KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadza nową formę dokumentów sprzedaży. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana (e-faktura), elektroniczny dokument o ściśle określonym formacie XML, który może być automatycznie odczytywany przez odpowiednie oprogramowanie. Co więcej, KSeF zmienia sposób wystawiania i doręczania faktur. Obecny model wystawiania faktur w wewnętrznych programach i bezpośredniego dostarczania ich kontrahentowi, zastąpi model przesyłania faktur do centralnego systemu, z którego kontrahent (poza pewnymi wyjątkami) powinien je pobrać.
Co ważne, KSeF zapewnia również organom podatkowym bieżący dostęp do faktur, co ma na celu umożliwienie wszczynania bardziej precyzyjnych kontroli i uproszczenie ich przebiegu.
Harmonogram KSeF
-
- 1 stycznia 2022 r. – wejście w życie KSeF, ale korzystanie jest dobrowolne; w okresie dobrowolnego stosowania KSeF fakturę można wystawić na dotychczasowych zasadach poza systemem.
- 27 sierpnia 2025 r. – Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, co kończy proces legislacyjny na poziomie ustawodawczym.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy:
-
- od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów (którzy w roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów brutto),
-
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów.
Od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem, że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Jak działa KSeF?
KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System automatycznie sprawdza zgodność dokumentu ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i przypisuje fakturze unikalny numer. Po wystawieniu faktury, jej nadawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury może uzyskać dostęp do dokumentu, logując się do KSeF lub korzystając z tzw. dostępu anonimowego, podając odpowiednie dane dotyczące faktury.
Wystawianie faktur w KSeF nie będzie wymagało zgody odbiorcy faktury. Niemniej, w ściśle określonych przypadkach (jak np. transakcje z kontrahentami zagranicznymi, nieposiadającymi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy w relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej) podatnik będzie zobowiązany do udostępnienia faktury poza KSeF, w sposób uzgodniony z nabywcą.
W uproszczeniu proces korzystania z KSeF wygląda następująco:
-
- przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie do fakturowania,
- wysyła ją do KSeF, która po przetworzeniu uznawana jest za fakturę ustrukturyzowaną;
- nabywca pobiera ze swojego konta w KSeF tę fakturę i może ją zaksięgować w ewidencjach księgowych swojej firmy.
Jakich faktur nie dotyczy KSeF?
Zgodnie z artykułem 106ga ustawy o VAT, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczyć faktur wystawianych:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (procedura nieunijna VAT OSS, szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, procedura IOSS);
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach rozporządzenia wydanych na podstawie art. 106s.
Rozporządzenie, o którym piszemy w pkt 5 powyżej jest obecnie na etapie projektu. Projekt zakłada wyłączenie z KSeF dla:
-
- świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;
- świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;
- świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe;
- świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT (zasadniczo tzw. transakcje o charakterze finansowym);
- dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi w ramach tzw. samofakturowania, jeśli nabywca albo sprzedawca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) – w tym zakresie z pewną możliwością niekorzystania z wyłączenia i wystawiania faktur w KSeF.
Wdrożenie KSeF to proces wymagający czasu, zaangażowania i dobrej organizacji. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale również podatkowe i przekłada się na konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach.
Wraz z wejściem w życie KSeF Ministerstwo Finansów zapowiada uproszczenia i automatyzację. Będą one dla podatników szansą tylko pod warunkiem, że odpowiednio przygotują się do nadchodzących zmian.
