Podczas naszego ostatniego webinaru pt: KSeF: Doświadczenia dużych firm i lekcje dla MŚP przed kwietniowym startem, który odbył się 19 marca, omówiliśmy pierwsze doświadczenia przedsiębiorców związane z funkcjonowaniem obowiązkowego KSeF. W większości przypadków wskazywali oni na trudności, które można pogrupować w następujące kategorie:
- problemy związane z funkcjonowaniem samego KSeF,
- problemy wynikające z działania wewnętrznych systemów księgowo-finansowych,
- problemy we współpracy z kontrahentami,
- problemy związane z kosztami wdrożenia KSeF.
W dalszej części artykułu skupimy się na dwóch pierwszych obszarach.
Problemy z KSeF
Jednym z pierwszych, dość głośno komentowanych problemów związanych z działaniem KSeF była awaria profilu zaufanego. Wiele osób, które w początkowych dniach lutego próbowało zalogować się do KSeF tym kanałem, napotykała na informację o błędzie. Warto pamiętać, że awaria profilu zaufanego to nie awaria KSeF – podatnik powinien uwierzytelnić się w systemie innym sposobem i wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W praktyce okazało się też, że wprowadzony limit faktury (1MB) jest za niski dla dokumentów zawierających wiele pozycji, co zmusza podatników do dzielenia faktur na kilka mniejszych i sprawia, że ich kontrahenci otrzymują więcej dokumentów niż przed wejściem w życie KSeF. Proponowane przez Ministerstwo rozwiązanie polegające na indywidualnym zwiększeniu tego limitu nie działa, gdyż … MF długo rozpatruje wniosek, aby ostateczniej odmówić zwiększenia. Podobnie jest ze zgodą na załącznik ustrukturyzowany. Zdarza się, że mimo formalnych 3 dni na decyzję, Ministerstwo zwleka dłużej lub jej nie wydaje.
Przedsiębiorcy skarżą się również, że muszą utrzymywać wiele kanałów odbierania faktur, co, mimo zapowiadanej automatyzacji, dokłada pracy zespołom zakupowym. Podatnicy obawiają się także o bezpieczeństwo danych umieszczanych w KSeF i nie do końca wierzą zapewnieniom Ministerstwa Finansów, że wszystko jest przechowywane na serwerach w Polsce i jest bezpieczne.
Problemy z systemami księgowo-finansowymi
Najczęściej zgłaszanym problemem wynikającym z działania systemów księgowo-finansowych była kwestia wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorcy wskazują, że ich systemy generują wizualizacje w sposób nieprawidłowy, co utrudnia odszyfrowanie xml i dostarcza dodatkowej pracy zespołom księgowym. Trudno także wizualizować wszystkie faktury ręcznie, poprzez Aplikację Podatnika, choć mogłoby to rozwiązać problem nieprawidłowości. Należy wskazać, że o ile posługiwanie się nieprawidłową wizualizacją na potrzeby wewnętrzne nie powinno wiązać się z żadnym ryzykiem, o tyle przed wysyłką jej kontrahentowi zalecane jest naprawienie błędów. Ministerstwo Finansów dość jasno wskazuje bowiem, że wizualizacja powinna zasadniczo odzwierciedlać xml.
Często podnoszoną kwestią są także tzw. „niewidoczne” faktury, wystawione przez podatnika, z nadanym numerem KSeF, ale niepojawiające się na koncie KSeF nabywcy. Techniczne problemy, związane z integracją wewnętrznego systemu z KSeF, czy też z generowaniem prawidłowych kodów QR to jedne z podstawowych wyzwań przedsiębiorców, wymagające sporego nakładu pracy i długich przygotowań.
Podsumowanie
Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazały, że największe wyzwania mają charakter zarówno systemowy, jak i operacyjny. Z jednej strony przedsiębiorcy mierzą się z ograniczeniami i niedoskonałościami samego systemu, z drugiej – z koniecznością dostosowania własnych narzędzi oraz procesów do nowych realiów.
W kolejnym wpisie przyjrzymy się szerzej pozostałym, wskazanym wyżej problemom.
