OC zarządu to za mało …

Rosnąca presja na uszczelnianie systemu podatkowego sprawia, że odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe przestaje być wyłącznie problemem działu księgowości czy członków zarządu. Dzięki takim narzędziom jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz JPK_CIT administracja skarbowa uzyskuje dostęp do coraz większej ilości danych, co pozwala skuteczniej identyfikować nieprawidłowości.

Dodatkowym impulsem do wdrażania rozwiązań z zakresu ładu podatkowego są procedowane zmiany Ordynacji podatkowej. Zakładają one zastąpienie odpowiedzialności subsydiarnej odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe spółki. Jednocześnie jednym z podstawowych argumentów przemawiających za zwolnieniem z odpowiedzialności ma być wykazanie dochowania należytej staranności. Oznacza to, że dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie przedsiębiorstwem coraz większe znaczenie będzie miało nie tylko prawidłowe wykonywanie obowiązków podatkowych, ale również możliwość wykazania, że w spółce funkcjonują odpowiednie procedury i mechanizmy nadzoru nad rozliczeniami podatkowymi.

Odpowiedzialność może objąć nie tylko zarząd

Projektowane regulacje zakładają możliwość objęcia odpowiedzialnością nie tylko osób formalnie pełniących funkcje w zarządzie, lecz także tych, które faktycznie wpływają na sposób prowadzenia przedsiębiorstwa. Znaczenie będzie miał nie tylko zakres obowiązków wynikający z dokumentów korporacyjnych, lecz przede wszystkim rzeczywisty wpływ na podejmowane decyzje oraz organizację procesów podatkowych.

Jednocześnie przewiduje się możliwość uwolnienia od odpowiedzialności, jeżeli dana osoba wykaże spełnienie jednej z określonych przesłanek, w szczególności:

• podjęcie działań, które doprowadziły do zmniejszenia zaległości podatkowych w przeważającej części, tj. co najmniej o 50%;
• dochowanie należytej staranności przy wykonywaniu obowiązków oraz w zarządzaniu przedsiębiorstwem, zwłaszcza w zakresie zapobiegania powstawaniu zaległości podatkowych.

W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera ład podatkowy. Dobrze zaprojektowane procedury pozwalają uporządkować procesy wewnętrzne, jasno określić zakres odpowiedzialności poszczególnych osób i działów oraz ograniczyć ryzyko błędów podatkowych.

W praktyce oznacza to konieczność nie tylko prawidłowego wykonywania obowiązków podatkowych, ale również odpowiedniego dokumentowania procesów decyzyjnych, nadzoru nad rozliczeniami oraz sposobu identyfikowania i ograniczania ryzyk podatkowych. To właśnie te elementy mogą mieć kluczowe znaczenie przy wykazywaniu dochowania należytej staranności.

Czy ubezpieczenie OC członków władz spółki rozwiązuje problem?

W odpowiedzi na rosnące ryzyka prawne i podatkowe coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na zawarcie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków władz spółki.

Jest to dobrowolne ubezpieczenie przeznaczone dla członków zarządu oraz innych osób pełniących funkcje zarządcze. Jego celem jest zapewnienie ochrony w sytuacji, gdy ponoszą one odpowiedzialność za szkody wynikające z niewłaściwego wykonywania powierzonych obowiązków.

Ubezpieczenie może zostać zawarte przez spółkę. Ochroną mogą być objęci m.in.: członkowie zarządu, członkowie rady nadzorczej, prokurenci czy dyrektorzy zarządzający. W określonych przypadkach polisa może obejmować również pracowników wykonujących obowiązki zarządcze lub osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli powierzono im określone kompetencje zarządcze na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa.

Zakres ochrony może obejmować odpowiedzialność za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, przykładowo wskutek niewłaściwego prowadzenia spraw spółki, braku nadzoru, niezłożenia w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości czy podejmowania błędnych decyzji gospodarczych skutkujących stratami finansowymi.

W przypadku odpowiedzialności za zaległości podatkowe ubezpieczyciel może pokrywać koszty obrony, a także, w granicach przewidzianych umową, należności wynikające z odpowiedzialności członków zarządu. Jednak zakres ochrony zawsze ograniczony jest postanowieniami umowy, wysokością sumy ubezpieczenia oraz przewidzianymi w niej limitami odpowiedzialności.

Ochrona ma swoje granice

Zakres ochrony ubezpieczeniowej nie jest nieograniczony. Standardowo polisy nie obejmują m.in.:

• szkód wyrządzonych umyślnie;
• szkód powstałych w wyniku popełnienia przestępstwa lub działania ukierunkowanego na osiągnięcie osobistej korzyści;
• roszczeń wynikających z postępowań wszczętych przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia;
• roszczeń wynikających z okoliczności znanych ubezpieczonemu przed zawarciem umowy, które nie zostały ujawnione ubezpieczycielowi;
• roszczeń zgłoszonych w poprzednich okresach ubezpieczenia;
• odpowiedzialności wynikającej z umownego rozszerzenia odpowiedzialności ponad zakres przewidziany przepisami prawa.

Dodatkowo zarówno ubezpieczający, jak i ubezpieczony są zobowiązani do podejmowania działań zmierzających do zapobiegania szkodzie lub ograniczania jej rozmiarów. W konsekwencji nawet szeroka ochrona ubezpieczeniowa nie zwalnia z obowiązku wdrożenia odpowiednich procedur oraz sprawowania bieżącego nadzoru nad procesami podatkowymi. To właśnie ład podatkowy pozwala ograniczać ryzyko powstania zdarzeń, których polisa może nie obejmować.

OC nie zastąpi należytej staranności

Ubezpieczenie OC członków władz spółki może stanowić istotny element systemu zarządzania ryzykiem, jednak nie zapewnia pełnego bezpieczeństwa. Bez dochowania należytej staranności, regularnego przeglądu procedur wewnętrznych oraz jasnego podziału odpowiedzialności w organizacji sama polisa nie zagwarantuje ochrony przed konsekwencjami rozszerzania odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe.

Dlatego już dziś warto zweryfikować funkcjonujące procesy podatkowe, przeprowadzić przegląd obowiązujących procedur, jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za poszczególne obowiązki oraz regularnie monitorować skuteczność przyjętych rozwiązań.

Projektowane zmiany pokazują, że odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe przestaje być wyłącznie formalnym obowiązkiem członków zarządu. Coraz większe znaczenie będzie miał rzeczywisty wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz sposób organizacji procesów podatkowych. W takich warunkach ubezpieczenie OC może stanowić istotny element ochrony, jednak nie zastąpi należytej staranności, skutecznych procedur i właściwego nadzoru. To właśnie dobrze zaprojektowany ład podatkowy może okazać się najskuteczniejszym zabezpieczeniem przed ryzykiem odpowiedzialności.

Jeżeli chcieliby Państwo zweryfikować funkcjonujące w organizacji procesy podatkowe lub ocenić poziom przygotowania spółki do projektowanych zmian, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.