujemy istotne rozbieżności w podejściu organów podatkowych – nawet przy bardzo zbliżonych stanach faktycznych. Prowadzi to do realnego ryzyka podatkowego, ponieważ kwalifikacja obiektu jako budynku lub budowli bezpośrednio wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego.

Dlaczego kwalifikacja ma kluczowe znaczenie?

Różnica między budynkiem a budowlą w podatku od nieruchomości ma charakter fundamentalny:

      • budynki opodatkowane są od powierzchni użytkowej,
      • budowle – od ich wartości.

W przypadku obiektów infrastrukturalnych, takich jak magazyny soli, skutki finansowe tej kwalifikacji mogą być bardzo istotne.

Rozbieżne stanowiska organów podatkowych

Analiza najnowszych interpretacji indywidualnych pokazuje, że organy podatkowe nie wypracowały jednolitego podejścia.

Przykład: interpretacja Prezydenta Jaworzna

W interpretacji z 12 czerwca 2025 r. spółka wskazywała, że magazyny soli:

      • są zamkniętymi i zadaszonymi obiektami,
      • pełnią funkcję ochronną (zabezpieczenie soli przed zawilgoceniem),
      • ich podstawowym parametrem technicznym jest pojemność.

Jednocześnie spółka argumentowała, że obiekt spełnia przesłanki zarówno budynku, jak i budowli, jednak ze względu na funkcję i charakter magazynowania materiału sypkiego powinien być traktowany jako budowla.

Organ podatkowy nie podzielił tego stanowiska. Wskazał, że uznanie obiektu za budowlę jest zasadne jedynie wówczas, gdy został on zaprojektowany jako zbiornik, a jego podstawowym parametrem technicznym jest pojemność. W analizowanym przypadku uznano, że magazyn soli nie spełnia tych kryteriów i powinien być kwalifikowany jako budynek.

Stanowisko innych organów: dominujący kierunek

Podobne podejście zaprezentowały również inne organy podatkowe.

Prezydent Gliwic wskazał, że samo dostosowanie obiektu do przechowywania soli nie oznacza jeszcze, że jego podstawowym parametrem technicznym jest pojemność. W jego ocenie magazyn soli, nawet o kopułowej konstrukcji, pozostaje budynkiem, którego funkcją jest przechowywanie materiałów.

Z kolei Burmistrz Szczekocin uznał, że magazyn soli spełnia wszystkie przesłanki definicji budynku:

      • posiada dach i ściany,
      • jest trwale związany z gruntem,
      • wyposażony jest w instalacje,
      • jego podstawowym parametrem jest powierzchnia użytkowa.

Co istotne, organ powołał się przy tym na uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2021 r., mimo że została ona wydana na gruncie poprzedniego stanu prawnego.

Podobnie wypowiedział się Prezydent Zabrza, który podkreślił, że możliwość ustalenia powierzchni użytkowej oraz spełnienie cech konstrukcyjnych budynku przesądza o jego kwalifikacji jako budynku. W jego ocenie sam sposób składowania soli (np. bezpośrednio na posadzce) nie wpływa na zmianę charakteru obiektu.

Odmienne stanowisko – interpretacja Prezydenta Raciborza

Na tle powyższych rozstrzygnięć wyróżnia się interpretacja Prezydenta Raciborza z 29 kwietnia 2025 r., w której magazyny soli zostały zakwalifikowane jako budowle.

Organ podzielił argumentację wnioskodawcy, zgodnie z którą:

      • obiekt służy do gromadzenia materiałów sypkich,
      • jego podstawowym parametrem technicznym jest pojemność (wyrażana np. w tonach).

W konsekwencji przyjęto, że magazyn spełnia przesłanki uznania go za budowlę, odstępując od dalszego szczegółowego uzasadnienia.

Gdzie leży problem?

Przedstawione interpretacje pokazują, że kluczowym punktem sporu jest ustalenie:
co stanowi podstawowy parametr techniczny magazynu – powierzchnia czy pojemność?

Organy uznające magazyny za budynki koncentrują się na:

      • cechach konstrukcyjnych,
      • możliwości określenia powierzchni użytkowej,
      • klasycznej funkcji magazynowej.

Z kolei podejście kwalifikujące je jako budowle akcentuje:

      • funkcję przechowywania materiałów sypkich,
      • znaczenie pojemności jako kluczowego parametru technicznego.

Nasze wnioski

W naszej ocenie zagadnienie to pozostaje wysoce ryzykowne dla podatników. Mimo przeważającej linii interpretacyjnej stanowiącej, że magazyny soli powinny być klasyfikowane jako budynek, naszym zdaniem taka klasyfikacja nie jest pozbawiona ryzykiem, widzimy bowiem argumenty przemawiające za uznaniem, że ich podstawowym parametrem jest pojemność.

Co dalej?

Jeżeli mają Państwo wątpliwości dotyczące opodatkowania magazynów lub innych obiektów w podatku od nieruchomości, warto przeanalizować sytuację jeszcze przed ewentualną kontrolą i rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, by zabezpieczyć swoje rozliczenia podatkowe.

Zmieniająca się praktyka organów pokazuje, że nawet pozornie oczywiste klasyfikacje mogą zostać zakwestionowane.

Magazyn wysokiego składowania

kwi 14, 2026 | artykuły, blog

Podatek od nieruchomości jeszcze do niedawna był traktowany przez wielu podatników jako stosunkowo stabilny i przewidywalny obszar rozliczeń. Obecnie jednak sytuacja ta ulega wyraźnej zmianie. Co istotne, źródłem tej dynamiki nie są zmiany legislacyjne, lecz przede wszystkim zmieniająca się praktyka interpretacyjna organów podatkowych.

Punktem zwrotnym okazała się nowelizacja przepisów, która weszła w życie na początku 2025 r. To właśnie ona zapoczątkowała proces kształtowania się nowej linii interpretacyjnej, w ramach której organy coraz częściej odmiennie kwalifikują określone obiekty dla celów podatku od nieruchomości.

Problem, który dotyczy wielu podatników

W praktyce wielu podatników nadal posługuje się klasyfikacją przyjętą lata temu, bez dokonania aktualizacji przyjętej klasyfikacji w świetle nowych regulacji. Tymczasem zmiany z 2025 r. w niektórych przypadkach wprost rozszerzyły zakres opodatkowania, a w innych otworzyły pole do bardziej restrykcyjnej interpretacji przepisów przez organy.

Jednym z obszarów, w którym widać szczególnie wyraźną zmianę podejścia są magazyny wysokiego składowania.

Magazyn – budynek czy budowla?

Kwestia ta ma fundamentalne znaczenie praktyczne. Budynki są opodatkowane według powierzchni użytkowej, natomiast budowle według ich wartości. Różnica w wysokości podatku może być więc bardzo istotna.

W jednej z najnowszych interpretacji indywidualnych Prezydent Miasta Poznania zajął stanowisko, które może istotnie wpłynąć na praktykę rozliczeń w tym zakresie.

Sprawa dotyczyła magazynu wysokiego składowania wykorzystywanego do przechowywania piwa w butelkach, puszkach i kegach. Obiekt został posadowiony na fundamencie, posiadał dach, przegrody budowlane oraz instalacje techniczne, a więc na pierwszy rzut oka spełniał ustawowe cechy budynku.

Dodatkowo konstrukcja była wykorzystywana na podstawie umowy leasingu z możliwością jej demontażu po zakończeniu umowy.

Argumentacja podatnika

Wnioskodawca wskazywał, że obiekt spełnia wszystkie przesłanki uznania go za budynek:

    • jest trwale związany z gruntem,
    • posiada fundament, dach i wydzielone przegrody,
    • jego konstrukcja zapewnia stabilność i odporność na czynniki zewnętrzne.

Podkreślono również, że dokumentacja projektowa operuje kategoriami charakterystycznymi dla budynków (np. powierzchnia użytkowa), a nie dla obiektów takich jak zbiorniki, gdzie kluczowa jest pojemność.

W odniesieniu do kwestii określenia, kto jest podatnikiem podatku od nieruchomości od tego magazynu, argumentowano, że ze względu na leasingowy charakter konstrukcji i możliwość jej demontażu, właścicielem danego obiektu (a tym samym podatnikiem) jest finansujący.

Podejście organu podatkowego

Organ podatkowy przyjął jednak zupełnie inną perspektywę.

Choć nie kwestionował, że obiekt posiada cechy konstrukcyjne budynku, uznał, że decydujące znaczenie ma jego funkcja oraz parametry techniczne. W szczególności wskazano, że kluczowym parametrem magazynu jest jego kubatura, utożsamiona przez organ z pojemnością.

Zdaniem organu opakowania, w których przechowywane było piwo (puszki butelki, kegi) pełnią jedynie funkcję pomocniczą, natomiast zasadniczą funkcją obiektu jest magazynowanie dużych ilości płynów.

W konsekwencji organ uznał, że obiekt nie jest typowym budynkiem użytkowym, lecz pełni funkcję zbliżoną do zbiornika. To z kolei doprowadziło do jego zakwalifikowania jako budowli, a więc do opodatkowania obiektu według wartości początkowej (2% wartości początkowej).

Natomiast w odniesieniu do kolejnego pytania, tj. określenie podatnika podatku od nieruchomości – organ zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że podatnikiem jest finansujący.

Dlaczego ta sprawa jest tak istotna?

Zaprezentowane stanowisko może mieć bardzo szerokie konsekwencje.

Jeżeli przyjąć logikę zaprezentowaną przez organ, to w skrajnych przypadkach możliwe byłoby uznanie za budowle także innych magazynów, w których przechowywane są:

    • produkty płynne,
    • materiały sypkie,
    • wyroby gotowe o określonych właściwościach fizycznych.

Taka interpretacja prowadziłaby do znaczącego rozszerzenia zakresu opodatkowania budowli, a tym samym do istotnego zwiększenia obciążeń podatkowych przedsiębiorców.

Na ten moment brak jest informacji, czy sprawa została zaskarżona do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Należy jednak zakładać, że istnieje wysokie prawdopodobieństwo dalszego sporu. Ewentualne rozstrzygnięcie sądu może mieć kluczowe znaczenie dla ukształtowania się praktyki w tym obszarze.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

W aktualnym stanie prawnym i interpretacyjnym nie można już bezrefleksyjnie opierać się na dotychczasowych klasyfikacjach.

Tym samym rekomendowane jest:

    • dokonanie przeglądu posiadanych nieruchomości i obiektów,
    • aktualizacja dokonanej przed laty klasyfikacji obiektów w oparciu o aktualne przepisy i praktykę interpretacyjną,
    • identyfikacja potencjalnych ryzyk podatkowych,
    • rozważenie zabezpieczenia swojego stanowiska poprzez interpretację indywidualną.

W wielu przypadkach różnica między uznaniem obiektu za budynek a budowlę może oznaczać wielokrotny wzrost zobowiązania podatkowego.

Doświadczenia dużych firm z KSeF

mar 30, 2026 | artykuły, blog

Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:

  1. problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
  2. problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
  3. problemy we współpracy z kontrahentami,
  4. problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.

W poprzednim wpisie przyglądaliśmy się dwóm pierwszych kategoriom. Dziś, omówimy kolejne dwie. 

Problemy we współpracy z kontrahentami  

Główne problemy we współpracy z kontrahentami wynikają z budowy schemy faktury ustrukturyzowanej. Zawiera ona bowiem ścisłe wytyczne w zakresie umieszczania obligatoryjnych elementów faktury, pozostawiając podatnikom pewną dozę swobody w wyborze miejsc, w których będą umieszczane elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obowiązkowe.  

Zamieszczenie takich, fakultatywnych elementów na fakturze ustrukturyzowanej może być natomiast istotne z wielu powodów. KSeF to quasi chmura z fakturami, na którą wpływają wszystkie faktury wystawione dla danego podatnika, na jego NIP. Dla ułatwienia ich rozdziału pomiędzy konkretnymi działami czy osobami, a ostatecznie dla dokonania dekretacji, księgowania i realizacji zapłaty za nie, pożądane jest więc, żeby na fakturze znalazły się dodatkowe dane pozwalające na jej powiązanie z określonym wydatkiem.   

Jest to jednak o tyle utrudnione, że podanie dodatkowych danych zależy właściwie od decyzji wystawcy faktury (która powinna oczywiście uwzględniać kwestie biznesowe). Prośby w tym zakresie są natomiast nierzadko ignorowane, czy to ze względu na niechęć do dokładania sobie pracy, czy to ze względu na ograniczenia systemowe. 

Często też, nawet jeśli kontrahenci decydują się umieszczać dodatkowe elementy, wybierają do prezentacji tych samych danych różne miejsca faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, odbiorcy faktur nie są w stanie wdrożyć pełnej automatyzacji i muszą sięgać po ręczne rozwiązania w celu właściwego zadekretowania i zaksięgowania faktury.  

Ten sam problem dotyka też z drugiej strony wystawców faktur – otrzymują oni od kontrahentów prośby o umieszczanie takich samych danych w różnych miejscach faktury. Często jest to natomiast niemożliwe ze względu na ograniczenia systemu i przystosowanie go do umieszczania jednej danej w konkretnym miejscu.  

Koszty wdrożenia KSeF 

W teorii korzystanie z KSeF powinno być darmowe. Ministerstwo Finansów uruchomiło bowiem bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika, a także przeprowadzało szereg nieodpłatnych szkoleń. W praktyce jednak, korzystanie z ministerialnych udogodnień ma sens wyłącznie w przypadku niewielkich działalności gospodarczych i jest problematyczne w podmiotach o rozbudowanych, licznych procesach. W ich przypadku, konieczne było dostosowanie wewnętrznych systemów, procedur i procesów do pracy w KSeF, co wiązało się z wydatkami, które sami przedsiębiorcy określają jako „potężne” lub „horrendalne”. Do tego doszły także wydatki na dostosowanie się do nowej schemy JPK_VAT zmienianej w związku z wejściem w życie KSeF.  

Podatnicy często wskazują, że ponoszone przez nich koszty są niewspółmierne do korzyści osiąganych przez Ministerstwo Finansów, które (zdaniem przedsiębiorców) już dziś dysponuje dużą dozą informacji o nich. 

Podsumowanie

Praktyka pokazuje, że największe wyzwania związane z KSeF nie wynikają wyłącznie z samej technologii, ale z jej wpływu na relacje biznesowe i codzienne procesy operacyjne. Brak jednolitego podejścia do danych fakultatywnych oraz ograniczenia systemowe po obu stronach transakcji realnie utrudniają automatyzację i zwiększają nakład pracy po stronie działów finansowych.

Jednocześnie wdrożenie KSeF oznacza dla wielu podmiotów istotne nakłady, zarówno technologiczne, jak i organizacyjne, które w praktyce znacząco wykraczają poza korzystanie z udostępnionych narzędzi publicznych.

Dlatego kluczowe staje się nie tylko techniczne dostosowanie do nowych wymogów, ale również uporządkowanie zasad współpracy z kontrahentami oraz właściwe zaprojektowanie procesów wewnętrznych. W tym obszarze wsparcie doradcy podatkowego pozwoli ograniczyć ryzyka, usprawnić wdrożenie i dostosować rozwiązania do realiów konkretnej organizacji.

Doświadczenia dużych firm z KSeF

mar 26, 2026 | artykuły, blog

Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:

  1. problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
  2. problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
  3. problemy we współpracy z kontrahentami,
  4. problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.

W dalszej części artykułu skupimy się na dwóch pierwszych obszarach.

Problemy z KSeF

Jednym z pierwszych, dość głośno komentowanych problemów związanych z działaniem KSeF była awaria profilu zaufanego. Wiele osób, które w początkowych dniach lutego próbowało zalogować się do KSeF tym kanałem, napotykała na informację o błędzie. Warto pamiętać, że awaria profilu zaufanego to nie awaria KSeF – podatnik powinien uwierzytelnić się w systemie innym sposobem i wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W praktyce okazało się też, że wprowadzony limit faktury (1MB) jest za niski dla dokumentów zawierających wiele pozycji, co zmusza podatników do dzielenia faktur na kilka mniejszych i sprawia, że ich kontrahenci otrzymują więcej dokumentów niż przed wejściem w życie KSeF. Proponowane przez Ministerstwo rozwiązanie polegające na indywidualnym zwiększeniu tego limitu nie działa, gdyż … MF długo rozpatruje wniosek, aby ostateczniej odmówić zwiększenia. Podobnie jest ze zgodą na załącznik ustrukturyzowany. Zdarza się, że mimo formalnych 3 dni na decyzję, Ministerstwo zwleka dłużej lub jej nie wydaje.

Przedsiębiorcy skarżą się również, że muszą utrzymywać wiele kanałów odbierania faktur, co, mimo zapowiadanej automatyzacji, dokłada pracy zespołom zakupowym.  Podatnicy obawiają się także o bezpieczeństwo danych umieszczanych w KSeF i nie do końca wierzą zapewnieniom Ministerstwa Finansów, że wszystko jest przechowywane na serwerach w Polsce i jest bezpieczne.

Problemy z systemami księgowo-finansowymi

Najczęściej zgłaszanym problemem wynikającym z działania systemów księgowo-finansowych była kwestia wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorcy wskazują, że ich systemy generują wizualizacje w sposób nieprawidłowy, co utrudnia odszyfrowanie xml i dostarcza dodatkowej pracy zespołom księgowym. Trudno także wizualizować wszystkie faktury ręcznie, poprzez Aplikację Podatnika, choć mogłoby to rozwiązać problem nieprawidłowości. Należy wskazać, że o ile posługiwanie się nieprawidłową wizualizacją na potrzeby wewnętrzne nie powinno wiązać się z żadnym ryzykiem, o tyle przed wysyłką jej kontrahentowi zalecane jest naprawienie błędów. Ministerstwo Finansów dość jasno wskazuje bowiem, że wizualizacja powinna zasadniczo odzwierciedlać xml.

Często podnoszoną kwestią są także tzw. „niewidoczne” faktury, wystawione przez podatnika, z nadanym numerem KSeF, ale niepojawiające się na koncie KSeF nabywcy. Techniczne problemy, związane z integracją wewnętrznego systemu z KSeF, czy też z generowaniem prawidłowych kodów QR to jedne z podstawowych wyzwań przedsiębiorców, wymagające sporego nakładu pracy i długich przygotowań.

Podsumowanie

Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazały, że największe wyzwania mają charakter zarówno systemowy, jak i operacyjny. Z jednej strony przedsiębiorcy mierzą się z ograniczeniami i niedoskonałościami samego systemu, z drugiej – z koniecznością dostosowania własnych narzędzi oraz procesów do nowych realiów.

W kolejnym wpisie przyjrzymy się szerzej pozostałym, wskazanym wyżej problemom.

Reforma PIP 2026

mar 25, 2026 | artykuły, blog

Dnia 13 marca 2026 r. na biurko Prezydenta trafiła nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. W ostatecznej wersji nowelizacji utrzymano część z najgłośniejszych rozwiązań, w tym możliwość wydawania przez inspektorów pracy decyzji administracyjnych przekształcających umowy cywilnoprawne w umowy o pracę.

Na czym polegają kluczowe zmiany?

Nowe kompetencje PIP: przekształcanie umów w stosunek pracy decyzją administracyjną.

Projekt nowelizacji przewiduje nadanie Państwowej Inspekcji Pracy uprawnień do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę co jest niewątpliwie najbardziej kontrowersyjną zmianą, szeroko dyskutowaną od samego początku zapowiedzi zmian w PIP.

W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowego modelu, w którym rozstrzygnięcie tej kwestii wymagało skierowania sprawy do sądu pracy. Nowe rozwiązanie znacząco przyspiesza proces weryfikacji form zatrudnienia i wzmacnia kompetencje organów kontrolnych.

Jednocześnie ustawodawca przewidział procedurę o charakterze „naprawczym”. Przed wydaniem decyzji inspektor powinien wskazać zidentyfikowane nieprawidłowości oraz umożliwić ich usunięcie. Dopiero brak reakcji przedsiębiorcy otwiera drogę do wszczęcia formalnego postępowania – zakończonego wydaniem decyzji albo skierowaniem sprawy do sądu.

Z perspektywy przedsiębiorców istotne znaczenie ma również możliwość zakwestionowania rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji. Wniesienie odwołania do sądu pracy wraz z wnioskiem o jego uchylenie podlegać będzie rozpoznaniu w trybie pilnym, co w praktyce stworzy realną szansę na wstrzymanie wykonalności decyzji inspektora.

Rozwiązanie to istotnie ograniczy ryzyko natychmiastowego powstania obciążeń finansowych, które na etapie postępowania odwoławczego mogą okazać się nieuzasadnione.

Na uwagę zasługuje również to, że w toku postępowania uwzględniana będzie wola stron, o ile nie pozostaje ona w sprzeczności z przepisami prawa pracy ani nie zmierza do ich obejścia.

Zgodnie z założeniami przedsiębiorca zachowa możliwość dostosowania modelu współpracy już na etapie kontroli, tak aby wyeliminować elementy charakterystyczne dla stosunku pracy. Należy jednak podkreślić, że ocena, czy podjęte działania stanowią rzeczywistą zmianę modelu współpracy, czy jedynie próbę obejścia przepisów, będzie miała charakter oceny i w praktyce może budzić istotne wątpliwości interpretacyjne

Od kiedy powstaje stosunek pracy według decyzji PIP?

Projekt zawiera bardzo istotne ograniczenie dla przedsiębiorców i pracowników. Jednak w odróżnieniu od wcześniejszej wersji projektu decyzja PIP nie może ustalać stosunku pracy wstecz, lecz co do zasady powoduje jego powstanie dopiero od dnia wydania decyzji.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli współpraca B2B trwała kilka lat, decyzja PIP będzie wywoływać skutki na przyszłość. Wyjątek przewidziano w sytuacji, gdy w trakcie kontroli przedsiębiorca rozwiąże umowę cywilnoprawną lub faktycznie zakończy współpracę. W takim przypadku za datę zawarcia umowy o pracę uznaje się dzień rozpoczęcia kontroli przez PIP.

Rozwiązanie to znacząco ogranicza potencjalne skutki finansowe decyzji inspektora, w szczególności w zakresie składek ZUS czy roszczeń pracowniczych.

Kiedy możliwe będzie ustalenie stosunku pracy wstecz?

Projekt przewiduje jednak mechanizm, który ma umożliwić ustalenie stosunku pracy za wcześniejszy okres. Mianowicie, jeżeli konieczne jest ustalenie istnienia stosunku pracy za okres wcześniejszy niż możliwy do objęcia decyzją, okręgowy inspektor pracy może skierować powództwo do sądu pracy.

W praktyce oznacza to, że:

    • decyzja PIP będzie działać głównie na przyszłość,
    • pełne ustalenie historii zatrudnienia może nastąpić dopiero w postępowaniu sądowym.

Takie rozwiązanie stanowi swego rodzaju kompromis pomiędzy postulatem zwiększenia skuteczności kontroli a zachowaniem roli sądów pracy jako organów rozstrzygających spory dotyczące zatrudnienia.

W praktyce można się spodziewać, że jeżeli kontrola przeprowadzona u przedsiębiorcy wykaże znaczne naruszenia trwające potencjalnie od lat, sprawa będzie kierowana do sądów.

Projekt nie określa wprost, za jaki okres wstecz sąd może ustalić istnienie stosunku pracy. W praktyce jednak znaczenie ma trzyletni termin przedawnienia roszczeń pracowniczych, który ogranicza możliwość dochodzenia świadczeń finansowych za wcześniejsze okresy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Czy abolicja ma zastosowanie do ewentualnej odpowiedzialności na gruncie podatkowo-składkowym?

Projekt przewiduje także rozwiązanie, które można określić jako quasi-abolicję. Warto jednak podkreślić, że abolicja, która została przewidziana przez projekt odnosi się jedynie do wybranych sankcji z Kodeksu pracy, m.in.: sankcji za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę oraz sankcji za brak pisemnego potwierdzenia umowy (art. 281 Kodeksu pracy).

Projekt nie zawiera natomiast przepisów przejściowych dotyczących rozliczeń podatkowych i składkowych. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca skorzysta z tej swoistej abolicji w zakresie prawa pracy, nadal istnieje ryzyko wszczęcia postępowań przez organy podatkowe bądź Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

Także uzasadnienie projektu nie wskazuje, aby planowana abolicja miała obejmować rozliczenia podatkowe lub składkowe.

W tym kontekście nowe regulacje można raczej postrzegać jako zachętę do uporządkowania relacji z współpracownikami, zanim organy kontrolne zaczną w pełni korzystać z nowych uprawnień przewidzianych w projektowanych przepisach, a nie jako abolicję w znaczeniu jakie powszechnie znamy.

Co jeszcze porządkuje nowelizacja?

    • Przewidziano możliwość udzielenia przez sąd pracy zabezpieczenia na etapie odwołania. W efekcie, na czas trwania sporu, stosunek prawny może być traktowany jak umowa o pracę w odniesieniu przepisów o rozwiązaniu stosunku pracy.
    • Zaostrzono sankcje za wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym, a kontrole będą mogły być prowadzone również w formie zdalnej.
    • Rozszerzono wymianę danych między ZUS, PIP i KAS, co pozwoli na bardziej efektywne typowanie podmiotów do kontroli.
    • Doprecyzowano właściwość sądów rejonowych (sądów pracy) i potwierdzono, że w takich sprawach mogą być dochodzone również roszczenia odszkodowawcze związane z niezgodnym z prawem wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy. W razie uchylenia decyzji przez sąd, pracodawcy będzie przysługiwało odszkodowanie, przyznawane bez potrzeby dochodzenia go w odrębnych postępowaniach.
    • Wprowadzono możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej od Głównego Inspektora Pracy, która w razie pozytywnej oceny zapewnia ochronę przed sankcjami.

Nowe regulacje wyraźnie zmieniają punkt ciężkości – z długotrwałych sporów sądowych na szybkie decyzje administracyjne, którym towarzyszy coraz szersza współpraca pomiędzy PIP, ZUS i KAS. W praktyce oznacza to, że ryzyko zakwestionowania modelu współpracy przestaje być wyłącznie ryzykiem „pracowniczym”, a zaczyna mieć bezpośredni wymiar podatkowy i składkowy.

Dlatego rekomendujemy:

    • przegląd umów B2B i cywilnoprawnych pod kątem cech stosunku pracy,
    • identyfikację obszarów ryzyka i przygotowanie ewentualnych zmian,
    • analizę potencjalnych skutków składkowych i podatkowych jeszcze przed kontrolą.

W tym zakresie możemy Państwa wesprzeć poprzez:

    • audyt modeli współpracy i identyfikację ryzyk,
    • wsparcie w zaprojektowaniu bezpiecznego modelu współpracy (tak, aby ograniczyć ryzyko rekwalifikacji).

W obecnych realiach kluczowe jest działanie zapobiegawcze – odpowiednie przygotowanie już teraz może istotnie ograniczyć ryzyko sporów oraz potencjalnych obciążeń finansowych w przyszłości.