mar 30, 2026 | artykuły, blog
Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:
- problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
- problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
- problemy we współpracy z kontrahentami,
- problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.
W poprzednim wpisie przyglądaliśmy się dwóm pierwszych kategoriom. Dziś, omówimy kolejne dwie.
Problemy we współpracy z kontrahentami
Główne problemy we współpracy z kontrahentami wynikają z budowy schemy faktury ustrukturyzowanej. Zawiera ona bowiem ścisłe wytyczne w zakresie umieszczania obligatoryjnych elementów faktury, pozostawiając podatnikom pewną dozę swobody w wyborze miejsc, w których będą umieszczane elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obowiązkowe.
Zamieszczenie takich, fakultatywnych elementów na fakturze ustrukturyzowanej może być natomiast istotne z wielu powodów. KSeF to quasi chmura z fakturami, na którą wpływają wszystkie faktury wystawione dla danego podatnika, na jego NIP. Dla ułatwienia ich rozdziału pomiędzy konkretnymi działami czy osobami, a ostatecznie dla dokonania dekretacji, księgowania i realizacji zapłaty za nie, pożądane jest więc, żeby na fakturze znalazły się dodatkowe dane pozwalające na jej powiązanie z określonym wydatkiem.
Jest to jednak o tyle utrudnione, że podanie dodatkowych danych zależy właściwie od decyzji wystawcy faktury (która powinna oczywiście uwzględniać kwestie biznesowe). Prośby w tym zakresie są natomiast nierzadko ignorowane, czy to ze względu na niechęć do dokładania sobie pracy, czy to ze względu na ograniczenia systemowe.
Często też, nawet jeśli kontrahenci decydują się umieszczać dodatkowe elementy, wybierają do prezentacji tych samych danych różne miejsca faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, odbiorcy faktur nie są w stanie wdrożyć pełnej automatyzacji i muszą sięgać po ręczne rozwiązania w celu właściwego zadekretowania i zaksięgowania faktury.
Ten sam problem dotyka też z drugiej strony wystawców faktur – otrzymują oni od kontrahentów prośby o umieszczanie takich samych danych w różnych miejscach faktury. Często jest to natomiast niemożliwe ze względu na ograniczenia systemu i przystosowanie go do umieszczania jednej danej w konkretnym miejscu.
Koszty wdrożenia KSeF
W teorii korzystanie z KSeF powinno być darmowe. Ministerstwo Finansów uruchomiło bowiem bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika, a także przeprowadzało szereg nieodpłatnych szkoleń. W praktyce jednak, korzystanie z ministerialnych udogodnień ma sens wyłącznie w przypadku niewielkich działalności gospodarczych i jest problematyczne w podmiotach o rozbudowanych, licznych procesach. W ich przypadku, konieczne było dostosowanie wewnętrznych systemów, procedur i procesów do pracy w KSeF, co wiązało się z wydatkami, które sami przedsiębiorcy określają jako „potężne” lub „horrendalne”. Do tego doszły także wydatki na dostosowanie się do nowej schemy JPK_VAT zmienianej w związku z wejściem w życie KSeF.
Podatnicy często wskazują, że ponoszone przez nich koszty są niewspółmierne do korzyści osiąganych przez Ministerstwo Finansów, które (zdaniem przedsiębiorców) już dziś dysponuje dużą dozą informacji o nich.
Podsumowanie
Praktyka pokazuje, że największe wyzwania związane z KSeF nie wynikają wyłącznie z samej technologii, ale z jej wpływu na relacje biznesowe i codzienne procesy operacyjne. Brak jednolitego podejścia do danych fakultatywnych oraz ograniczenia systemowe po obu stronach transakcji realnie utrudniają automatyzację i zwiększają nakład pracy po stronie działów finansowych.
Jednocześnie wdrożenie KSeF oznacza dla wielu podmiotów istotne nakłady, zarówno technologiczne, jak i organizacyjne, które w praktyce znacząco wykraczają poza korzystanie z udostępnionych narzędzi publicznych.
Dlatego kluczowe staje się nie tylko techniczne dostosowanie do nowych wymogów, ale również uporządkowanie zasad współpracy z kontrahentami oraz właściwe zaprojektowanie procesów wewnętrznych. W tym obszarze wsparcie doradcy podatkowego pozwoli ograniczyć ryzyka, usprawnić wdrożenie i dostosować rozwiązania do realiów konkretnej organizacji.
mar 26, 2026 | artykuły, blog
Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:
- problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
- problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
- problemy we współpracy z kontrahentami,
- problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.
W dalszej części artykułu skupimy się na dwóch pierwszych obszarach.
Problemy z KSeF
Jednym z pierwszych, dość głośno komentowanych problemów związanych z działaniem KSeF była awaria profilu zaufanego. Wiele osób, które w początkowych dniach lutego próbowało zalogować się do KSeF tym kanałem, napotykała na informację o błędzie. Warto pamiętać, że awaria profilu zaufanego to nie awaria KSeF – podatnik powinien uwierzytelnić się w systemie innym sposobem i wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W praktyce okazało się też, że wprowadzony limit faktury (1MB) jest za niski dla dokumentów zawierających wiele pozycji, co zmusza podatników do dzielenia faktur na kilka mniejszych i sprawia, że ich kontrahenci otrzymują więcej dokumentów niż przed wejściem w życie KSeF. Proponowane przez Ministerstwo rozwiązanie polegające na indywidualnym zwiększeniu tego limitu nie działa, gdyż … MF długo rozpatruje wniosek, aby ostateczniej odmówić zwiększenia. Podobnie jest ze zgodą na załącznik ustrukturyzowany. Zdarza się, że mimo formalnych 3 dni na decyzję, Ministerstwo zwleka dłużej lub jej nie wydaje.
Przedsiębiorcy skarżą się również, że muszą utrzymywać wiele kanałów odbierania faktur, co, mimo zapowiadanej automatyzacji, dokłada pracy zespołom zakupowym. Podatnicy obawiają się także o bezpieczeństwo danych umieszczanych w KSeF i nie do końca wierzą zapewnieniom Ministerstwa Finansów, że wszystko jest przechowywane na serwerach w Polsce i jest bezpieczne.
Problemy z systemami księgowo-finansowymi
Najczęściej zgłaszanym problemem wynikającym z działania systemów księgowo-finansowych była kwestia wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorcy wskazują, że ich systemy generują wizualizacje w sposób nieprawidłowy, co utrudnia odszyfrowanie xml i dostarcza dodatkowej pracy zespołom księgowym. Trudno także wizualizować wszystkie faktury ręcznie, poprzez Aplikację Podatnika, choć mogłoby to rozwiązać problem nieprawidłowości. Należy wskazać, że o ile posługiwanie się nieprawidłową wizualizacją na potrzeby wewnętrzne nie powinno wiązać się z żadnym ryzykiem, o tyle przed wysyłką jej kontrahentowi zalecane jest naprawienie błędów. Ministerstwo Finansów dość jasno wskazuje bowiem, że wizualizacja powinna zasadniczo odzwierciedlać xml.
Często podnoszoną kwestią są także tzw. „niewidoczne” faktury, wystawione przez podatnika, z nadanym numerem KSeF, ale niepojawiające się na koncie KSeF nabywcy. Techniczne problemy, związane z integracją wewnętrznego systemu z KSeF, czy też z generowaniem prawidłowych kodów QR to jedne z podstawowych wyzwań przedsiębiorców, wymagające sporego nakładu pracy i długich przygotowań.
Podsumowanie
Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazały, że największe wyzwania mają charakter zarówno systemowy, jak i operacyjny. Z jednej strony przedsiębiorcy mierzą się z ograniczeniami i niedoskonałościami samego systemu, z drugiej – z koniecznością dostosowania własnych narzędzi oraz procesów do nowych realiów.
W kolejnym wpisie przyjrzymy się szerzej pozostałym, wskazanym wyżej problemom.
mar 16, 2026 | artykuły, blog
Plan ogólny zamiast studium
Już w tym roku sporządzane przez gminy studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego przestaną obowiązywać i zostaną zastąpione przez plany ogólne. Przeprowadzana reforma planistyczna zobowiązuje bowiem gminy do uchwalenia do 1 lipca 2026 roku planów ogólnych jako podstawowych dokumentów planistycznych. Rada Ministrów proceduje obecnie projekt, aby wydłużyć ten termin do 1 września.
W przeciwieństwie do studium, które jest wyłącznie wewnętrznym dokumentem i nie ma charakteru aktu prawa miejscowego, plan ogólny jest aktem prawa miejscowego.
Plan ogólny powinien zawierać politykę przestrzenną gminy i wyznaczać w niej strefy planistyczne. Na jego podstawie i w oparciu o jego wytyczne, mają być natomiast przyjmowane miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego i wydawane decyzje o warunkach zabudowy.
Zmiany w zakresie wydawania WZ
Od 1 lipca 2026 roku (o ile przepisy nie wydłużą terminu) decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (tzw. „WZ”) będą mogły być wydane wyłącznie dla tych nieruchomości gruntowych, które w planie ogólnym znajdą się w obszarze uzupełnienia zabudowy („OUZ”).
Obszar taki wyznacza gmina, jednak musi on spełniać określone kryteria – przede wszystkim obejmować skupisko minimum pięciu budynków, z których każdy położony jest nie dalej niż 100 metrów od obrysu przynajmniej jednego innego obiektu należącego do tego samego skupiska. W praktyce oznacza to, że wiele działek – szczególnie położonych na peryferiach gmin lub w niemal niezamieszkanych rejonach – nie zostanie zaliczonych do obszaru uzupełnienia zabudowy, mimo że obecnie wciąż można na nich realizować inwestycje budowlane.
Warto zauważyć, że takie ograniczenia mogą dotknąć bardzo dużą liczbę nieruchomości. Według danych miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego obejmują jedynie 32-34% powierzchni kraju. Na pozostałych terenach o możliwości zabudowy nadal decydują wyłącznie decyzje o warunkach zabudowy.
Oznacza to, że istotnie spaść może liczba wydawanych WZ, a znaczna część gruntów w Polsce będzie objęta wyłącznie planem ogólnym
Jak ta zmiana wpłynie na opodatkowanie VAT dostawy gruntów niezabudowanych?
Zgodnie z ustawą o VAT zwalnia się z opodatkowania podatkiem od towarów i usług dostawę terenów niezabudowanych innych niż tereny budowalne. Przepisy wyjaśniają, że terenami budowlanymi są grunty przeznaczone pod zabudowę zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku braku takiego planu – zgodnie z decyzją o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
Do tej pory, w sytuacjach, gdy dla danego terenu brak było zarówno miejscowego planu, jak i decyzji WZ, a jedynym obowiązującym dokumentem było studium, zarówno organy podatkowe, jak i sądy stwierdzały, że nawet jeśli studium przewiduje, że na danym terenie można wznieść zabudowę, nie ma ono znaczenia dla celów opodatkowania VAT. W konsekwencji, dostawa gruntu, nieobjętego ani miejscowym planem, ani WZ, może korzystać ze zwolnienia z VAT.
Czy taka wykładnia utrzyma się względem planów ogólnych?
Wydaje się, że tak.
Formalnie, przepisy ustawy o VAT odwołują się bowiem wyłącznie do przeznaczenia terenu w miejscowym planie, a w przypadku jego braku, w decyzji WZ. Nie zawierają one postanowień dotyczących planu ogólnego i na ten moment nie jest planowana ich nowelizacja. Podstawowa, literalna wykładania ustawy o VAT prowadziłaby więc do wniosku, że postanowienia planu ogólnego powinny pozostawać bez znaczenia dla opodatkowania VAT dostawy terenów niezabudowanych. W konsekwencji, dla opodatkowania VAT plan ogólny powinien mieć takie znaczenie, jakie ma studium, czyli w zasadzie żadne.
Niemniej – czy taką wykładnię przyjmą sądy administracyjne i organy podatkowe?
Powinny. Trudno bowiem znaleźć uzasadnienie dla innej interpretacji. Niemniej, nie można wykluczyć, że z uwagi na fakt, że plan ogólny, w przeciwieństwie do studium, jest aktem prawa miejscowego, organy podatkowe będą próbowały wnioskować, że ma on znaczenie dla opodatkowania VAT. Taka, potencjalna interpretacja mogłaby też być podyktowana względami ekonomicznymi. Trudniejsze pozyskiwanie WZ i brak planów miejscowych mogłyby prowadzić do sytuacji, w której dostawa pewnej części sprzedawanych działek z uwagi na objęcie wyłącznie planem ogólnym, nawet jeśli wynikałoby z niego ich przeznaczenie budowlane, korzystałaby ze zwolnienia z VAT.
Istotą art. 43 ust. 1 pkt 9 ustawy o VAT i będącego jego podstawą art. 135 ust. 1 lit. k Dyrektywy VAT jest natomiast zwolnienie z opodatkowania dostawy terenów niezabudowanych, innych niż tereny budowlane.
Z tego powodu, pomimo braku zmian w przepisach, może okazać się, że ich interpretacja ulegnie zmianie. Jeśli więc planujecie Państwo sprzedaż działki niezabudowanej, dla której brak jest miejscowego planu i decyzji o warunkach zabudowy, po uchwaleniu planu ogólnego, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy w analizie, czy plan ogólny wpłynie na konsekwencje sprzedaży w VAT oraz w razie potrzeby w przygotowaniu wniosku o interpretację indywidualną.
mar 16, 2026 | artykuły, blog
Ostatnie miesiące upłynęły przedsiębiorcom pod znakiem jednego hasła: KSeF. Reforma wprowadzająca elektroniczne fakturowanie w praktyce stała się jednym z największych wyzwań organizacyjnych i technologicznych ostatnich lat.
Choć luty miał być jedynie pierwszym etapem wdrożenia systemu, szybko pokazał, jak wiele podmiotów nie przygotowało się do zmian z odpowiednim wyprzedzeniem. Część firm zobowiązanych do korzystania z KSeF nie zdążyła z implementacją i wciąż kontynuuje dotychczasowy sposób wystawiania faktur, informując swoich klientów, że rozwiązanie tymczasowe pozostaje dla nich właściwe, i że jest to akceptowalna praktyka.
Luty – obowiązek odbierania faktur z KSeF dla wszystkich
Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF od lutego objął przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, to wszyscy, którzy realizują transakcję z większymi podatnikami, niezależnie od wielkości własnych obrotów, powinni od tego momentu pobierać i odczytywać faktury trafiające do systemu.
Co to oznacza w praktyce?
Podmioty, które nie musiały jeszcze wdrożyć elementu sprzedażowego, muszą i tak radzić sobie z odbiorem faktur. Innymi słowy: KSeF dotyczy już każdego w jego codziennej pracy.
Kwiecień – druga tura obowiązków
Kolejny etap reformy rusza już w kwietniu. To moment, w którym niemal wszystkie pozostałe podmioty będą musiały wystawiać faktury w KSeF.
Co to oznacza w praktyce?
Przede wszystkim to, że przedsiębiorcy powinni być gotowi na pełną integrację z KSeF i dostosowanie procesów nie tylko do odbierania, ale także do wystawiania faktur.
Co więcej, wszelkie braki organizacyjne i systemowe mogą realnie zacząć blokować pracę działów księgowo-finansowych, a także negatywnie wpływać na funkcjonowanie biznesu i cash flow.
Wdrażamy KSeF u naszych klientów i widzimy realne wyzwania
Nasze wspólne wdrożenia z przedsiębiorcami jasno pokazują, gdzie pojawiają się najważniejsze wyzwania, oraz potwierdzają, że firmy często dostrzegają je dopiero w praktyce — w realnej pracy z KSeF, zarówno przy wystawianiu, jak i odbiorze faktur.
Wnioski z naszej pracy przedstawimy podczas webinaru – KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem.
Nie będziemy rozmawiać wyłącznie o tym, co już znamy z mediów. Opowiemy o realnych problemach, wyzwaniach i doświadczeniach przedsiębiorców.
Porozmawiamy na temat tego, jakie wnioski nasuwają się po pierwszym miesiącu funkcjonowania z KSeF oraz jakie decyzje warto podjąć jeszcze przed startem.
Zapisz się już teraz! 👉 KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem
gru 10, 2025 | artykuły, blog
W czasach, gdy cyfryzacja wielu aspektów działalności gospodarczej staje się faktem, wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana w zakresie sposobu fakturowania – to realna zmienna, która dotyka konkretne działy: zakupów, sprzedaży i logistyki. W jaki sposób? Wyjaśniamy poniżej.
Dział sprzedaży:
Choć terminy wystawiania faktur pozostaną niezmienione, przygotowanie faktur „w ostatniej chwili” może być zagrożone. Przepisy przewidują bowiem jeden dzień roboczy, liczony od dnia wystawienia faktury w wewnętrznym systemie, na przesłanie jej do KSeF. Może to okazać się za krótkim czasem na zachowanie ustawowego terminu, np. w przypadku awarii po stronie podatnika. Za fakturę ustrukturyzowaną zostanie natomiast uznany dokument z przydzielonym numerem KSeF. Pozostawienie procesu fakturowania na ostatnią chwilę może spowodować, że faktury nie zostaną wystawione w terminach przewidzianych w przepisach.
Ponadto, zniknie pewna dowolność w wyglądzie faktur. Ich kształt będzie musiał zostać dostosowany do obowiązującej schemy, a wszelkie elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obligatoryjne, umieszczone w wybranych polach, w granicach, jakie wyznacza schema faktury ustrukturyzowanej. Co więcej, faktura będzie mogła zostać wgrana do systemu wyłącznie przez osobę wcześniej uprawnioną.
W efekcie, żeby proces sprzedaży przebiegał w sposób niezakłócony, działy sprzedaży powinny trzymać się wcześniej ustalonych procedur, wyznaczających m.in. moment wystawienia dokumentu, jego poprawność formalną, czy proces autoryzacji w KSeF.
Dział zakupów:
Faktury od dostawców będą odbierane przez KSeF, niemniej KSeF nie poinformuje podatnika o tym, że na jego konto wpłynął nowy dokument. Dział zakupów powinien więc wprowadzić ścieżkę kontroli, czy faktura jest już w systemie, a następnie sprawdzić jej kompletność i poprawność. Wyzwaniem będzie też powiązanie faktury z konkretnym wydatkiem poniesionym w organizacji – dokumenty nie będą bowiem trafiały do osoby inicjującej dany wydatek, ale do ogólnego zbioru faktur zakupowych, jakim będzie KSeF.
To z pewnością wymaga współpracy z kontrahentami, integracji z księgowością oraz opracowania nowych procedur odbioru dokumentów.
Dział logistyki:
Chociaż logistyka co do zasady nie wystawia faktur, to procesy związane z fakturowaniem mogą dotknąć ten dział np. przy wysyłce towaru, gdy z uwagi na potrzeby kontrahenta albo w związku z formalnościami eksportowymi, faktura powinna być wysłana wraz z dostarczanym towarem.
Z tych powodów logistyka powinna być włączona w procedury KSeF-owe, dotyczące np. posługiwania się i przekazywania kontrahentom stosownych dokumentów jeszcze przed wysyłką faktury do KSeF, odbierania i wydawania innej dokumentacji, związanej z fakturami (np. potwierdzeń odbioru towarów, protokołów), zapewnienia zgodności danych (np. ilości, ceny, kontrahenta) między systemem logistycznym a KSeF.
Co Państwa firma może zrobić już teraz, by wykorzystać KSeF jako przewagę, a nie jako zagrożenie? Rekomendujemy:
-
- Zmapowanie procesów: kto w firmie wystawia faktury, kto je odbiera, jakie są powiązania pomiędzy działami zakupów, sprzedaży i logistyki.
- Sprawdzenie integracji: czy systemy sprzedażowe są przygotowane na wysyłkę/ fakturowanie przez KSeF, czy system zakupowy może automatycznie pobierać faktury z KSeF.
- Ustalenie procedur dla działów sprzedaży, zakupu i logistyki, zapobiegających przestojom w prowadzeniu sprzedaży, wystawianiu i odbiorze faktur.
Podsumowując, KSeF to więcej niż „nowy system fakturowania”. To również zmiana w obiegu dokumentów, w integracji działów i w sposobie pracy. Firmy, które w proces wdrażania KSeF włączą działy zakupów, sprzedaży i logistyki mogą przekształcić to w swoją przewagę, prowadzącą do szybszych procesów, mniejszej liczby błędów, czy lepszych relacji z kontrahentami.
