Kary umowne, które są zazwyczaj wynikiem opóźnień w wykonaniu usług lub niewłaściwego ich wykonania, stanowią standardowy element umów w branży budowlanej. Są one również gwarancją dla przedsiębiorców, że nawet w przypadku niewywiązania się z umowy, mogą liczyć na finansową rekompensatę. Wprowadzenie takich klauzul ma na celu nie tylko zabezpieczenie interesów obu stron, ale także służy zachęceniu do terminowego i właściwego wykonania prac.
Za rosnącą popularnością klauzul dotyczących kar umownych, idzie rosnąca liczba pytań odnośnie ich traktowania podatkowego. Szczególnie interesujące dla przedsiębiorców jest to, czy kary umowne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), wykluczone z kosztów uzyskania przychodów są kary umowne z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, a także zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Jednak w odpowiedzi na specyficzne wyzwania związane z pandemią COVID-19, wprowadzono zmiany do ustawy o CIT, umożliwiające zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu zapłaconych kar umownych i odszkodowań, ale tylko te wynikające bezpośrednio z wpływu pandemii na realizację projektu (por. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.154.2023.1.MR1).
Wyrokiem z 14 marca 2023 r., sygn. II FSK 2145/20, Naczelny Sąd Administracyjny omówił warunki, w jakich wydatki z tytułu kar umownych mogą być rozważane jako koszty uzyskania przychodów. Sąd zwrócił uwagę na konieczność podejmowania przez podatników działań opartych na racjonalnych analizach ekonomicznych, które są skierowane na osiągnięcie maksymalnej efektywności ekonomicznej.
Sąd zaznaczył, że każde przedsięwzięcie zmierzające do zapobiegania sytuacji mogącej zagrozić źródłu przychodów, powinno być postrzegane jako prowadzące do zabezpieczenia źródła przychodów, a związane z tym koszty jako koszty uzyskania przychodów.
Wyrok ten otwiera możliwość dla przedsiębiorców do ponownej oceny strategii zarządzania ryzykiem i kar umownych w kontekście ich wpływu na podatkowe koszty uzyskania przychodu.
W świetle tego wyroku, przedsiębiorcy mogą potrzebować dostosować swoje procedury i umowy w taki sposób, by maksymalnie wykorzystać potencjalne korzyści podatkowe wynikające z racjonalnie podejmowanych decyzji ekonomicznych. To również może oznaczać, że kary umowne, które są wynikiem strategicznych decyzji mających na celu minimalizację strat lub zabezpieczenie działalności, mogą być teraz bardziej korzystnie traktowane w kontekście obciążeń podatkowych.