gru 10, 2025 | artykuły, blog
W czasach, gdy cyfryzacja wielu aspektów działalności gospodarczej staje się faktem, wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana w zakresie sposobu fakturowania – to realna zmienna, która dotyka konkretne działy: zakupów, sprzedaży i logistyki. W jaki sposób? Wyjaśniamy poniżej.
Dział sprzedaży:
Choć terminy wystawiania faktur pozostaną niezmienione, przygotowanie faktur „w ostatniej chwili” może być zagrożone. Przepisy przewidują bowiem jeden dzień roboczy, liczony od dnia wystawienia faktury w wewnętrznym systemie, na przesłanie jej do KSeF. Może to okazać się za krótkim czasem na zachowanie ustawowego terminu, np. w przypadku awarii po stronie podatnika. Za fakturę ustrukturyzowaną zostanie natomiast uznany dokument z przydzielonym numerem KSeF. Pozostawienie procesu fakturowania na ostatnią chwilę może spowodować, że faktury nie zostaną wystawione w terminach przewidzianych w przepisach.
Ponadto, zniknie pewna dowolność w wyglądzie faktur. Ich kształt będzie musiał zostać dostosowany do obowiązującej schemy, a wszelkie elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obligatoryjne, umieszczone w wybranych polach, w granicach, jakie wyznacza schema faktury ustrukturyzowanej. Co więcej, faktura będzie mogła zostać wgrana do systemu wyłącznie przez osobę wcześniej uprawnioną.
W efekcie, żeby proces sprzedaży przebiegał w sposób niezakłócony, działy sprzedaży powinny trzymać się wcześniej ustalonych procedur, wyznaczających m.in. moment wystawienia dokumentu, jego poprawność formalną, czy proces autoryzacji w KSeF.
Dział zakupów:
Faktury od dostawców będą odbierane przez KSeF, niemniej KSeF nie poinformuje podatnika o tym, że na jego konto wpłynął nowy dokument. Dział zakupów powinien więc wprowadzić ścieżkę kontroli, czy faktura jest już w systemie, a następnie sprawdzić jej kompletność i poprawność. Wyzwaniem będzie też powiązanie faktury z konkretnym wydatkiem poniesionym w organizacji – dokumenty nie będą bowiem trafiały do osoby inicjującej dany wydatek, ale do ogólnego zbioru faktur zakupowych, jakim będzie KSeF.
To z pewnością wymaga współpracy z kontrahentami, integracji z księgowością oraz opracowania nowych procedur odbioru dokumentów.
Dział logistyki:
Chociaż logistyka co do zasady nie wystawia faktur, to procesy związane z fakturowaniem mogą dotknąć ten dział np. przy wysyłce towaru, gdy z uwagi na potrzeby kontrahenta albo w związku z formalnościami eksportowymi, faktura powinna być wysłana wraz z dostarczanym towarem.
Z tych powodów logistyka powinna być włączona w procedury KSeF-owe, dotyczące np. posługiwania się i przekazywania kontrahentom stosownych dokumentów jeszcze przed wysyłką faktury do KSeF, odbierania i wydawania innej dokumentacji, związanej z fakturami (np. potwierdzeń odbioru towarów, protokołów), zapewnienia zgodności danych (np. ilości, ceny, kontrahenta) między systemem logistycznym a KSeF.
Co Państwa firma może zrobić już teraz, by wykorzystać KSeF jako przewagę, a nie jako zagrożenie?
- Zmapowanie procesów: kto w firmie wystawia faktury, kto je odbiera, jakie są powiązania pomiędzy działami zakupów, sprzedaży i logistyki.
- Sprawdzenie integracji: czy systemy sprzedażowe są przygotowane na wysyłkę/ fakturowanie przez KSeF, czy system zakupowy może automatycznie pobierać faktury z KSeF.
- Ustalenie procedur dla działów sprzedaży, zakupu i logistyki, zapobiegających przestojom w prowadzeniu sprzedaży, wystawianiu i odbiorze faktur.
Podsumowując, KSeF to więcej niż „nowy system fakturowania”. To również zmiana w obiegu dokumentów, w integracji działów i w sposobie pracy. Firmy, które w proces wdrażania KSeF włączą działy zakupów, sprzedaży i logistyki mogą przekształcić to w swoją przewagę, prowadzącą do szybszych procesów, mniejszej liczby błędów, czy lepszych relacji z kontrahentami.
gru 2, 2025 | artykuły, blog
Od 1 stycznia 2026 roku w życie wejdzie jedna z największych zmian dotyczących rynku pracy i rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma nowe uprawnienie – możliwość administracyjnego przekwalifikowania umów B2B i cywilnoprawnych na umowy o pracę, jeśli inspektor stwierdzi, że faktyczny sposób wykonywania pracy ma cechy stosunku pracy. Decyzje PIP będą natychmiast wykonalne, co oznacza, że skutki prawne pojawią się od razu, zanim przedsiębiorca zdąży złożyć odwołanie do sądu. W praktyce może to spowodować prawdziwy chaos w rozliczeniach podatkowych oraz wielokrotne korekty zeznań i zaliczek.
Nowe przepisy mają służyć uszczelnieniu systemu i ograniczeniu tzw. fikcyjnych B2B, które rząd ocenia na straty rzędu dwóch miliardów złotych rocznie. Przekwalifikowanie umowy na etat będzie wiązało się z koniecznością opłacania składek ZUS i NFZ oraz zaliczek na PIT od wynagrodzenia pracownika. Skutki wsteczne są jeszcze bardziej dotkliwe – jeśli decyzja PIP stanie się ostateczna, pracodawca będzie musiał uregulować zaległe składki i podatki za okres nawet kilku lat, a potrącenie należności od byłych kontraktorów jest w praktyce bardzo trudne. W przypadku kontraktu B2B o wartości 10 tysięcy złotych miesięcznie zaległość może sięgnąć nawet 360 tysięcy złotych za trzy lata.
Zmiany będą miały też poważne konsekwencje dla VAT. Przekwalifikowanie umowy może wymusić korektę deklaracji, a faktury wystawione wcześniej przez przedsiębiorcę mogą zostać uznane za „puste”, co ograniczy możliwość odzyskania zapłaconego podatku. Dodatkowo, odbiorcy usług mogą stracić prawo do odliczenia VAT naliczonego. W praktyce oznacza to, że firmy muszą liczyć się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem podatkowym, które nie kończy się w dniu decyzji PIP.
Dla przedsiębiorców przekształcenie umów cywilnoprawnych na etaty oznacza podwójne obciążenie – dopłaty za przeszłość i wyższe koszty w przyszłości. Dla domniemanych pracowników przekwalifikowanie skutkuje spadkiem wynagrodzenia netto, sięgającym 10–20 procent, ponieważ umowa o pracę wiąże się z pełnymi składkami i mniej korzystnymi zasadami opodatkowania PIT w porównaniu z B2B. Koszty pracodawcy rosną nawet o 30–40 procent, a znikają wszelkie preferencje podatkowe i składkowe, z których wcześniej korzystał kontraktor.
Największe zagrożenie wynika z natychmiastowej wykonalności decyzji PIP. Już od dnia jej doręczenia przedsiębiorca musi rozliczać współpracownika jak pracownika etatowego, a jeśli decyzja zostanie później uchylona przez sąd, konieczne będzie przywrócenie wcześniejszych rozliczeń, co oznacza kolejne korekty, zwroty i wyjaśnienia z fiskusem. Choć projekt ustawy wciąż jest procedowany, kierunek zmian jest jasny – uszczelnienie rynku i szerokie kontrole B2B. Już dziś firmy powinny przeanalizować swoje modele współpracy, ocenić ryzykowne umowy i przygotować się na możliwe korekty oraz wzrost kosztów, ponieważ skutki podatkowe nowych uprawnień PIP mogą być bardzo dotkliwe zarówno w krótkim, jak i długim terminie.
lis 27, 2025 | artykuły, blog
W ostatnich miesiącach w komunikatach ministerialnych i prasowych coraz częściej pojawiają się zapowiedzi zmian prowadzących do wzrostu obciążeń podatkowych. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów planowane są m. in.:
- podniesienie stawki ryczałtu w PIT dla podatników świadczących usługi dla podmiotów powiązanych,
- zaostrzenie kryteriów IP Box,
- ograniczenia w ramach tzw. estońskiego CIT,
- niekorzystne zmiany w zakresie fundacji rodzinnych,
- podwyżka akcyzy na alkohol i podatku od wygranych,
- podwyżka CIT dla banków.
Kierunek zapowiadanych zmian wskazuje na dążenie do zwiększenia wpływów budżetowych w kontekście prognozowanego spowolnienia gospodarczego.
Nie jest jednak pewne, czy zapowiadane podwyżki podatków wejdą w życie, m.in. ze względu na bieżącą sytuację polityczną oraz zapowiedzi dotyczące braku poparcia dla ustaw podnoszących obciążenia skarbowe.
Nie oznacza to jednak, że fiskus nie sięgnie głębiej do kieszeni podatników. Już wkrótce zyska bowiem dostęp do narzędzi zapewniających szeroki wgląd w sytuację podatkową przedsiębiorców i umożliwiających celniejsze typowanie podmiotów oraz obszarów do kontroli.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dostęp do niemal wszystkich faktur przedsiębiorcy.
Od 1 kwietnia 2026 roku, po wejściu w KSeF także mniejszych podatników, fiskus zyska dostęp niemal do wszystkich faktur wystawianych i otrzymywanych przez przedsiębiorców. Wraz z nim zgromadzi także wszelkie dane zamieszczane na fakturach.
Ponadto, KSeF nada przesłanym do niego fakturom swój własny, unikalny numer. Numer ten będzie następnie podawany w innych ewidencjach, księgach i dokumentach składanych przez podatników, dając organom podatkowym – za jego pośrednictwem – możliwość łatwego powiązania operacji gospodarczych przeprowadzanych przez przedsiębiorców z fakturami.
Co ciekawe, numer KSeF będzie wykorzystywany nie tylko na potrzeby raportowania VAT – podatnik będzie musiał oznaczyć numerem KSeF swoje faktury sprzedaży i zakupu, ale także do celów raportowania CIT i PIT. Numer ten pojawi się bowiem także w JPK_KR_PD, JPK_PKPIR, JPK_EWP, składanych w związku z rozliczeniami CIT i PIT, umożliwiając połączenie faktury z zapisem w księgach.
Z ostatnich zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika także, że numer KSeF będzie również obecny w strukturze JPK_MAG, a jego rolą miałaby być identyfikacja dowodu magazynowego związanego z fakturą wystawioną w tym systemie. Od 2027 roku numer KSeF będzie również obowiązkowo podawany w przelewach za faktury. Fiskus będzie mógł się więc nawet dowiedzieć, czy i ile wynagrodzenia otrzymał podatnik.
Z pozoru niewinny numer KSeF miałby więc stać się jedną z podstawowych danych dla organów podatkowych, dającą im wgląd w informacje o obrocie gospodarczym danej jednostki. Jej obecność w różnych raportowanych strukturach, pozwoli fiskusowi powiązać ze sobą wiele zmiennych i celniej typować podmioty i transakcje, które powinny zostać zweryfikowane.
JPK_CIT i JPK_PIT – księgi podatkowe na widelcu
W 2026 roku jeszcze szersza niż dotychczas grupa podatników przekaże fiskusowi informacje o swoich planach kont, zapisach księgowych, obrotach i saldach, kontrahentach, środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, ich amortyzacji oraz niektórych wykonanych na nich operacjach. Obowiązek raportowania obejmie nie tylko podatników CIT, ale także większość przedsiębiorców opodatkowanych PIT.
Pod lupą fiskusa znajdą się więc nie tylko największe podmioty, dotąd najbardziej narażone na kontrole, ale także mali przedsiębiorcy, którzy ze względu na zwykle niewielką liczbę raportowanych danych mogą stać się łatwym celem organów podatkowych. Co więcej, Państwowa Inspekcja Pracy, po planowanym rozszerzeniu uprawnień i umożliwieniu jej przekształcania umów cywilnoprawnych na umowy
o pracę, również może otrzymywać dane pozyskane z KSeF i JPK i na ich podstawie zmieniać drobnych, indywidualnych przedsiębiorców w pracowników.
Nie ma wątpliwości, że dane pozyskiwane za pośrednictwem JPK_CIT i JPK_PIT posłużą fiskusowi do szczegółowej analizy w połączeniu z innymi raportowaniami (głównie VAT i TPR), porównywania danych pomiędzy różnymi podmiotami, trafniejszego typowania przedsiębiorców do kontroli, szybszego wykrywania nieprawidłowości i automatyzacji kontroli.
TPR – samodonos o transakcjach z podmiotami powiązanymi
Informacja TPR stanowi kluczowe źródło informacji dla administracji skarbowej w zakresie transakcji realizowanych przez podatników z podmiotami powiązanymi oraz z podmiotami mającymi siedzibę w tzw. rajach podatkowych. Zawarte w niej dane stanowią nie tylko syntetyczne podsumowanie charakteru i wartości poszczególnych transakcji, ale również ocenę czy ceny stosowane przez podatnika odpowiadają warunkom rynkowym.
Ocena ta nie wynika jednak wyłącznie z informacji ujmowanych w TPR podatnika (wynik na transakcji vs wynik analizy cen transferowych). Dostarczane dane pozwalają organom podatkowym również zestawić pozycję podatnika na tle innych podmiotów z branży lub realizujących podobne operacje gospodarcze.
TPR można więc uznać za narzędzie wspierające typowanie podatników do kontroli. W szczególności, że w dokumencie przekazywane są bardzo szczegółowe informacje m.in. dotyczące korekt cen transferowych czy kompensat. Choć są to instrumenty dopuszczalne i przewidziane przepisami, ich ujawnienie może sygnalizować, że warunki transakcji wymagały dostosowania do poziomu rynkowego.
Poza tym jak szczegółowy jest zakres informacji wskazywanych w TPR, problematyczne dla podatników może być samo zidentyfikowanie niektórych rodzajów transakcji kontrolowanych (np. restrukturyzacja, nieodpłatne świadczenia). W praktyce oznaczać to może, że w TPR pominięte zostaną transakcje, których znaczenia podatnicy nie dostrzegają na etapie planowania lub realizacji transakcji.
W efekcie dane przekazywane w TPR w połączeniu z informacjami uzyskiwanymi z KSeF i JPK_CIT, pozwolą na bardziej precyzyjne identyfikowanie nieprawidłowości podatników, a tym podatników do kontroli – co ma być jednym z priorytetów skarbówki, w szczególności biorąc pod uwagę rozpoczętą walki z agresywną w zakresie cen transferowych (m.in. Centrum Kompetencyjne w Krakowie).
Widać więc wyraźnie, że nawet bez podpisu prezydenta pod podwyżkami podatków, fiskus ma pod ręką narzędzia, które ułatwią mu zwiększenie wpływów budżetowych. Polityka podatkowa i zarządzanie podatkami przestaną być wewnętrzną sprawą przedsiębiorcy, a ryzyko związane z ewentualnymi nieprawidłowościami w tej przestrzeni nie będzie już ryzykiem wirtualnym, które może nigdy się nie zmaterializować.
Cyfryzacja podatków i ich duża transparentność względem organów podatkowych stają się faktem. Dane, w których posiadanie wejdzie fiskus, pozwolą mu z łatwością i precyzją typować podmioty i określone transakcje do kontroli. Same kontrole powinny być natomiast skuteczniejsze i bardziej jakościowe. To z kolei może prowadzić do skrócenia czasu ich trwania, efektywniejszego wykorzystywania zasobów, a co za tym idzie, do uwolnienia czasu na prowadzenie kontroli w większej liczbie.
Kontrola czeka przedsiębiorców prędzej czy później. Warto więc samemu przejrzeć swoje rozliczenia, zanim przeanalizuje je fiskus. Czasu na to jest coraz mniej. Zachęcamy do kontaktu, by wspólnie z nami przygotować firmę na 2026 rok.
lis 25, 2025 | artykuły, blog
Ostatni czas przynosi gorące dyskusje wokół planowanych zmian w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Coraz więcej wskazuje na to, że PIP może zyskać możliwość reklasyfikacji współpracy B2B na stosunek pracy.
To dobry moment, by przyjrzeć się swoim umowom!
Dla przedsiębiorców współpracujących w formule B2B kluczowe jest dogłębne zrozumienie, które elementy umowne mogą wzbudzić zainteresowanie kontrolujących i stanowić dowód na to, że faktycznie wykonywana praca wykazuje cechy stosunku pracy. Jest to fundamentalny problem na styku prawa pracy i prawa podatkowego. Potencjalna reklasyfikacja relacji wiąże się ze skutkami finansowymi (w tym zaległe składki publicznoprawne i obciążenia podatkowe), które mogą być odczuwalne dla obu stron umowy.
Uwaga: Ryzyko to zbiór elementów
Wskazane poniżej trzy „czerwone flagi” to jedynie wierzchołek góry lodowej. Ocena charakteru współpracy jest procesem złożonym i wieloaspektowym. Samo usunięcie tych konkretnych zapisów z umowy nie eliminuje ryzyka.
PIP nie ograniczy się jedynie do analizy treści umowy. Będzie badać również rzeczywisty sposób wykonywania współpracy – to jak relacja funkcjonuje na co dzień. Nawet idealnie skonstruowana umowa może zostać zakwestionowana, jeśli praktyka jej realizacji będzie nosiła znamiona stosunku pracy (np. codzienne, sztywne godziny pracy, stały nadzór).
W związku z analizą ryzyka, poniżej przedstawiamy wybrane, najczęściej identyfikowane elementy umowne, których obecność znacząco podnosi prawdopodobieństwo uznania stosunku współpracy za stosunek pracy. Elementem krytycznym, poszukiwanym przez organy kontrolne, jest m.in. podporządkowanie, stanowiące jedną z kluczowych i konstytutywnych cech stosunku pracy.
- Płatny urlop i zwolnienie chorobowe
Umowa B2B (cywilnoprawna) powinna opierać się na zasadzie ekwiwalentności świadczeń. Wprowadzenie zapisów gwarantujących płatny urlop wypoczynkowy czy płatne „zwolnienie chorobowe” jest silną przesłanką świadczącą o pracowniczym charakterze relacji.
- Konieczność wykonywania pracy w określonym miejscu i czasie
Jedną z fundamentalnych cech działalności gospodarczej (B2B) jest samodzielność i brak podporządkowania. Wymaganie przestrzegania sztywno określonych godzin pracy w ściśle wskazanym miejscu upodabnia tę relację do umowy o pracę. Pamiętaj – to ryzyko gospodarcze i organizacja czasu stanowią o B2B, a nie stała dyżurka.
- Konieczność osobistego wykonywania pracy
W umowie B2B kluczową rolę odgrywa brak wyłączności osobistego świadczenia – kontrahent powinien mieć możliwość posłużenia się osobami trzecimi (podwykonawcami). Wymóg wyłącznego osobistego wykonywania zlecenia przez konkretnego przedsiębiorcę jest kolejną z podstawowych cech stosunku pracy.
Jak się przygotować na zmiany i minimalizować ryzyko?
Zbliżające się zmiany to sygnał, że dotychczasowe, często bardzo luźne podejście do umów B2B może stać się bardzo kosztowne. Reklasyfikacja może prowadzić do konieczności zapłaty zaległych składek ZUS, podatku dochodowego wraz z odsetkami oraz potencjalnymi karami.
Chcesz dowiedzieć się, jak w świetle nowych uprawnień PIP zweryfikować swoje umowy B2B, jakie są wszystkie przesłanki reklasyfikacji oraz jak zminimalizować ryzyko kontroli i jej negatywnych skutków, biorąc pod uwagę zarówno zapisy, jak i praktykę?
Zapraszamy na bezpłatny webinar pt: Czy PIP zdecyduje za Ciebie? Podatkowy wymiar przekształcania umów B2B.
Termin: 3 grudnia, godz. 11:00
Link do zapisów: https://forms.office.com/e/hb4zpMZVX3
Zapraszamy!
lis 5, 2025 | artykuły, blog
Quo Vadis, Fiskusie?
JPK_CIT: dlaczego odpowiednie przyporządkowanie znaczników jest tak ważne?
Od 2026 r. każdy błąd w przypisaniu znacznika w JPK_CIT może kosztować… kontrolę podatkową. Dlaczego właściwe mapowanie kont staje się kluczowe?
⇩ Poniżej pragniemy Państwu przybliżyć najważniejsze (w naszej ocenie) znaczniki, których ignorowanie (ale jak się okazuje, również nadużycie) bądź brak właściwego oznaczenia może w naszej ocenie zwiększyć ryzyko kontroli podatkowej, a w konsekwencji skutkować zarzutami nierzetelnego prowadzenia ksiąg. ⇩
S_12_1 jest znacznikiem obowiązkowym. To pole dla znaczników bilansowych, które dotyczy zarówno kont wynikowych, jak i bilansowych, które wpływają na bilans lub rachunek zysków i strat. Każde konto bilansowe musi mieć przypisany co najmniej jeden znacznik bilansowy lub wynikowy.
S_12_2 to również znacznik dla transakcji bilansowych oraz wynikowych, znacznik ten nie jest obowiązkowy. Należy go stosować w sytuacjach, gdy dane konto można określić jako aktywno-pasywne tj. do konta przyporządkowywany jest zarówno znacznik wynikowy jak i bilansowy.
S_12_3 jest to pole dla tzw. znaczników podatkowych, za pomocą których oznaczane są kategorie przychodów i kosztów nieujmowane w wyniku podatkowym. Znaczniki te mogą być przypisane do kont bilansowych oznaczonych znacznikami bilansowymi lub wynikowymi lub mogą zostać przypisane do kont pozabilansowych stworzonych wyłącznie na potrzeby rozliczeń podatkowych.
Znaczniki podatkowe (S_12_3) są dziś jednym z najważniejszych elementów JPK_CIT.
Ich poprawne przypisanie wymaga znajomości zarówno rachunkowości, jak i prawa podatkowego. Można powiedzieć, że konta pozabilansowe mogą bywać szczególnie „podchwytliwe” dla podatników, wobec czego w razie wątpliwości warto skontaktować się z doradcami podatkowymi, którzy chętnie wyjaśniają w jakich dokładnie sytuacjach należy go stosować, a w jakich nie.
Znacznik „inne”
Powinien być stosowany wyłącznie w wyjątkowych przypadkach, głównie na kontach pozabilansowych, gdy zdarzenie “nie pasuje” do żadnej innej kategorii.
Organy podatkowe z pewnością będą analizować częstotliwość jego stosowania. W naszej ocenie nadużywanie tego znacznika może włączyć „lampkę ostrzegawczą” i przyciągnąć uwagę fiskusa.
Dlaczego te znaczniki są tak istotne?
- Dotychczas różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym były raportowane zbiorczo, fiskus nie otrzymywał bezpośrednio informacji o tym co znajduje się we wspomnianej kategorii, nie otrzymywał również danych dotyczących podziału m.in. na różnice przejściowe i trwałe.. Teraz to się zmieni… w JPK_CIT konieczne będzie przyporządkowanie różnic do konkretnych znaczników oraz dodatkowo wykazanie ich w węźle RPD (rozliczenie podatku dochodowego). W praktyce wdrożenie obowiązkowego raportowania w formie JPK_CIT oznacza, że: błędne przypisanie może zniekształcić obraz działalności w oczach fiskusa,
- brak spójności między znacznikami bilansowymi, wynikowymi a podatkowymi może skutkować kontrolą podatkową (których ilość ponoć i tak ma wzrosnąć).
Zachęcamy do konsultacji. Pomożemy przeprowadzić mapowanie kont i uniknąć błędów interpretacyjnych w toku przypisywania znaczników podatkowych.
