Faktem stało się, że od lutego 2026 roku obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie. W związku z planowanym wprowadzeniem KSeF, Ministerstwo Finansów ogłosiło wdrożenie nowej funkcji – przesyłanie faktur do KSeF wraz załącznikami. Choć wydaje się to być dobrą i korzystną informacją dla przedsiębiorców, to już na tym etapie wiemy, że w praktyce sprawa okazuje się bardziej skomplikowana.
Zapraszamy do lektury poniższego artykułu, w którym przeprowadzimy Państwa przez ograniczenia, z którymi być może będą musieli się Państwo mierzyć już w 2026 roku.
KSeF wprowadza nową formę dokumentów sprzedaży. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana (e-faktura), czyli ujednolicona i odczytywalna przez oprogramowanie faktura w formacie xml, poddająca się wizualizacji. Rozwiązanie to umożliwia wystawianie faktur, ich przechowywanie i dostarczanie do odbiorców za pośrednictwem scentralizowanego systemu, a także zapewnia bieżący wgląd w faktury organom podatkowym.
W odpowiedzi na postulaty branż takich jak np. paliwowa, telekomunikacyjna czy energetyczna, które wystawiają faktury o zawierające znaczną liczbę danych, w tym danych umieszczanych zwyczajowo w załącznikach (np. informacje o punktach tankowania, czy punktach poboru energii), Ministerstwo Finansów zdecydowało się wdrożyć załącznik do faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z nowymi regulacjami w załączniku tym będzie można pokazywać rozbudowane dane podatkowe w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Taki załącznik również przybierze postać xml i będzie integralną częścią faktury wystawianej w KSeF. Opcja ta będzie dostępna po wcześniejszym zgłoszeniu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, co oznacza, że przedsiębiorcy będą mogli przesyłać faktury z załącznikami po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy.
Uwaga!
W uzasadnieniu do projektu Ministerstwa Finansów wskazano, że możliwe będzie dobrowolne dołączanie załączników do faktur w KSeF. Choć rozwiązanie nie jest obowiązkowe, ani ograniczone do konkretnych branż, skierowane jest głównie do firm przekazujących szczegółowe dane o jednostkach miary, ilości i cenach.
Mowa tu głównie o przedsiębiorcach z branż takich jak:
-
- branża energetyczna,
- branża paliwowa,
- branża gazowa,
- branża telekomunikacyjna.
Dlaczego właśnie te? Gdyż to właśnie podatnicy z tych branż najczęściej przesyłają wraz z fakturą szczegółowe zestawiania np. zestawienie zużycia mediów czy rozliczenie abonamentowych. Pojawia się więc pytanie, czy podatnicy działający w innych branżach, chcący skorzystać z załączników i w teorii mający taką możliwość, będą uzyskiwać odpowiednią zgodę organów podatkowych albo czy zgoda taka nie zostanie po czasie cofnięta.
Jak to będzie działać?
Aby wystawiać i przesyłać faktury z załącznikami, podatnik (lub wskazana osoba fizyczna) musi złożyć zgłoszenie do Szefa KAS za pomocą e-Urzędu Skarbowego.
Zgłoszenie powinno zawierać m.in.:
-
- sposób korzystania z funkcji,
- oświadczenie o świadomości konsekwencji nieprawidłowego wystawiania faktur.
Zgłoszenia będzie można zgłaszać od 1 stycznia 2026 r.
Dane wynikające z załącznika będą miały formę ustrukturyzowaną, w postaci bloków danych i tabel z opisami.
Co można, a czego nie można dołączyć?
W załącznikach będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury, nie może to być dowolny zakres danych.
Załącznik nie będzie mógł zawierać dokumentów w formie zdjęcia czy też pliku pdf, zawierających np. zakres i specyfikację czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru. Te dokumenty będą wysyłane poza systemem KSeF.
Co to oznacza w praktyce dla firm?
Choć możliwość dołączania załączników do faktur przesyłanych przez KSeF brzmi jak długo wyczekiwany krok w dobrą stronę, w rzeczywistości może oznaczać dla firm dodatkowe wyzwania organizacyjne i technologiczne – przedsiębiorcy będą musieli utrzymywać podwójny obieg dokumentów – faktura musi trafić do KSeF, natomiast wszelkie dodatkowe materiały, których nie będzie można zawrzeć w załączniku faktury ustrukturyzowanej, muszą zostać dodatkowo przesłane kontrahentowi.
W efekcie wiele firm stanie przed koniecznością:
-
- przebudowy procesów księgowych i dokumentacyjnych, aby uwzględnić nową dwuetapową logikę obiegu informacji,
- zainwestowania w komercyjne oprogramowanie do fakturowania, ponieważ bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów nie obsługuje załączników,
- zwiększenia nakładów na komunikację z kontrahentami, aby upewnić się, że otrzymali komplet dokumentów wymaganych w ramach transakcji.
Warto więc już teraz przeanalizować wewnętrzne procedury i zastanowić się, w jaki sposób zapewnić sprawny przepływ dokumentów po wejściu KSeF w życie w obowiązkowym zakresie.
