Procedura zwrotu podatku u źródła w ramach systemu „Pay and Refund” może być sporym wyzwaniem. Choć mechanizm ten ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, w praktyce oznacza on konieczność zaangażowania dużej ilości czasu, dokładnego przygotowania dokumentów oraz pilnowania terminów. Czym właściwie jest mechanizm „Pay and Refund”, jak z niego skorzystać i jakie są alternatywy dla tego mechanizmu?
Czym jest podatek u źródła?
Podatek u źródła (WHT) to zryczałtowany podatek dochodowy pobierany od niektórych transgranicznych wypłat, takich jak dywidendy, odsetki czy należności licencyjne.
Bardzo często temat WHT pojawia się przy wypłatach do zagranicznych podmiotów powiązanych, ale w pewnych sytuacjach dotyczy również krajowych transakcji np. przy wypłacie dywidendy do krajowego udziałowca.
Na czym polega mechanizm „Pay and Refund”?
Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje w Polsce szczególny tryb rozliczania podatku u źródła tzw. mechanizm „zapłać i wystąp o zwrot”. Polega on na tym, że płatnik musi pobrać podatek według podstawowej stawki (zwykle 19% lub 20%), a dopiero potem, jeżeli spełnione są wszystkie ustawowe warunki może złożyć wniosek o jego zwrot. Uciążliwość tej procedury polega w szczególności na tym, że powyżej 2 mln zł nie można bezpośrednio zastosować zwolnień lub preferencyjnych stawek WHT (wynikających z odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania), dopiero w procedurze „zwrotu” materializuje się możliwość uzyskania „nadpłaconego” podatku.
Obowiązek ten dotyczy wyłącznie wypłat przekraczających łącznie 2 mln zł rocznie na rzecz tego samego nierezydenta, przy czym chodzi tylko o tzw. płatności pasywne: dywidendy, odsetki i należności licencyjne między podmiotami powiązanymi. Nie obejmuje natomiast m.in. usług niematerialnych, płatności do rezydentów czy świadczeń artystycznych lub sportowych.
Kto może ubiegać się o zwrot?
Z wnioskiem o zwrot może wystąpić zarówno podatnik (czyli podmiot zagraniczny), jak i płatnik pod warunkiem, że to on faktycznie zapłacił podatek.
Jak wygląda procedura „Pay and Refund”?
Proces ubiegania się o zwrot WHT składa się z kilku kroków:
- złożenie wniosku do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego;
- dołączenie do niego odpowiednich dokumentów (m.in. certyfikatu rezydencji, dowodów przelewów);
- ocena zasadności wniosku przez urząd poprzez wydanie decyzji administracyjnej.
W przypadku pozytywnej decyzji zwrot podatku powinien nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od złożenia wniosku.
Główne trudności w praktyce
Choć wszystko brzmi dość logicznie, w praktyce procedura potrafi być skomplikowana i czasochłonna. Duża liczba wymaganych dokumentów, niejasne wytyczne i częste pytania ze strony urzędów potrafią znacznie wydłużyć cały proces. Firmy często nie spodziewają się tak dużej skali formalności, jaka wiąże się z próbą odzyskania WHT.
Dodatkową trudnością jest również wyjaśnienie zagranicznym kontrahentom, dlaczego potrzebujemy takiej ilości informacji o prowadzonej przez nich działalności, o ich wynikach finansowych, liczbie zatrudnianych pracowników czy posiadanych aktywach, a tym samym kolejną trudnością jest uzyskanie i przekazanie tych danych do organu podatkowego w wyznaczonym terminie (pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wniosku o zwrot).
Alternatywy dla „Pay and Refund” – oświadczenia podatnika lub płatnika oraz opinia o stosowaniu preferencji
Dużym wyzwaniem są również terminy – sposobem na uniknięcie obowiązku poboru podatku według stawki podstawowej a następnie występowania o zwrot wpłaconego podatku jest złożenie oświadczenia WH-OSC/WH-OSP, jednak trzeba to zrobić najpóźniej do końca drugiego miesiąca po miesiącu, w którym przekroczono próg 2 mln zł. Spóźnienie się choćby o dzień oznacza konieczność zapłaty podatku i uruchomienie trybu „Pay and Refund”.
Inną drogą jest uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji (art. 26b ustawy o CIT). Opinia potwierdza, że można od razu zastosować niższą stawkę lub zwolnienie. Wniosek o jej wydanie trzeba jednak opłacić (2 000 zł), a czas oczekiwania wynosi nawet do 6 miesięcy. Wniosek o wydanie opinii składany jest na formularzu dostępnym na stronie MF (WH-WOP, WH-WOZ lub WH-WOE) i wymaga podania podstawowych danych oraz dołączenia dokumentów, takich jak certyfikat rezydencji, umowy, bilans czy oświadczenie o statusie beneficjenta rzeczywistego.
Podsumowanie
Mechanizm „Pay and Refund” miał uszczelnić system podatkowy i ograniczyć nadużycia. W rzeczywistości jednak stanowi wyzwanie dla wielu firm, które muszą się zmierzyć z biurokracją, niejasnościami i długim czasem oczekiwania. Kluczowe w jego stosowaniu są: dobra organizacja, znajomość przepisów i odpowiednie planowanie.
Dlatego warto rozważyć dostępne alternatywy, począwszy od procedury WH-OSC, przez uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji, aż po dokładną analizę możliwości zastosowania umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. W każdym przypadku niezbędna jest jednak rzetelna dokumentacja i czujność w zakresie obowiązujących terminów.
