Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:
- problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
- problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
- problemy we współpracy z kontrahentami,
- problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.
W poprzednim wpisie przyglądaliśmy się dwóm pierwszych kategoriom. Dziś, omówimy kolejne dwie.
Problemy we współpracy z kontrahentami
Główne problemy we współpracy z kontrahentami wynikają z budowy schemy faktury ustrukturyzowanej. Zawiera ona bowiem ścisłe wytyczne w zakresie umieszczania obligatoryjnych elementów faktury, pozostawiając podatnikom pewną dozę swobody w wyborze miejsc, w których będą umieszczane elementy dodatkowe, wykraczające poza dane obowiązkowe.
Zamieszczenie takich, fakultatywnych elementów na fakturze ustrukturyzowanej może być natomiast istotne z wielu powodów. KSeF to quasi chmura z fakturami, na którą wpływają wszystkie faktury wystawione dla danego podatnika, na jego NIP. Dla ułatwienia ich rozdziału pomiędzy konkretnymi działami czy osobami, a ostatecznie dla dokonania dekretacji, księgowania i realizacji zapłaty za nie, pożądane jest więc, żeby na fakturze znalazły się dodatkowe dane pozwalające na jej powiązanie z określonym wydatkiem.
Jest to jednak o tyle utrudnione, że podanie dodatkowych danych zależy właściwie od decyzji wystawcy faktury (która powinna oczywiście uwzględniać kwestie biznesowe). Prośby w tym zakresie są natomiast nierzadko ignorowane, czy to ze względu na niechęć do dokładania sobie pracy, czy to ze względu na ograniczenia systemowe.
Często też, nawet jeśli kontrahenci decydują się umieszczać dodatkowe elementy, wybierają do prezentacji tych samych danych różne miejsca faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, odbiorcy faktur nie są w stanie wdrożyć pełnej automatyzacji i muszą sięgać po ręczne rozwiązania w celu właściwego zadekretowania i zaksięgowania faktury.
Ten sam problem dotyka też z drugiej strony wystawców faktur – otrzymują oni od kontrahentów prośby o umieszczanie takich samych danych w różnych miejscach faktury. Często jest to natomiast niemożliwe ze względu na ograniczenia systemu i przystosowanie go do umieszczania jednej danej w konkretnym miejscu.
Koszty wdrożenia KSeF
W teorii korzystanie z KSeF powinno być darmowe. Ministerstwo Finansów uruchomiło bowiem bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika, a także przeprowadzało szereg nieodpłatnych szkoleń. W praktyce jednak, korzystanie z ministerialnych udogodnień ma sens wyłącznie w przypadku niewielkich działalności gospodarczych i jest problematyczne w podmiotach o rozbudowanych, licznych procesach. W ich przypadku, konieczne było dostosowanie wewnętrznych systemów, procedur i procesów do pracy w KSeF, co wiązało się z wydatkami, które sami przedsiębiorcy określają jako „potężne” lub „horrendalne”. Do tego doszły także wydatki na dostosowanie się do nowej schemy JPK_VAT zmienianej w związku z wejściem w życie KSeF.
Podatnicy często wskazują, że ponoszone przez nich koszty są niewspółmierne do korzyści osiąganych przez Ministerstwo Finansów, które (zdaniem przedsiębiorców) już dziś dysponuje dużą dozą informacji o nich.
Podsumowanie
Praktyka pokazuje, że największe wyzwania związane z KSeF nie wynikają wyłącznie z samej technologii, ale z jej wpływu na relacje biznesowe i codzienne procesy operacyjne. Brak jednolitego podejścia do danych fakultatywnych oraz ograniczenia systemowe po obu stronach transakcji realnie utrudniają automatyzację i zwiększają nakład pracy po stronie działów finansowych.
Jednocześnie wdrożenie KSeF oznacza dla wielu podmiotów istotne nakłady, zarówno technologiczne, jak i organizacyjne, które w praktyce znacząco wykraczają poza korzystanie z udostępnionych narzędzi publicznych.
Dlatego kluczowe staje się nie tylko techniczne dostosowanie do nowych wymogów, ale również uporządkowanie zasad współpracy z kontrahentami oraz właściwe zaprojektowanie procesów wewnętrznych. W tym obszarze wsparcie doradcy podatkowego pozwoli ograniczyć ryzyka, usprawnić wdrożenie i dostosować rozwiązania do realiów konkretnej organizacji.
