KSeF nadchodzi i zmieni sposób, w jaki będziemy wystawiać odbierać faktury, a także wpłynie na sposób realizacji części procesów wewnątrz organizacji. W procesie przygotowania, większość firm skupia się na integracji z KSeF i umożliwieniu wysyłki i odbioru faktur, a nie na tym, co się może wydarzyć w praktyce. Poniżej przedstawiamy trzy pułapki, w które przedsiębiorcy – pomimo świadomości konieczności przygotowania do KSeF i poczynienia kroków w tym zakresie – mogą wpaść oraz podpowiadamy, jak ich uniknąć.
- Brak realistycznego testu oraz procedury awaryjnej
Choć firma może przejść test w udostępnionym środowisku KSeF, to wersja testowa może nie odzwierciedlać codziennego życia organizacji (np. dużego wolumenu faktur, wielopoziomowej akceptacji lub dekretacji dokumentów, czy też zaangażowania kilku działów w dany proces).
Brak zaplanowanego trybu „offline/awaryjnego” może spowodować, że w momencie niedostępności systemu sprzedaż/księgowość stanie w miejscu.
Rozwiązanie? Zaplanuj procedurę awaryjną – co robisz, gdy KSeF nie działa? Jakie działania podejmiesz, jeśli problemy z połączeniem z KSeF będą wynikały z przyczyn leżących po Twojej stronie i kto będzie w tym zakresie decyzyjny? Czy i jak wystawisz faktury w trybach offline?
- Dane i procedury „na papierze” vs rzeczywistość systemu
KSeF zweryfikuje faktury pod względem technicznym i tego, czy zostały wystawione przez osobę uprawnioną. Jednak to od dostosowania wewnętrznych procedur podatnika zależy, czy faktura sprzedaży rzeczywiście zostanie wystawiona w sposób prawidłowy, a faktura zakupowa odpowiednio zadekretowana. Brak zmapowania faktur sprzedażowych do schemy faktury ustrukturyzowanej, a także brak komunikacji z kontrahentem w zakresie umieszczania na fakturach dodatkowych danych, może powodować, że ale to nie znaczy, że kontrahent czy Twoje wewnętrzne procedury są dostosowane. Faktura może być „wystawiona”, ale jej odbiorca może mieć problem bowiem to poprawność wprowadzonych danych (np. NIP<, dane kontrahenta, kwoty) jest kluczowa.
Błędy = odrzucenia, opóźnienia, ryzyko sankcji.
Rozwiązanie? Przeprowadź audyt danych w systemach wewnętrznych oraz ustal ujednolicone procedury wprowadzania danych i walidacji przed wysyłką.
- Ignorowanie procesów między działami
Należy pamiętać, że KSeF to nie tylko obowiązek fakturowania, ale też zmiana, która realnie wpływa na cały proces: od działu sprzedaży, po księgowość, aż po zakupy. Firmy często nie zauważają wpływu na dział zakupów (odbiór faktury), logistykę (rozliczanie dostaw) czy relacje z dostawcami.
Co więcej, mniejsze firmy mogą sądzić, że KSeF jeszcze nie będzie ich dotyczył, a przecież będą już odbierać faktury od większych kontrahentów za pośrednictwem KSeF.
Rozwiązanie? Zmapuj procesy w swojej firmie end to end: to odbiera, jakie systemy są zaangażowane.
KSeF to oczywiście szansa, ale również ryzyko. Jeśli traktujesz go tylko jako „podłączamy fakturowanie”, możesz przegapić moment, kiedy system faktycznie zacznie działać i ujawni słabości w danych, procesach i współpracy między działami.
