W czasach, gdy cyfryzacja wielu aspektów działalności gospodarczej staje się faktem, wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana w zakresie sposobu fakturowania – to realna zmienna, która dotyka konkretne działy: zakupów, sprzedaży i logistyki. W jaki sposób? Wyjaśniamy poniżej.
Dział sprzedaży:
Choć terminy wystawiania faktur pozostaną niezmienione, przygotowanie faktur „w ostatniej chwili” może być zagrożone. Przepisy przewidują bowiem jeden dzień roboczy, liczony od dnia wystawienia faktury w wewnętrznym systemie, na przesłanie jej do KSeF. Może to okazać się za krótkim czasem na zachowanie ustawowego terminu, np. w przypadku awarii po stronie podatnika. Za fakturę ustrukturyzowaną zostanie natomiast uznany dokument z przydzielonym numerem KSeF. Pozostawienie procesu fakturowania na ostatnią chwilę może spowodować, że faktury nie zostaną wystawione w terminach przewidzianych w przepisach.
Ponadto, zniknie pewna dowolność w wyglądzie faktur. Ich kształt będzie musiał zostać dostosowany do obowiązującej schemy, a wszelkie elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obligatoryjne, umieszczone w wybranych polach, w granicach, jakie wyznacza schema faktury ustrukturyzowanej. Co więcej, faktura będzie mogła zostać wgrana do systemu wyłącznie przez osobę wcześniej uprawnioną.
W efekcie, żeby proces sprzedaży przebiegał w sposób niezakłócony, działy sprzedaży powinny trzymać się wcześniej ustalonych procedur, wyznaczających m.in. moment wystawienia dokumentu, jego poprawność formalną, czy proces autoryzacji w KSeF.
Dział zakupów:
Faktury od dostawców będą odbierane przez KSeF, niemniej KSeF nie poinformuje podatnika o tym, że na jego konto wpłynął nowy dokument. Dział zakupów powinien więc wprowadzić ścieżkę kontroli, czy faktura jest już w systemie, a następnie sprawdzić jej kompletność i poprawność. Wyzwaniem będzie też powiązanie faktury z konkretnym wydatkiem poniesionym w organizacji – dokumenty nie będą bowiem trafiały do osoby inicjującej dany wydatek, ale do ogólnego zbioru faktur zakupowych, jakim będzie KSeF.
To z pewnością wymaga współpracy z kontrahentami, integracji z księgowością oraz opracowania nowych procedur odbioru dokumentów.
Dział logistyki:
Chociaż logistyka co do zasady nie wystawia faktur, to procesy związane z fakturowaniem mogą dotknąć ten dział np. przy wysyłce towaru, gdy z uwagi na potrzeby kontrahenta albo w związku z formalnościami eksportowymi, faktura powinna być wysłana wraz z dostarczanym towarem.
Z tych powodów logistyka powinna być włączona w procedury KSeF-owe, dotyczące np. posługiwania się i przekazywania kontrahentom stosownych dokumentów jeszcze przed wysyłką faktury do KSeF, odbierania i wydawania innej dokumentacji, związanej z fakturami (np. potwierdzeń odbioru towarów, protokołów), zapewnienia zgodności danych (np. ilości, ceny, kontrahenta) między systemem logistycznym a KSeF.
Co Państwa firma może zrobić już teraz, by wykorzystać KSeF jako przewagę, a nie jako zagrożenie?
- Zmapowanie procesów: kto w firmie wystawia faktury, kto je odbiera, jakie są powiązania pomiędzy działami zakupów, sprzedaży i logistyki.
- Sprawdzenie integracji: czy systemy sprzedażowe są przygotowane na wysyłkę/ fakturowanie przez KSeF, czy system zakupowy może automatycznie pobierać faktury z KSeF.
- Ustalenie procedur dla działów sprzedaży, zakupu i logistyki, zapobiegających przestojom w prowadzeniu sprzedaży, wystawianiu i odbiorze faktur.
Podsumowując, KSeF to więcej niż „nowy system fakturowania”. To również zmiana w obiegu dokumentów, w integracji działów i w sposobie pracy. Firmy, które w proces wdrażania KSeF włączą działy zakupów, sprzedaży i logistyki mogą przekształcić to w swoją przewagę, prowadzącą do szybszych procesów, mniejszej liczby błędów, czy lepszych relacji z kontrahentami.
