Ministerstwo Finansów, 11 kwietnia 2025 r. udostępniło nową wersję projektu nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającego obowiązkowy KSeF. Nie zmieniono założenia, zgodnie z którym najwięksi polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania e-faktury w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od kwietnia 2026 r.
Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r. będzie dotyczył podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Zmieniono przy tym podstawę kwalifikacji – limit sprzedaży będzie analizowany za rok 2024, a nie 2025. Dzięki temu przedsiębiorcy znacznie wcześniej będą mogli określić, kiedy obowiązek ich obejmie. Nowelizacja ustawy o VAT, w tym także wprowadzenie obowiązkowego systemu e-faktur (KSeF), wiąże się z istotnymi modyfikacjami, które będą miały wpływ na przedsiębiorców i sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiamy kluczowe zmiany:
Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-faktur (KSeF)
Obowiązek wystawiania e-faktur:
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur dotyczyć będzie dużych podatników, tj. firm, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczy 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. system wejdzie w życie dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników (tj. osób, których transakcje obejmują niewielkie kwoty – do 450 zł za pojedynczą fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie) – którzy będą objęci obowiązkowym KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Dodatkowo Ministerstwo proponuje przedłużenie do końca 2026 roku możliwości wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących i odroczenie do końca 2026 roku obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, w tym tych realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Nowe zasady dotyczące e-faktur w trybie offline
Wprowadzono stałą możliwość wystawienia faktury elektronicznej poza systemem KSeF w tzw. trybie offline24. Faktura taka będzie musiała zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. w przypadku braku dostępu do KSeF datą wystawienia widoczną w systemie będzie zawsze data wystawienia faktury, a nie wprowadzenia do KSeF).
Tryb offline będzie stosowany w przypadku:
- awarii systemów po stronie podatnika,
- braku dostępu do Internetu,
- sprzedaży dla konsumentów i odbiorców zagranicznych,
- wystawiania faktur w warunkach operacyjnych utrudniających natychmiastową komunikację z KSeF.
Należy jednak pamiętać, że korzystanie z trybu offline będzie wymagało nowego certyfikatu wystawcy faktury. Podatnicy będą mieć możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. Certyfikat ten będzie potrzebny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Faktury papierowe do końca 2026 r.
Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku dla mikroprzedsiębiorców zostanie wprowadzony tzw. okres przejściowy, dzięki którym będą mogli wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem, że faktura dotyczy transakcji, której łączna wartość należności nie przekracza 450 zł, a miesięczna wartość sprzedaży, która wymaga udokumentowania takimi fakturami, nie przekroczy 10 tys. zł.
Załącznik do faktury
Przedsiębiorcy będą mogli przesyłać faktury z załącznikami po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać już od 1 stycznia 2026 r.
W opublikowanym projekcie możemy dostrzec zmianę dotyczącą możliwości przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Ministerstwo w uzasadnieniu projektu zaznacza, iż: „Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.”
Projektodawca zaznacza, że dodanie tzw. załącznika do wzoru e-faktury może skutkować umieszczeniem w nim obowiązkowych elementów faktury, określonych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub danych bezpośrednio związanych z tymi obowiązkowymi elementami.
W załącznikach tych będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury, nie może to być dowolny zakres danych. Załącznik nie będzie mógł zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac, czy protokołu odbioru. Te dokumenty będą wysyłane poza systemem KSeF.
Inne zmiany
- Podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego w VAT do kwoty 240 000 zł. Każdy, kto przekroczy ustalony limit, zobowiązany jest do rejestracji jako podatnik VAT i rozliczania podatku VAT,
- Prowadzenie wymogu podania na fakturze NIP jednostki podległej JST,
- Możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur dla konsumentów,
- Faktury dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania e-faktur w systemie KSeF. Możliwość ich wystawiania w systemie KSeF planowana jest od 1 kwietnia 2026 r.
Udostępnienie funkcjonalności obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym planowane jest od 1 listopada 2025 r., co umożliwi podatnikom przeprowadzenie testów przed pełnym wdrożeniem systemu. Przedsiębiorcy mają przed sobą kluczowy okres adaptacyjny w związku z nadchodzącymi zmianami w systemie KSeF. Choć zmiany te są krokiem w stronę uproszczenia i cyfryzacji, to ich wdrożenie wymaga odpowiedniego przygotowania, szczególnie w zakresie korzystania z e-faktur i systemu KSeF. Zmiany te, mimo że pozytywne, oznaczają dla firm obowiązek adaptacji do nowego systemu w krótkim czasie. Z tego względu zalecamy niezwłoczne zapoznanie się z planowanymi zmianami i rozpoczęcie działań przygotowawczych.