Czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzące terminy związane z cenami transferowymi? Choć trwają wakacje, październik już na horyzoncie, a wraz z nim kluczowe obowiązki dokumentacyjne. Dowiedz się krok po kroku jak prawidłowo je rozpoznać, aby zabezpieczyć swoje interesy podatkowe i uniknąć potencjalnych problemów z organami podatkowymi.  

Ceny transferowe stanowią istotny element polityki podatkowej każdej firmy prowadzącej transakcje z podmiotami powiązanymi. Każdy sezon wakacyjny przybliża nas do myśli, że trzeba będzie te obowiązki wypełnić. Pandemia Covid-19 wprowadziła lekkie zamieszanie przynosząc zmiany kluczowych terminów. W niniejszym artykule omówimy, jak prawidłowo określić obowiązki w zakresie cen transferowych oraz kiedy należy je spełnić. Poznanie i zrozumienie tych wymagań jest niezbędne, aby uniknąć ryzyka sankcji i zabezpieczyć interesy podatkowe Twojej firmy.  

W tym roku terminy sporządzenia dokumentacji podatkowej cen transferowych i raportowania TP-R nie zostały zmienione w stosunku do tych, które zostały określone w ustawach o podatkach dochodowych. Będzie to najprawdopodobniej pierwszy od kilku lat rok, w którym nie będzie żadnych przesunięć. I tak:  

Dla podatników, których rok podatkowy zakończył się 31 grudnia 2023 roku terminy dotyczące cen transferowych za 2023 rok są następujące: 

• koniec października – obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (wraz z analizą porównawczą), 

• koniec listopada – sporządzenie i złożenie informacji o cenach transferowych  
  (TP-R), 

• koniec grudnia – przygotowanie grupowej dokumentacji cen transferowych. 

Jak określić obowiązek krok po kroku? 

Zidentyfikuj powiązania 

Przed sporządzeniem dokumentacji cen transferowych, należy w pierwszej kolejności dokładnie zidentyfikować powiązania i transakcje przeprowadzane pomiędzy podmiotami powiązanymi. Pamiętajmy, że powiązania to nie tylko powiązania kapitałowe, ale również inne, np. osobowe czy rodzinne.  

Określ jednorodność transakcji  

Gdy zgromadzimy dane dotyczące zrealizowanych transakcji, zanim przejdziemy do porównania ich wartości z ustawowymi progami dokumentacyjnymi należy zbadać ich jednorodność. Obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych powstanie bowiem w momencie, gdy wartość transakcji kontrolowanej, będącej transakcją jednorodną, przekroczy określone w przepisach limity dla poszczególnych rodzajów transakcji.  

Określenie, czy dana transakcja kontrolowana ma charakter transakcji jednorodnej, wymaga indywidualnego podejścia bazującego na konkretnym stanie faktycznym, ocenianym uwzględniając specyfikę działalności podatnika. Zgodnie bowiem z art. 11k ust. 5 ustawy o CIT oraz art. 23w ust. 5 ustawy o PIT, przy ocenie, czy transakcja kontrolowana ma charakter jednorodny, należy uwzględnić jednolitość transakcji kontrolowanej w ujęciu ekonomicznym (podobieństwo przedmiotu transakcji oraz innych głównych cech transakcji istotnych z punktu widzenia cen transferowych), określone w przepisach kryteria porównywalności, metody weryfikacji cen transferowych oraz inne istotne okoliczności transakcji kontrolowanej. 

Zbadaj status kontrahenta  

Kolejnym etapem jest zgromadzenie informacji o kontrahentach, z którymi te transakcje zrealizowaliśmy. Pamiętajmy o zwolnieniu dla transakcji krajowych. Jeśli nasi kontrahenci są podmiotami krajowymi, nie korzystają ze zwolnień podmiotowych (w przypadku podatników CIT), ani zwolnień strefowych oraz mieli dodatni wynik podatkowy – te transakcje, które z nimi zrealizowaliśmy nie wliczają się do progów dokumentacyjnych. Nie możemy o nich jednak zapominać, bo progi dla nich badamy odrębnie. Jeśli ich wartość również przekroczy progi dokumentacyjne, będziemy musieli je zaraportować w TP-R jako transakcje zwolnione.  

Kwestią niejasną może być sposób określenia wartości transakcji, co stanowi podstawę do kwalifikacji danej transakcji jako podlegającej obowiązkowi dokumentacyjnemu i/lub raportowemu czy też nie. 

Ustal wartość transakcji 

W kolejnym kroku sprawdzamy wartość transakcji i dokonujemy oceny czy transakcja jednorodna podlega obowiązkowi dokumentacyjnemu. Progi dokumentacyjne weryfikowane są oddzielnie dla strony przychodowej i kosztowej. Co ważne, wartość transakcji jednorodnej to wartość transakcji w odniesieniu do wszystkich podmiotów powiązanych, z którymi zawierana jest dana transakcja. 

Zgodnie z art. 11l ust. 2 ustawy o CIT i art. 23x ust 2 ustawy o PIT wartość transakcji kontrolowanej określa się na podstawie: 

1. otrzymanych lub wystawionych faktur dotyczących danego roku podatkowego, albo 
2. umów lub innych dokumentów – w przypadku, gdy faktura nie została wystawiona lub w przypadku transakcji finansowych, albo 
3. otrzymanych lub przekazanych płatności – w przypadku, gdy nie jest możliwe określenie tej wartości na podstawie pkt 1 i 2. 

Samo określenie wartości transakcji usługowej lub towarowej zazwyczaj nie jest dla podatników wyzwaniem. Problemy pojawiają się jednak, gdy mowa jest o transakcjach finansowych, dla których wartości określane są w zależności od ich rodzaju. I tak jak poniżej wskazujemy: 

Wartości transakcji dla wybranych transakcji finansowych: 

1. pożyczka / kredyt a wartość transakcji stanowi najwyższa kwota kapitału udostępnionego w danym okresie raportowanym pozostającego do spłaty z pominięciem odsetek, marż, prowizji i innych płatności związanych z udzieleniem finansowania. 
2. gwarancja / poręczenie a wartość transakcji stanowi suma gwarancyjna / maksymalna wartość poręczenia 
3. emisji obligacji a wartość transakcji jest równa wartości nominalnej obligacji 
4. cash-pooling a wartość transakcji odpowiada średniemu dziennemu poziomowi rzeczywistego zobowiązania lub należności z tytułu finansowania. depozyt / lokata a wartość transakcji odpowiada wartości nominalnej. Wartość odnowionych depozytów / lokat powiększa się o wartość skapitalizowanych odsetek.  

Sprawdź, czy przekraczasz progi 

Jeśli naszymi kontrahentami są podmioty inne niż tzw. „podmioty rajowe” progi dokumentacyjne, zgodnie z art 11 k ust. 2 ustawy o CIT i art 23w ust. 2 w ustawy o PIT dla transakcji realizowanych w 2023 roku wynoszą: 

• 10 000 000 zł – w przypadku transakcji towarowej; 

• 10 000 000 zł – w przypadku transakcji finansowej; 

• 2 000 000 zł – w przypadku transakcji usługowej; 

• 2 000 000 zł – w przypadku pozostałych transakcji.  

Transakcje towarowe to wszelkie transakcje związane z transferem dóbr. Mogą to być transakcje związane ze sprzedażą lub zakupem towarów, sprzedażą produktów, ale również nabycie surowców do produkcji czy transfer środków trwałych.  

Transakcje finansowe to wszelkiego rodzaju finansowanie realizowane wewnątrz grup kapitałowych takie jak pożyczki, kredyty, obligacje, cash – pooling, gwarancje i poręczenia, faktoring czy lokaty.  

Do kategorii transakcji usługowych zaliczamy wszelkie usługi materialne i niematerialne, świadczone wewnątrz grup kapitałowych.  

Transakcje zakwalifikowane do kategorii “pozostałe” to wszelkie restrukturyzacje, przeniesienia biznesu, podwyższenia/ obniżenia kapitału, wynagrodzenie członków zarządu, umowy spółek osobowych czy umowy o podziale kosztów.  

Uważaj na podmioty z raju podatkowego 

Odrębną kwestię stanowi określenie obowiązku dokumentacyjnego dla transakcji zrealizowanych z podmiotami mającymi miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd w tzw. „raju podatkowym”. Zasady ustalania jednorodności oraz wartości transakcji są takie same, jednak progi dokumentacyjne znacznie się różnią.  

W przypadku bowiem transakcji z podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd w państwie lub terytorium, stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (raj podatkowy) progi dokumentacyjne kształtują się inaczej i wynoszą: 

• 2,5 mln zł a w przypadku transakcji finansowych 

• 500 tys. zł a w przypadku transakcji niefinansowych 

Najważniejszą kwestią, o której należy pamiętać jest to, że powyższe dotyczy transakcji rajowych realizowanych zarówno z podmiotami powiązanymi, jak i niepowiązanymi. 

Dodatkowe obowiązki dla grup kapitałowych 

Podmioty powiązane, których sprawozdania finansowe są konsolidowane metodą pełną lub proporcjonalną zobowiązane są do sporządzenia grupowej dokumentacji cen transferowych. Sytuacja ta ma miejsce, jeżeli należą one do grupy kapitałowej, dla której spełnione zostały następujące warunki: 

1. sporządzane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe; 
2. których skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku obrotowym kwotę 200 000 000 zł lub jej równowartość w złotówkach. 

Podsumowanie  

Biorąc pod uwagę, że znajdujemy się już w drugiej połowie 2024 roku, czasu na wywiązanie się z obowiązków dotyczących cen transferowych za rok 2023 jest coraz mniej. Sporządzenie lokalnej i grupowej dokumentacji cen transferowych, zgodnie z obowiązującymi terminami, jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów podatkowych. Prawidłowa identyfikacja transakcji kontrolowanych oraz właściwe określenie ich wartości to fundamenty poprawnego raportowania. 

Zachęcamy do przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć pośpiechu i ewentualnych błędów. Prawidłowo sporządzona dokumentacja nie tylko minimalizuje ryzyko sporu z organami podatkowymi, ale także zapewnia spokój i pewność w prowadzeniu działalności.