NSA: obowiązek weryfikacji przez polskiego podatnika CIT, czy podmiot, na rzecz którego wypłacana jest dywidenda jest jej rzeczywistym właścicielem

lut 28, 2023 | blog

Baza Wiedzy

NSA: obowiązek weryfikacji przez polskiego podatnika CIT, czy podmiot, na rzecz którego wypłacana jest dywidenda jest jej rzeczywistym właścicielem

W ostatnich dniach w mediach społecznościowych i prasie branżowej można było dostrzec wiele publikacji na temat ważnego wyroku NSA w sprawie podatku u źródła. Sprawa dotyczyła obowiązku weryfikacji przez polskiego podatnika CIT, czy podmiot, na rzecz którego wypłacana jest dywidenda jest jej rzeczywistym właścicielem.

Od jakiego bowiem czasu organy podatkowe – mimo braku wskazania takiego obowiązku wprost w ustawie CIT czy PIT – stoją na stanowisku, że jednym z warunków zastosowania zwolnienia dywidendowego w podatku u źródła jest nie tylko spełnienie przez uzyskującego dywidendę jednocześnie wszystkich przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 4-4d Ustawy CIT ale i zweryfikowanie prawdziwości oświadczeń składanych przez podatnika otrzymującego dywidendę. Zdaniem organów weryfikacja powinna się odbywać z należytą starannością. Obowiązek dochowania należytej staranności, spoczywa na płatniku, który dokonując wypłaty nie pobiera podatku u źródła na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę.

Sądy administracyjne jednak zajmowały stanowisko korzystne dla podatników. Zdaniem m.in. Naczelnego Sądu Administracyjnego, wyrażonym w wyroku z 27 kwietnia 2021 r., sygn. II FSK 240/21, brak w art. 22 ust. 4 Ustawy CIT warunku posiadania przez spółkę otrzymującą dywidendę statusu rzeczywistego właściciela oznacza, że dla skorzystania ze zwolnienia z podatku CIT w odniesieniu do dywidend nie jest wymagane, by odbiorca dywidendy był jej rzeczywistym właścicielem. NSA wskazywał, że wywodzenie istnienia warunku posiadania statusu rzeczywistego właściciela w odniesieniu do zwolnienia dywidendowego.

  • wobec braku takiego warunku w treści art. 22 ust. 4 Ustawy CIT,
  • przy jednoczesnym zawarciu takiego właśnie warunku wyłącznie w odniesieniu do zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 3 Ustawy CIT (należności odsetkowe i licencyjne) stanowi niedopuszczalne wyjście poza granice językowej wykładni tych przepisów.

31 stycznia sygn. akt II FSK 1588/20, NSA wydał jednak wyrok, w którym uchylił korzystny dla podatnika wyrok sądu I instancji w przedmiotowej sprawie.

Z doniesień prasowych wynika, że NSA zgodził się z fiskusem, że w przypadku wypłaty dywidend, na płatniku (polskiej spółce) co do zasady ciąży obowiązek weryfikacji, czy odbiorca dywidend jest ich rzeczywistym właścicielem (i to nawet pomimo braku istnienia takiego warunku w art. 22 ustawy o CIT). Z drugiej jednak strony NSA – w ustnym uzasadnieniu wyroku – podkreślił, że obowiązek ten nie oznacza bynajmniej konieczności prowadzeniu przez płatnika jakiegoś postępowania.

W naszej ocenie, aby mówić o przełomie należy zaczekać na pisemne uzasadnienie wyroku. Dopiero treść tego uzasadnienia pokaże motywy działania NSA i jego pełen stosunek do orzeczenia sądu I instancji.

Pączki z adwoVATem

lut 16, 2023 | blog

Baza Wiedzy

Pączki z adwoVATem

Dziś, jak co roku, świętujemy tłusty czwartek! Z tej okazji słów kilka o ujęciu pączków i podobnych wydatków w kosztach firmy i w VAT.

Coraz bardziej popularną praktyką jest kupowanie słodkości w tym dniu i dzielenie się nimi z pracownikami. Bądźmy szczerzy – wszyscy lubimy takie gesty. Czy w takim razie możemy swobodnie zaliczać podobne wydatki w kosztach? To zależy…

Pączki dla pracowników…

Co do zasady organy podatkowe stoją na stanowisku, że pączki czy owoce (kto z nas nie słyszał o owocowych czwartkach?), które kupujemy dla pracowników, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale VAT z tego nabycia już nie odliczymy w deklaracji.

Nie sposób zliczyć wydanych na ten temat interpretacji indywidualnych (dla przykładu: nr 0111-KDIB1-1.4010.270.2022.1.AND z 21 lipca 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.511.2018.1.MS z 17 stycznia 2019 r.). W sprawie wypowiedział się także Szef KAS (pismo nr DOP4.8221.5.2021.CPXV z 13 lipca 2021 r.) zmieniając niekorzystną dla podatnika interpretację indywidualną. Fiskus orzekł bowiem, że artykuły spożywcze kupowane dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty uzyskania przychodu, w przeciwieństwie do artykułów przeznaczonych dla pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Z takim stanowiskiem nie zgodził się Szef KAS i uznał, że niezależnie od formy umowy zawartej przez strony, wydatki na artykuły spożywcze są jednoznacznie kosztami pracowniczymi, na równi z pozostałymi benefitami. Takie wydatki wpływają na stworzenie dobrej atmosfery i odpowiednich warunków do realizacji swoich obowiązków przez pracowników, co z kolei jest związane z osiąganiem przychodów lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów, o których mowa w ustawach.

W przypadku podatku VAT sprawa się niestety komplikuje. Zdaniem sądów nie odliczymy podatku naliczonego w zakresie artykułów spożywczych dla pracowników. WSA w Łodzi w wyroku o sygn. akt sygn. akt I SA/Łd 217/19 z 17 lipca 2019 r. poparł organ podatkowy i orzekł, że przekazanie pracownikom artykułów spożywczych do spożywania w czasie bieżącej pracy nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego. Argumenty dotyczące budowania pozytywnej atmosfery, które znalazły podatny grunt w podatku dochodowym, nie przekonały fiskusa ani sądu. Ich zdaniem tego typu wydatki nie są w żaden sposób związane z działalnością gospodarczą, a przełożenie tych kosztów na zwiększone generowanie obrotów przez podatnika jest wnioskiem zbyt daleko idącym i hipotetycznym. Wyrok ten został podtrzymany przez NSA w 2022 r., jednak do tej pory nie pojawiło się uzasadnienie pisemne (sygn. akt I FSK 2134/19 z 7 grudnia 2022 r.).

Stanowisko fiskusa jest o tyle zaskakujące, że podobna argumentacja jest inaczej traktowana na gruncie podatku dochodowego, a inaczej na gruncie podatku od towarów i usług. Warto zauważyć, że ten sam organ podatkowy zezwala na odliczenie podatku naliczonego, jeżeli organizujemy imprezę integracyjną dla pracowników. Co do zasady oba wydarzenia służą poprawieniu atmosfery w naszych zespołach, co może przekładać się na lepsze wyniki całej firmy.

…i dla kontrahentów

Zagadnienie wygląda nieco inaczej, gdy takie wydatki ponosimy z myślą o spotkaniu z naszym kontrahentem – w przypadku podatku dochodowego pojawia się bowiem ryzyko zakwalifikowania zakupów do kosztów reprezentacji. O kosztach reprezentacji pisaliśmy szerzej w poprzednim artykule. Do tego przypadku fiskus podchodzi jednak nieco łagodniej: pączki czy owoce serwowane na spotkaniu w kontrahentem nie mają charakteru wystawności. Możemy je zatem zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów.

Tę kwestię jednoznacznie rozstrzygnęło Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 z 25 listopada 2013 r.) do wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r. o sygn. akt II FSK 702/11. Wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka czy kanapki), napoje (np. kawa, herbata, soki) oraz posiłki podawane podczas spotkań z kontrahentami nie stanowią kosztów reprezentacji, a zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ministerstwo Finansów zastrzegło jednak, że rozmowy z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. muszą dotyczyć zakresu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Równie korzystnie traktowane jest odliczenie od takich wydatków podatku naliczonego VAT. Jeżeli nabywamy pączki po to, aby podać je na spotkaniu biznesowym, możemy odliczyć VAT w deklaracji podatkowej. Tak np. orzekł Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG z 2 kwietnia 2021 r. VAT od zakupu artykułów spożywczych podawanych w trakcie spotkań z kontrahentami możemy odliczyć w deklaracji VAT. Udostępnienie takiego poczęstunku ma pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych i może przyczyniać się do generowania przez podatnika obrotu.

Przypominamy jednak, że interpretacje indywidualne wydane dla innych podmiotów nie są dla nas wiążące – stanowią jedynie wskazówki czy pewne wytyczne. Jeżeli potrzebujemy stanowiska organu podatkowego w naszej sprawie, powinniśmy wystąpić z wnioskiem o wydanie takiej interpretacji.

Podsumowując…

Wydatki na zakup pączków (niezależnie dla kogo) możemy ująć w kosztach uzyskania przychodów. W zakresie podatku VAT organy podatkowe znacznie łagodniej patrzą na zakup pączków dla kontrahentów, niż dla pracowników: odliczymy VAT, jedynie jeśli zaserwujemy produkt na spotkaniu biznesowym. Nie podzielamy tego stanowiska, zwłaszcza że fiskus nie jest konsekwentny w przyznawaniu prawa do odliczania VAT od wydatków ponoszonych na rzecz pracowników (mowa o wspomnianych już imprezach integracyjnych).

Pozostaje mieć nadzieję, że w przyszłości ta linia interpretacyjna zostanie zmieniona, podobnie jak została już zmieniona kwestia ujmowania wydatków na alkohol (na ten temat jednak warto poświęcić odrębny wpis).

Tymczasem pozostaje nam dyskusja, kto jest niekwestionowanym królem tłustego czwartku: pączek czy faworek?

Pióra, prezenty i podatki: jak fiskus widzi nasze wydatki na reprezentację?

lut 13, 2023 | blog

Baza Wiedzy

Pióra, prezenty i podatki: jak fiskus widzi nasze wydatki na reprezentację?

Lubimy pisać piórami. Mają w sobie to coś. Coś też podatkowego – reprezentację. Tak przynajmniej uważa fiskus. Nie do końca się z nim zgadzamy, ale po kolei. Wydatki poniesione na reprezentację nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, wydatki na reklamę tak. Pojęcie reprezentacji nie dostało zdefiniowane w ustawach o podatkach dochodowych.

Najczęściej spotykanym podejściem w orzecznictwie jest pogląd, że skoro ustawodawca nie zdefiniował w sposób jednoznaczny pojęcia reprezentacji, należy posiłkować się definicją słownikową, iż reprezentacja to „okazałość”, „wystawność”, „wytworność” (por. wyroki z dnia 25 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2200/10 i z dnia 27 września 2012 r., sygn. akt II FSK 392/11). Nadal jednak poruszamy się w obrębie pojęć nieostrych, subiektywnych a tym samym rodzących ryzyko podatkowe.

Załóżmy więc, że jako wielbiciele pióra chcemy nimi obdarować naszych klientów. Wiadomo, innym kupujemy prezenty jakie sami chcielibyśmy dostać. Czy wydatek na te pióra może być kosztem uzyskania przychodów?

W zdecydowanej większości przypadków organy podatkowe powiedzą, że nie; że pióro wieczne dla klientów to wydatek na reprezentację. Czytamy tak w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 stycznia 2012 r., sygn. ITPB3/423-528/11/MK:

„(…) w przypadku przekazywania gadżetów o typowo reprezentacyjnym charakterze, przykładowo alkoholi, cygar, biżuterii, zegarków czy piór uznanych, markowych firm, niekoniecznie o wysokiej wartości, wybranym kontrahentom – mimo, że będą one oznakowane logo firmy – co do zasady celem wydatku jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa odpowiednich relacji z klientami. Tym samym wydatki takie będą miały jednoznacznie widoczny charakter reprezentacyjny i w efekcie na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT nie będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.”

Interpretacja ma już ponad dziesięć lat, ale podejście fiskusa wiele się nie zmieniło (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 lutego 2020 r.sygn. 0111-KDIB1-2.4010.489.2019.1.MZA).

Podobną argumentację znajdziemy w wyroku NSA z 18 października 2017 r., sygn. II FSK 2538/15. Sąd wskazuje w nim, że:

„Wydatkami na reprezentację są, m.in. upominki przekazywane nie w celu zareklamowania produktów przedsiębiorcy (np. rozdawane masowe klasyczne gadżety z logo, jak kubek, smycz, długopis), lecz w celu uhonorowania wybranych kontrahentów eleganckim, ekskluzywnym upominkiem (np. wiecznym piórem lub markowym portfelem), bez względu na to, czy umieszczono na nim logo firmy lub produktu, czy też nie.”

Czy zatem każdy wydatek na zakup pióra (czy innego prezentu dla klienta) będzie wydatkiem na reprezentację? Otóż nie. Aż tak radykalne podejście nie jest uzasadnione. W orzecznictwie akcentowana jest bowiem wartość prezentów. W cytowanym wyżej wyroku, NSA orzekł, iż:

„Kryterium wartości, jeśli nawet nie uznać go samego w sobie za przesądzające, jest niewątpliwie kryterium bardzo istotnym. Co do zasady i kierunkowo wzrost wartości wręczanych prezentów powoduje przesunięcie akcentów z reklamy na reprezentację.”

W interpretacji z 10 września 2018 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.282.2018.1.MG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodu m.in. wydatki na artykuły papiernicze i biurowe – np. wizytowniki, pióra, kalendarze, teczki. Zastrzegł jednak, że wydatki spełniają warunki do zakwalifikowania ich jako koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT jeżeli w istocie ww. wydatki nie stanowią kosztów reprezentacji. Przy czym warto wskazać, że podatnik w stanie faktycznym informował, że wartość gadżetów jest niewielka.

W naszej ocenie wartość prezentu – na równi z okolicznościami jego wydania – może być kluczowa. Inaczej podejdziemy bowiem do wiecznego pióra z grawerowaną, pozłacaną stalówką, które dajemy członkom zarządu naszego klienta (widomo – celem jest budowa wzajemnych, często personalnych relacji) a inaczej do masowo rozdawanych piór kulkowych, nabytych po przeciętnych cenach. W przypadku takich piór, smyczy, kubków czy notesów rozdawanych na targach, konferencjach czy dostępnych w biurach firmy nie ma wątpliwości, że to gadżet reklamowy. Takie gadżety są wydawane bez wskazywania konkretnych osób, dla których przeznaczonych jest prezent, mają na celu rozpowszechnienie marki a nie budowę wzajemnych relacji. Inna jest więc intencja, z którą dany prezent jest wydawany.

Podsumowując – wydatek na wieczne pióro dla klienta może być kosztem uzyskania przychodu, ale pod warunkiem że nie będzie to pióro wartościowe, najlepiej z logo firmy i przekazane w celach innych niż stworzenie oczekiwanego wizerunku dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia czy kontynuowania współpracy.

Przestrzegamy także przed obdarowywaniem klientów (osób fizycznych) lub przedstawicieli klienta zbyt wystawnym prezentami. Ustawa PIT zwalnia z podatku wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Powyżej tej kwoty co prawda nie pobieramy podatku jako płatnik, ale powinniśmy po zakończeniu roku wysłać obdarowanej osobie PIT-11. Ona zaś wartość prezentu powinna ująć w swym rozliczeniu rocznym. W takim przypadku nawet jeśli potraktujemy wydatek na pióro jako wydatek na reprezentację to możemy zamierzonego efektu nie osiągnąć.

Obowiązkowe wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

gru 6, 2022 | blog

Baza Wiedzy

Obowiązkowe wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)


Ministerstwo Finansów przedstawiło do konsultacji projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, tzw. Projekt ustawy KSeF.

Poniżej przedstawiamy wybrane zagadnienia prawnopodatkowe projektu ustawy z dnia 30 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:

  1. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) od 1 stycznia 2024 roku.
     
  2. Będzie on miał zastosowanie do podatników, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
     
  3. Obowiązek obejmie czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).
     
  4. Dostawy towarów i świadczenie usług B2C, a także sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą mogły być również dokumentowane e-fakturą.
     
  5. Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie niniejszej ustawy – bez względu na to, czy zostały wystawione przy użyciu KSeF, czy poza KSeF.
     
  6. VAT e-faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca. Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy faktura korygowana nie posiada tego numeru.
     
  7. Pojawi się nowa funkcjonalność polegająca na proponowaniu sprzedawcy faktury korygującej dotyczącej elementów faktury pierwotnej (z wyłączeniem numeru NIP). Propozycja faktury korygującej zostanie oznaczona odrębnym numerem systemowym. Propozycja korekty nie będzie wywoływała skutków prawnych.
     
  8. Dopuszcza się również stosowanie tradycyjnych faktur przez podmioty niezobowiązane do wystawiania faktur przy zastosowaniu KSeF, min podmioty zagraniczne. W sytuacji gdy kontrahent wystawi dla takiego podmiotu e-fakturę będzie musiał udostępnić ją dodatkowo poza tym systemem – w dowolnej postaci, w sposób z nim uzgodniony.
     
  9. Datą wystawienia e-faktury jest dzień przesłania jej do KSeF. W przypadku awarii KSeF wypełnienie przez podatnika pola P1 „data wystawienia” we wzorze faktury będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej przez podatnika w tym polu.
     
  10. Gdy fakturze zostanie nadany numer identyfikujący tę fakturę w KSeF wchodzi ona do obrotu prawnego z datą przesłania do KSeF. Zatem w przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1) – za wyjątkiem sytuacji awarii systemu opisanej niżej – nie jest kluczowa.
     
  11. Istnieje poważny problem dotyczący kursu walutowego, który nie został rozwiązany. Zasadniczo jeżeli faktura wystawiana jest przed dniem powstania obowiązku podatkowego to dla celów VAT należy stosować średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z tym, że dzień wystawienia faktury to dzień jej przyjęcia przez KSeF. Może to być inny dzień niż ten, w którym wystawiono fakturę w systemie.
     
  12. Za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.
     
  13. Zostanie zachowana możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych. Będą one wystawiane w KSeF – z ograniczonym, jak dotychczas, zakresem danych.
     
  14. Nie będzie uznawany za e-fakturę paragon z NIP do 450 zł. Dokumenty te nie będą spełniały wymagań dla e-faktur.
     
  15. Założono likwidację terminu 60 – dniowego zwrotu VAT i wprowadzenie w to miejsce terminu 40 – dniowego.
     
  16. Podatnicy wystawiający faktury korygujące zmniejszające w KSeF nie będą obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą, warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w tej fakturze oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione.
     
  17. Faktury wystawione za pośrednictwem KSeF, a tak naprawdę to wizualizacje tych faktur, będzie można wysyłać na mejla np. w formacie pdf lub w formie papierowej. Z tym, że podatnik oznaczać będzie każdą taką zwizualizowaną fakturę kodem weryfikującym, aby można było łatwo powiązać e-fakturę z wizualizacją.
     
  18. Niedostępność systemu spowodowana pracami serwisowymi będzie krótkotrwała i komunikowana z odpowiednim wyprzedzeniem.
     
  19. W przypadku awarii KSeF cała gospodarka się nie zatrzyma. Będzie można przesyłać faktury w formacie XML poza KSeF, a po usunięciu awarii trzeba będzie je wprowadzić do KSeF.
     
  20. Dodatkowo w sytuacji kryzysowej w rozumieniu ustawy o zarządzaniu kryzysowym faktury, faktury korygujące oraz noty korygujące – będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad (faktury w postaci papierowej lub elektronicznej).
     
  21. E-faktury będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
     
  22. Podatnik będzie mógł wystawić notę korygującą tylko do faktury wystawionej poza KSeF.
     
  23. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Karą pieniężną zostaną objęte przypadki, gdy: podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF – sytuacja taka będzie traktowana jako brak wystawienia faktury, lub podatnik w okresie awarii KSeF wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem, lub nie przesłał do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii.
     
  24. Kara pieniężna wynosi nie mniej niż 1000 zł – w przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem. Dodatkowo w przypadku, gdy podatnik nie przesłał w terminiefaktury do KSeF – nie mniej niż 500 zł.
     
  25. Przepisy dotyczące kar wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2024 r., czyli pół roku po wejściu obowiązkowego KSeF.
     

Link do projektu:
Projekt (rcl.gov.pl)

W tym momencie trwają konsultacje społeczne ww. projektu ustawy. Jeżeli mają Państwo uwagi do ww. zmian to prosimy o informację

17 najważniejszych odpowiedzi na wątpliwości ws. KSeF

lis 28, 2022 | blog

Baza Wiedzy

17 najważniejszych odpowiedzi na wątpliwości ws. KSeF


Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie .xml zgodnym ze strukturą logiczną przedstawioną przez Ministerstwo Finansów. Od 1 stycznia 2022 roku KSeF działa jako rozwiązanie dobrowolne. Najprawdopodobniej od 1 stycznia 2024 roku wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe.

Podatnicy przygotowując się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zadają sobie pytania, w jaki sposób się przygotować do zmiany. Wątpliwości są na bieżąco rozstrzygane przez Ministerstwo Finansów, które prezentuje odpowiedzi na pytania na swoich stronach internetowych. Poniżej najważniejsze z nich:

  1. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury. Struktura logiczna e-Faktury zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne;
     
  2. Wskazanie na fakturze jako data wystawienia (w polu P_1) konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF. Faktura może zostać wysłana kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur;
     
  3. Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić;
     
  4. Istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym;
     
  5. W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących;
     
  6. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają obowiązku przechowywania numeru KSeF . Jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona;
     
  7. KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur wystawionych do jednej faktury sprzedaży;
     
  8. Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF;
     
  9. Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF;
     
  10. KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C);
     
  11. KSEF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych;
     
  12. KSeF nie umożliwia sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę;
     
  13. Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę;
     
  14. Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę w KSeF. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują tej kwestii. Kwalifikacja otrzymanej faktury pod kątem prawa do odliczenia spoczywa na nabywcy. Pobranie e-Faktury nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do ewidencji;
     
  15. Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji;
     
  16. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF;
     
  17. Możliwość zamieszczania w fakturze dodatkowych informacji w polach:
     
    – DodatkowyOpis – pole rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów,
    – DodatkoweInfo– pole przeznaczone do wpisania przez sprzedawcę dodatkowych danych, które nie zostały uwzględnione w elementach struktury i nie są wymagane przepisami, a które mogą znaleźć się na fakturze (pole znajdujące się na poziomie wiersza faktury),
    – StopkaFaktury – pozostałe informacje na fakturze (maks. 3500 znaków).

Podczas wdrażania KSeF w systemach księgowych (np. SAP) na pewno będą pojawiać się jeszcze inne wątpliwości o charakterze technicznym, a także związanym z potrzebą zmiany dotychczasowych procesów. Ważne jest również zagadnienie związane z nadawaniem uprawnień dostępu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Ksef: Czym jest Krajowy System eFaktur (KSeF)?

paź 4, 2022 | blog

Baza Wiedzy

Ksef: Czym jest Krajowy System eFaktur (KSeF)?

KSeF stanowi centralny i ogólnopolski rejestr faktur VAT, prowadzony w postaci elektronicznej. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Informacja o wystawionej w ten sposób fakturze ma wpływać do rejestru niezwłocznie, z chwilą jej wystawienia i umożliwiać wgląd do niej organom podatkowym. System docelowo ma zastąpić fakturę wystawianą w dotychczasowej postaci. Rozwiązanie to umożliwia weryfikację wystawianych faktur, ich przechowywanie i dostarczanie do odbiorców, a także zapewnia bieżący wgląd organom podatkowym.

Czym jest faktura elektroniczna? Czym jest faktura ustrukturyzowana? – dowiedz się wszystkiego o fakturach elektronicznych i ich zaletach!

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą systemu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Wystawiana jest według określonego wzorca opublikowanego przez Ministerstwo Finansów, w jednakowej strukturze dla wszystkich rodzajów faktur. Stanowi nową formę dokumentu sprzedaży w odczytywalnym przez oprogramowanie i poddającym się wizualizacji formacie elektronicznym za pośrednictwem scentralizowanego systemu. Faktury KSeF są dokumentami elektronicznymi w formacie XML i bywają nazywane eFakturami. Nie należy mylić ich z fakturą elektroniczną -cyfrowym odpowiednikiem faktury tradycyjnej, występującym najczęściej w obiegu gospodarczym w formacie PDF.

Co przedsiębiorcy zyskają dzięki KSeF? Korzyści wynikające ze wystawiania faktur w KSeF

  • Skrócony termin zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni
  • Przechowywanie faktur w systemie przez okres 10 lat
  • Bezpieczeństwo obrotu fakturowego – faktura pozostanie w bazie danych MF
  • Brak obowiązku wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
  • Prostsze rozliczanie faktur korygujących
  • Pewność podatnika, że faktura dotarła do kontrahenta
  • Proste i przejrzyste odczytywanie e-faktury

Krajowy System e-Faktur – wdrożenie i korzyści dla fiskusa

  • Bieżąca kontrola odnośnie dokonywanych przez podatników transakcji
  • Uproszczenie i przyspieszenie kontroli na gruncie VAT
  • Zmniejszenie skali oszust VAT-owskich i zwiększenie dochodów budżetu państwa

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy?

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e–Faktur, natomiast wraz z początkiem 2024 r korzystanie z systemu stanie się obligatoryjne. Faktury ustrukturyzowana mają docelowo stać się powszechnie stosowane, jednak nie są jeszcze znane przepisy, które mają ten obowiązek wprowadzić – przykładowo wciąż nie wiadomo, czy obowiązek ten obejmie także faktury wystawiane konsumentom.

Czy wejście KSeF oznacza koniec faktur papierowych?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej w założeniu oznaczać ma koniec papierowych faktur, a biorąc pod uwagę bezpieczeństwo i wygodę, które oferuje nam system, jest to wysoce prawdopodobny scenariusz. Będzie to z pewnością wyzwanie dla małych przedsiębiorstw, niekorzystających do tej pory z rozwiązań elektronicznych.

Czy e-faktury mogą zastąpić JPK_V7?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić JPK VAT. Być może urząd skarbowy na podstawie otrzymanych faktur ustrukturyzowanych i przy użyciu dostępnych narzędzi będzie samodzielnie generował JPK VAT, bądź przedstawiał szkice plików JPK do zatwierdzenia. Ponadto, podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury.

Czy KSeF może zastąpić OCR?

Używany przez wielu księgowych i przedsiębiorców OCR nie jest nieomylny. Mimo znacznego przyspieszenia procesu księgowania wciąż wymaga uważności przy rozliczaniu, dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, wartości czy danych kontrahenta. KSeF, wprowadzając ujednoliconą formę faktury ustrukturyzowanej, umożliwia odczytanie danych z faktury przez systemy informatyczne bez ryzyka wystąpienia błędów. Czytelna dla systemu i jednolita forma wyeliminuje błędy interpretacyjne, a w związku z tym nie będzie potrzeby wysyłania faktur do OCR.

Jak wystawiać fakturę zgodną z KSeF?

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu dostępna jest na stronach rządowych. Konieczne jest także uwierzytelnienie, w przypadku osób fizycznych – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena lub podpisu zaufanego, natomiast w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – możliwe jest uwierzytelnienie w formie tradycyjnej poprzez formularz ZAW_FA.

Generowania faktur ustrukturyzowanych dokonywać można w dwojaki sposób. Pierwszym z rozwiązań jest aplikacja podatnika KSeF, która ma na celu umożliwienie korzystania z KSeF w zakresie, w jakim ręczna obsługa procesu fakturowania nie generuje nadmiernej uciążliwości.
Drugie rozwiązanie, zapewniające efektywne i zautomatyzowane wystawianie oraz odbieranie znacznej ilości faktur wymaga wdrożenia stosownych narzędzi informatycznych dostosowanych do KSeF. Optymalne rozwiązanie stanowi więc przygotowywanie faktur elektronicznych bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłanie ich do systemu poprzez API, czyli interfejs umożliwiający łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi.

Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolne faktury.

KSEF – główne wyzwania i obowiązki podatników

  • opracowania rozwiązań technicznych umożliwiających dostosowanie KSeF do integracji systemów już wdrożonych i funkcjonujących w przedsiębiorstwie
  • dostosowania umów oraz wewnętrznych procesów i procedur do wymogów związanych ze stosowaniem KSEF
  • aktualizacji procesów księgowych, podatkowych i biznesowych.

Przygotuj z nami swoje przedsiębiorstwo na KSeF!

CLDP to dynamicznie rozwijająca się kancelaria świadcząca kompleksowe usługi doradztwa podatkowego. Klienci naszej Kancelarii mogą liczyć na najwyższy poziom merytoryczny świadczonych usług, którą zapewniają doskonale wykwalifikowani specjaliści posiadający wieloletnie doświadczenie w branży.

Zaufało nam kilkudziesięciu klientów, w tym międzynarodowe grupy kapitałowe. Pracujemy dla podmiotów z branży IT, medialnej, finansowej, produkcyjnej, spożywczej, metalowej, energetycznej, medycznej, kosmetycznej, budowlanej, meblarskiej, transportowej i innych.

Sprawdź naszą ofertę wdrożenia KSEF!

FAQ

  • Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów,  korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne od 01.01.2024 roku.

  • Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

  • Czy do KSeF można przystąpić w dowolnym momencie?

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie przystąpić do KSEF w dowolnym momencie, nim w 2024 roku stanie się to obowiązkiem.

  • Czy korzystanie z dobrowolnego KSeF wiąże się z dodatkowymi korzyściami?

Korzystanie z KSeF zarówno w okresie dobrowolności, jak i po 2024 roku wiąże się z wieloma korzyściami dla podatników, jak skrócenie z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT, brak obowiązku wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), prostsze rozliczanie faktur korygujących, a także większe bezpieczeństwo obrotu fakturowego.

  • Co trzeba zrobić aby korzystać z KSeF?

W celu korzystania z KSeF konieczna jest integracja z Krajowym Systemem e-Faktur. Konieczne jest także uwierzytelnienie w systemie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena lub podpisu zaufanego, lub w formie tradycyjnej poprzez formularz ZAW_FA.

  • Czy do wystawiania faktur w KSeF wymagany jest podpis elektroniczny?

Na podatniku VAT ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności faktury ustrukturyzowanej, czyli pewności co do tożsamości wystawcy i odbiorcy faktury, co osiągnąć można w szczególności poprzez wykorzystanie przykładowo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Uwierzytelnienie może jednak nastąpić też w inny sposób, o którym pisaliśmy wcześniej.

  • Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana przetwarzana jest w KSeF, który nadaje fakturze dane identyfikujące, czyli unikalny numer faktury w systemie, pozwalający nabywcy na przeglądanie faktury, jej pobranie i korzystanie z niej. Dzień przydzielenia fakturze numeru identyfikującego stanowi ponadto dzień jej wystawienia i otrzymania przez nabywcę.

  • Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?

Pod KSeF nie będą podlegać noty korygujące i duplikaty faktur, faktury niezgodne ze wzorem faktur ustrukturyzowanych, faktura VAT RR, faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych z wykorzystaniem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz faktury proforma (nie jest fakturą).

  • Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Platforma Elektronicznego Fakturowania to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych, takich jak m.in. zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca, nota księgowa.

  • Czy dla faktur ustrukturyzowanych obowiązują przepisy dotyczące duplikatów?

W przypadku faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Dzięki przechowywaniu faktur w systemie niemożliwym jest, by uległy zniszczeniu bądź zaginięciu, w związku z czym wystawianie duplikatów jest zbędne.

  • Czy podmioty zagraniczne, zarejestrowane na VAT w Polsce, też będą objęte obowiązkiem wystawiania e-faktur?

Podmioty zagraniczne, zarejestrowane na VAT w Polsce, najprawdopodobniej nie zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będą wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach. Należy jednak zaczekać na ostateczne brzmienie przepisów w tym zakresie.

  • Czy w KSeF jest możliwe wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej?

Nie, brak zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie daje możliwości wystawienia ich w systemie KSeF.

  • Czy w KSeF wystawimy noty korygujące?

Noty korygujące nie będą mogły być wystawiane i przesyłane w KSeF. Noty te będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

  • Czy wystawianie wszystkich faktur w obrocie B2B stanie się obowiązkowe w obligatoryjnym modelu KSeF?

Ministerstwo Finansów nie precyzuje na ten moment kwestii faktur ustrukturyzowanych w obrocie B2B.