Odpowiedzialność osób zarządzających za zaległości podatkowe
Projekt UC138, dotyczący odpowiedzialności solidarnej osób zarządzających za zaległości podatkowe spółek przechodzi kolejne zmiany. W wersji opublikowanej 12 października 2026 r. utrzymano główne założenia reformy, a część proponowanych rozwiązań dodatkowo zaostrzono.
Kluczowe znaczenie ma mieć nie tylko samo powstanie zaległości podatkowej, lecz również to, czy osoba zarządzająca dochowała należytej staranności, aby zapobiec jej powstaniu. Odpowiedzialność ma przy tym obejmować nie tylko formalnych członków zarządu, lecz również osoby faktycznie kierujące sprawami spółki.
Co zmienia się w najnowszej wersji projektu?
- Jeszcze większy nacisk na należytą staranność i tax governance
Kluczowe znaczenie ma mieć sposób organizacji funkcji podatkowej w spółce. Od zarządu nie oczekuje się kontroli każdej pojedynczej transakcji, lecz zapewnienia takich rozwiązań organizacyjnych i proceduralnych, które pozwalają monitorować prawidłowość rozliczeń podatkowych i odpowiednio reagować na nieprawidłowości.
W projektowanym modelu szczególnego znaczenia nabierze możliwość wykazania, że osoba zarządzająca dochowała należytej staranności w zapobieganiu powstawaniu zaległości podatkowych. Samo zapewnienie, że nadzór nad rozliczeniami był sprawowany prawidłowo, może okazać się niewystarczające.
W praktyce na znaczeniu zyskają więc procedury podatkowe, system kontroli wewnętrznej, nadzór nad rozliczeniami, dokumentowanie istotnych decyzji oraz reakcja na zidentyfikowane ryzyka podatkowe. Istotne będzie przy tym nie tylko istnienie odpowiednich rozwiązań, ale również możliwość wykazania, że rzeczywiście funkcjonowały w spółce.
- Odpowiedzialność osób faktycznie zarządzających spółką
Projekt nadal przewiduje możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności nie tylko formalnych członków zarządu, lecz również osób faktycznie zarządzających spółką.
Opublikowane uzasadnienie doprecyzowuje pojęcie osoby faktycznie zarządzającej. Decydujące znaczenie ma mieć nie tylko formalnie zajmowane stanowisko, ale również to czy dana osoba w rzeczywistości stanowi tzw. „niezależne centrum decyzyjne” i faktycznie kieruje sprawami spółki.
Projekt odwołuje się do dwóch modeli: de facto director, czyli osoby bezpośrednio wykonującej funkcje zarządcze, oraz shadow director – osoby pozostającej formalnie „w cieniu”, której wskazówkami faktycznie kieruje się zarząd.
Rozróżnienie to ma pozwolić na oddzielenie osób rzeczywiście zarządzających spółką od doradców, pełnomocników czy prokurentów, którzy działają jedynie w ramach powierzonych im kompetencji.
O zakresie odpowiedzialności ma zatem decydować rzeczywista rola danej osoby w zarządzaniu spółką, a nie wyłącznie jej formalne stanowisko.
- Zaostrzenie warunku uwolnienia się od odpowiedzialności: 75% zamiast ponad 50%
To jedna z najbardziej wymiernych zmian względem wcześniejszej wersji projektu.
Dotychczas zakładano, że działania osoby zarządzającej prowadzące do uregulowania zaległości podatkowej „w przeważającej części” mogą stanowić przesłankę uwolnienia się od odpowiedzialności. Próg ten określano jako ponad 50% zaległości.
Najnowsza wersja projektu podnosi wymagany poziom do co najmniej 75% zaległości podatkowej.
- Zabezpieczenie majątku jeszcze przed wydaniem decyzji o odpowiedzialności
Projekt przewiduje możliwość zabezpieczenia potencjalnego zobowiązania osoby trzeciej już w trakcie postępowania dotyczącego jej odpowiedzialności, a więc jeszcze przed wydaniem decyzji rozstrzygającej o tej odpowiedzialności.
Zabezpieczenie ma być uzależnione od spełnienia określonych przesłanek, w tym uprawdopodobnienia odpowiedzialności osoby trzeciej oraz wystąpienia uzasadnionej obawy niewykonania zobowiązania.
W praktyce oznacza to, że ryzyko ingerencji w majątek osoby zarządzającej może pojawić się jeszcze przed ostatecznym rozstrzygnięciem o jej odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki.
- Większe uprawnienia procesowe osób zarządzających
Projekt wzmacnia również prawa procesowe osób trzecich, umożliwiając im kwestionowanie ustaleń dotyczących istnienia i wysokości zaległości spółki oraz dostęp do akt postępowania wymiarowego.
Nowy projekt bardziej szczegółowo reguluje ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa oraz praw innych osób. Nadal przewidziano 14-dniowy termin dla spółki na wskazanie dokumentów wymagających ochrony, ale dodatkowo wyraźnie zaznaczono, że stanowisko spółki nie wiąże organu. To organ ma ostatecznie wyważyć ochronę informacji poufnych i prawo osoby trzeciej do obrony
- Planowane wejście w życie: 1 stycznia 2027 r.
W najnowszej wersji projektu zmieniono również planowany termin wejścia w życie nowych regulacji.
Zamiast 14 dni od ogłoszenia ustawy wskazano 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z projektowanymi przepisami przejściowymi, nowe zasady odpowiedzialności mają być stosowane do zaległości podatkowych powstałych od dnia wejścia ustawy w życie.
Co oznaczają projektowane zmiany dla osób zarządzających?
Najnowsza wersja projektu UC138 potwierdza istotną zmianę podejścia do odpowiedzialności osób zarządzających za zaległości podatkowe spółek. Ciężar odpowiedzialności przesuwa się z działań podejmowanych dopiero w sytuacji problemów finansowych spółki na ocenę tego, jak wcześniej zarządzano jej ryzykiem podatkowym.
W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera funkcjonujący ład podatkowy. Procedury istniejące wyłącznie „na papierze” mogą okazać się niewystarczające. Istotna będzie możliwość wykazania, jak w praktyce monitorowano rozliczenia, identyfikowano ryzyka, przekazywano informacje osobom zarządzającym oraz reagowano na nieprawidłowości.
Choć prace legislacyjne nadal trwają, warto już teraz zweryfikować funkcjonujące w spółce mechanizmy zarządzania ryzykiem podatkowym, podział odpowiedzialności oraz sposób dokumentowania nadzoru nad rozliczeniami.
